数字化档案建设在公路工程项目管理中的应用

刘运荣

摘要：对公路工程项目管理数字化档案建设中存在的缺乏对数字化档案建设的重视、安全问题较多等问题进行了总结，提出了公路工程项目管理数字化档案建设有效措施，需要加强对数字化档案建设的重视、强化安全管理工作、 构建高素质人才队伍、构建合理的管理体制等，保障数字化档案建设的规划与实施的顺利进行。

关键词：公路工程;项目管理;数字化档案;建设

中图分类号：U415     文献标识码：A

一、数字化档案建设基本概述

数字化档案建设主要是在档案管理工作中，对计算机技术以及网络技术等进行充分利用。然后利用大型数据库系统对声像、实物、财务以及科技等各类档案进行数字化管理工作。针对具有价值作用的数据信息进行数字化处理，并做好加工与管理工作，保证各类知识资源能够得到充分利用，同时在网络中可以实现随用随取。数字化信息档案能够将计算机的有序组织的信息资源以及可处理的信息资源进行有效整合，所以，可以将数字化信息管理系统视为一个信息仓库。通过数字技术，能够对大量的数据信息资源进行整理、收集与检索。与此同时，数字化档案管理系统具有较强的全文检索功能与立卷归档功能，在保证档案信息资源中能够充分发挥着自身作用与价值。

二、公路工程项目管理数字化档案建设存在的问题

（一）对数字化档案建设缺乏重视

公路工程项目管理的数字化档案建设，相较于传统档案管理模式以及查阅方式等做出更新与完善。不仅能够提升查阅效率，而且在对档案原文进行查阅时也只需要花费较少时间，与此同时能够在最大程度上保证原档案的完整性。但是在某些地区，公路工程项目管理针对数字化档案建设的重视有待加强。所以，导致公路工程项目管理中档案数字化建设工作进展迟缓。如果相关档案管理工作人员缺乏一定责任性，那么各项档案管理工作将无法顺利展开。经常会出现档案工作堆积如山的情况产生，档案数字化建设工作更是受到忽视。公路工程项目管理对数字化档案建设的重视程度，将会对档案数字化建设工作产生直接影响。

（二）安全问题较多

在公路工程项目管理数字化档案建设过程中，安全问题较为显著，具体体现在以下几点中：第一，在公路工程项目管理当中，针对数字化档案建设工作需要移动硬盘、光盘等作为辅助。但是从某地区公路工程项目管理档案数字化建设中不难看出，相应的辅助安全设施仍然缺乏。第二，公路工程项目管理通常有着较长的发展历史，所以涉及到的纸质档案较多。在实际搬运过程中，容易出现档案丢失问题。第三，针对计算机网络安全，并没有给出相应的安全措施。

三、公路工程项目管理数字化档案建设优化措施

（一）加强对数字化档案建设的重视

公路工程项目管理数字化档案建设工作想要顺利展开，在企业内部需要加强对数字化档案建设工作的认识。数字化档案建设工作与企业内各项工作之间有着密切联系，所以，需要企业领导的支持与帮助，同时需要一定的资金保障，企业内各个工作人员都需要积极参与其中。数字化档案建設工作的有序进行，需要企业领导的支持作为前提。企业领导首先需要意识到数字化档案建设的重要作用，加强对其的重视，这样数字化档案建设工作才能够有充足的经费。与此同时，领导的重视可以将数字化档案建设工作纳入到企业日常管理工作中，保证企业档案管理工作的更好发展。例如，在数字化档案建设初期，有着较强工作量，并且时间较为紧迫。所以，在进行数据加工工作时，领导部门可以聘请临时工作人员，协助完成各项数据加工工作等。在数字化档案建设过程中，如果存在问题，领导部门需要积极出面进行解决。数字化档案建设可采用辅助软件平台帮助解决相关问题，实现多组织协同的智能化开创性的省统表数字化智能系统，率先实现省统表填写的信息数字化，业务流程和工作流程智能化，继而实现管理的无纸化，自动形成数字化资料和数字档案。开创性的智能进度管控，率先实现计划进度在线编制，率先实现实际进度智能获取，并与计划进度比对，实时动态计算关键路径。

（二）强化安全管理工作

公路工程项目管理数字化档案建设工作的有序进行，需要强有力的安全管理工作作为保障，所以，对公路工程项目管理内的安全管理工作提出更高的要求。加强数字化安全管理工作具体可以从以下几点展开：第一，需要加大资金投入力度，购买光盘设备以及移动硬盘设备等，使档案安全得到保障。第二，做好档案数字化工作流程的监督与管理工作，构建相应的安全责任制度，在最大程度上避免档案数据信息的丢失。同时能够保证，在档案数据信息出现问题时，能够追究到相应责任人。

（三）构建高素质人才队伍

高素质人才队伍，是保证公路工程项目管理当中数字化档案建设的基础。所以，针对数字化档案建设工作需要构建高素质人才队伍，在人才队伍构建中，具体可以从以下几点展开：第一，因为在公路工程项目管理当中，数字化档案建设工作的工作量较大，所以，需要保证足够的工作人员。如果在各方面条件允许的情况下，可以邀请专业机构的帮助。如果各项条件有限，那么可以对企业内部的工作人员以及人才等进行挖掘，同时配置专业性较强与计算机能力较强的工作人员，共同做好数字化档案建设工作。第二，在企业当中需要定期做好相关档案管理工作人员的培训工作，帮助工作人员掌握较强业务能力，同时具备较高思想道德素质。帮助工作人员学习相应的计算机网络技术以及多媒体技术等。

（四）构建合理的管理体制

在社会市场不断发展背景下，我国的法律制度等在不断完善。所以，某地区的公路工程项目管理需要在法律法规基础上，对现有的档案管理制度进行完善。保证档案数字化建设工作能够融入在企业各个部门当中，提升档案管理水平。与此同时，需要对档案管理工作流程进行优化与完善，构建相应的电子档案管理技术标准以及数字化管理标准等，保证各项数字化档案建设工作能够顺利进行。在日常档案工作中，需要结合实际情况对档案案卷进行拆装，严格按照相应的标准进行钉装或者摆放，及时做好保密与保存工作，使档案资源能够得到合理利用。特别是甲方宝的应用，可以对统表的监理管理（GL）和安全台账（AQ），以及计量支付系统，变更管理系统、图纸管理，原材料进场进行科学的管理，有效的提高了管理效率。

四、结束语

综上所述，公路工程项目管理在我国快速发展过程中占据重要组成部分，因此，为促使公路工程项目管理的更好发展，需要做好企业内的数字化档案建设工作。公路工程项目管理档案记录内容较多，并且较为全面，对企业的科学决策具有重要作用。所以，相关工作人员需要意识到自身工作重要性，在数字化档案建设过程中充分发挥自身力量，积极引入像甲方宝这样的先进管理软件，从而实现公路工程项目管理的更快进步。

参考文献：

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[3]王雪峰.浅析数字化档案建设[J]办公室业务，2018（09）：137.