信息时代企业电子文件管理思考

杨超

摘要：为进一步提高信息时代下企业电子文件管理的质量，本文主要针对电子文件的优势;电子文件给档案工作带来的问题;企业电子文件管理的策略三点内容，从多个角度出发，提出具体的可行性方法，为后续的工作展开提供有效的借鉴和参考。

关键词：信息时代;企业电子文件管理;问题与措施

引言

基于信息时代的企业电子文件管理，有着诸多意义，包括有利于提高工作效率、有利于提高阅读和利用的便捷性以及有利于查缺补漏确保电子文件的保密性等。企业要进一步落实好电子文件管理的具体要求，结合问题成因，制定更为有效的改进措施，从而不断提高工作展开的效率和质量。因此，本文针对问题，探讨信息时代企业电子文件管理。

一、电子文件的优势

（一）有利于提高工作效率

从过往的单位来看，大都是通过文书的模式来进行档案管理的。对此，也导致了很多工作人员经常性地会因为档案的归档和检索而发愁。这也主要是因为在传统的方式下，包括档案的检索、档案的规整，都需要通过人工的方式来完成，以此来进行档案的编档和立卷等。整体的工作效率是很难得到有效提升的。同时，在档案工作中，如果出现了错误，也很难保证及时发现。对此，通过电子档案的应用，便能够很好地省去传统方法下人工处理的麻烦。工作人员在工作中，仅仅通过部分关键词，便能够准确地找到文件，极大程度上提高了工作的效率。

（二）有利于提高阅读和利用的便捷性

从档案管理工作的根本目的来看，仍是为了更好地提高档案的信息，并保证档案信息提供的准确与可靠。对此，便需要建立在更为高水平，以及更为高质量的档案卷宗的基础上来展开。那么从计算机技术应用于文件记录的实际情况来看，不仅仅是体现出了书写速的更高效，也极大程度地减少了工作人员的工作量。在此基础上，工作人员也能够节省出时间，对电子文档进行补充和二次编写，既保证了工作的效率，也保证了资料的准确。

（三）有利于查缺补漏确保电子文件的保密性

从计算机技术应用于文档录入存档工作的实际情况来看，是能够更好地解决过往档案不齐全的问题的，以及针对纸质档案的拆装问题。同时，工作人员能够更加灵活地针对不完整的档案进行整理和补充，更有利于实现档案的查缺补漏。此外，就档案的阅读来看，在电子文档的基础上，所提供的更加方便的档案检索，也更有利于对其中的所需部门进行提取，并针对这一部分内容制作文件。既提高了单位在档案管理工作中的质量，也切实提高了档案的安全性，避免了档案的泄漏问题。

二、电子文件给档案工作带来的问题

前文中谈到了大量有关电子文件的优势，但这并不意味着电子文件本身没有缺点。单位和工作人员也要在电子文件问题上，树立起辩证的态度。通常情况下认为，在不同的单位，结合自身不同的业务需求，并引进了不同的业务系统的基础上，也会导致不同业务系统在其作用和管理对象上的差异，从而加剧了文件格式不相同，以及文件之间相互排斥的问题。例如，通过PDM系统所产生的数据，大都是三维数据，那么档案管理系统是没有办法打开三维数据的，这便使档案失去了后期的利用功能，以及归档审核的功能。同时，就单位自身而言，如果在档案系统中，无法针对文件进行查看，或者说即便打开了文件，但是却无法保证档案在数据、尺寸上的正确，也会对生产产生很大的影响。期间，如果单位仍是想要加工电子文件归档到档案系统，也只能够相当于备份，并且也不能够保证备份的正确，从而失去了这一工作的价值。此外，从大多数单位来看，往往也会针对PDM系统进行充足的备份，包括异地备份和两处备份等。对此，如果展开的归档工作仅仅是为了备份，却无法针对生产活动进行指导，就企业而言，也是一种浪费行为，也限制了该项工作的发展。

三、企业电子文件管理的策略

（一）紧跟时代，创新思维

针对以上问题，为进一步提高信息时代下企业电子文件管理的质量，首要工作认识要紧紧跟随时代的步伐，加速思维的创新。企业和工作人员都要打破传统思维的限制。那么从传统认知的理解来看，档案更多指的是，人们在进行实际的生产经营活动时，所产生的具有价值，需要进行保存和归档的文件材料。但是，近些年来随着我国社会、经济的不断发展，以及互联网和计算机的普及，文件的概念已然发生了改变。包括电脑使用的系统，所形成的文件，都可以被称作电子文件。那么，在这一过程中，如何判断哪些文件具有保存的價值，怎样才能够算是归档的文件，也成为了当前档案工作人员需要着重解决的问题。简言之便是，基于信息时代的企业电子文件管理工作，已然从传统的工作内容转移到了电子文件价值的识别，以及电子文件归档的方式和范围上。对此，企业与工作人员必须要加速思维的创新，方可更好地处理好当前的工作，保证企业的长久发展。

（二）拓宽档案管理系统的含义

在针对档案管理系统的含义进行拓宽中，首先便是要放弃将产品数据归档至档案系统的老旧观念。过程中，主要是将其直接参与到PDM系统中，同时就PDM系统，在其内部就管理的功能和数据的归档进行开。这主要是因为，档案工作本身的特点，不仅仅是通过了档案管理系统进行管理的数据才属于档案数据。真正的档案工作指的是那些能够对生产进行指导，以及具有保存价值的数据。

（三）加强电子文件的检定研究

从信息时代的发展来看，它再给档案工作带来大量挑战的同时，也带来了很多的机遇。通常情况下认为，档案一定是具有保存价值的，并且不能够对其进行更改，同时也具有追溯性的文件。那么在互联网以及信息化的时代，电子文件的数量是呈现出爆炸性的增长的，这也给人们的数据找寻增加了非常大的难度。尤其是如何在大量的数据中判断出哪一个数据是真实的。对此，就档案工作的管理人员，便可以有效利用这一契机，进一步完善有关电子文件安全性、可读性、真执行、有效性以及完整性的检测和利用，以此来更好地满足用户的合理需求，为用户提供更为真实可靠的电子文件。

（四）加强档案管理的人才建设

21世纪是人才的世纪，任何行业的发展都离不开人才的投入。尤其是在市场经济的导向下，人才的投入与培养已然成为了企业间比拼的核心竞争力。只有确保了人才的质量，才能够保证工作展开的质量。同时，从档案管理学来看，又具有很强的专业性与综合性，并包含着多个学科的知识，那么在人才的选择和培养上其实也要更加困难。对此，针对这一问题，企业首先需要在人员招聘时，先对人员进行考核，待人员通过考核后方可正式进入岗位，实施持证上岗制度。同时，企业方面也要利用好国家的教育资源，积极开展校企合作，打造专业化的人才培养平台，确保企业人才供给的持续性。其次，企业也要针对现有人员做好培训工作，制定完善的培训技术，打造专业化的人才队伍。最后，企业也要制定出完善的人员管理制度，以及人员晋升制度。一方面是对人员进行约束，另一方面也是要调动起人员的积极性，防止人才的流失。

结束语

综上所述，在基于信息时代的企业电子文件管理中，可通过紧跟时代，创新思维、拓宽档案管理系统的含义、加强电子文件的检定研究以及加强档案管理的人才建设等一系列方法来达到目的。意在从多个角度出发，针对目前企业电子文件管理的实际情况，分析问题成因，找寻解决方法，制定更为科学、合理的方案策略，从而不断提高工作展开的效率和质量。

参考文献：

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