浅谈信息技术在档案管理中的应用

陈晶

摘要：本文将详细介绍信息技术在档案管理的发展现状，并提出确认使用流程、采用多媒体技术、开展信息储存及提升条码技术四项在档案管理的实际运用，进而保障档案记录的整体质量。

关键词：信息技术;档案管理;条码技术

引言

当前办公的主要形式已转为无纸化，借助手段多样的信息技术开展文件的催发与签收，达到办公管理的相关要求，信息技术的主要发展方向为档案管理，有效提升档案管理的运行效率。

一、信息技术在档案管理的发展现状

一方面，将信息技术应用到档案管理中会为其带来诸多优势，如加快检索速度、加大信息储存量等。具体来说，相较于纸质档案，信息技术中的档案会增强整体的档案管理水准，在开展实际操作时，仅需检索关键词或字即可找到想要搜索的档案或信息，该方式极大节约了管理人员的工作时间，提升工作效率。同时，借用信息技术还可适时优化档案管理中的工作内容，在记录信息的过程中，其并不需要使用纸张，极大节省了储存空间，有效保障了空间利用率。在档案管理逐步发展的过程中，在信息技术的指导下，管理人员可设置一套完善的综合管理系统，其资料、信息的形式也都转化为语音、视频、文字或图片等，此档案中的内容也更为丰富。

另一方面，虽然利用信息技术开展的档案管理带有较多优势，但其在发展过程中也产生了些许问题。一般来讲，信息技术让档案管理取得较多进步，但管理人员难以时刻掌握最先进的信息技术，其工作效率难以得到充分保证。随着科学技术的高速发展，信息技术的更新速度极快，若檔案管理的工作人员未能及时更新该技术，其管理系统的质量难以获得明显提升，在操作最新管理系统期间，会显得力不从心。在应用信息化的档案管理时，工作人员需将纸质信息转化成电子资料，既需提升自身的信息应用技术，又要面对极大的工作量，若不能保持耐心，将会对信息录入产生较大影响，降低工作情绪的同时，还会降低档案信息的准确度。此外，在采用信息技术时，基于互联网极强的开放性，其内部信息的安全问题也影响着档案管理的开展。比如，当有病毒或某些漏洞进入网络程序中，会引发档案管理系统的瘫痪，且内部数据库崩溃，部分不可恢复的文件的安全性受到极大威胁，给档案管理工作带去较大损失。

二、信息技术在档案管理中的实际运用

（一）明确使用流程

在档案管理中应用信息技术需明确其使用流程，首先，工作人员需进行信息收集环节，在该环节中找到档案中需求量极高的信息，开展信息转化的过程中，大量数据资料要被收集与整合，并适时筛选有用的信息，将无用信息剔除出去。其次，在整理完成价值量极高的数据资料后，应适时开展分类工作，即依照档案中的对应性内容将其放置到合适的储存空间中，并对其分门别类。为准确辨认相关档案信息，管理人员在各个储存空间的表面可设置特殊标识，从而使其更为快速、精准地找到相应的档案信息。最后，当管理人员合理储存了信息以后，其应尽快设置或开展业务查询，开设档案管理的主要目的就是为了业务查询，因而在应用查询功能期间，还需设立一套完整的检测系统，以更好地测试该功能的运行质量，防止其在运行过程中产生质量问题。档案管理人员若想科学使用信息技术，不但要明确其应用流程，还需不断提升信息技术，及时更新信息系统，才能使该档案管理的运行更加合理与科学。此外，在运用互联网录入档案资料信息时，工作人员应采用更为灵活地方式加强档案管理，比如，在录入数据信息前，应对其进行科学分类，避免相似资料的混淆，同时，采用多种信息技术提升录入效率，缩减机械工作的时间，继而改善工作效率[1]。

（二）运用多媒体技术

当前档案管理已逐步转化为信息化形式，应用多媒体技术也成为必然，使用该技术可将档案信息由文字转变成声音、图像与视频等，使档案中的信息查询更为直观化、人性化。采用该技术可支持全文检索，相较于纸质档案检索，其主要搜索方式为关键词，但在信息技术中所有的纸质信息都能转变成数字，工作人员依照其类别不同将其放置到对应的数据库中，在查找时可全文检索，也加强了档案信息的针对性管理。在传统检索阶段，对于部分音像资料，只有通过辅助设备的帮助才能找到想要搜寻的信息，若无对应性设备该搜索工作极难开展。随着信息技术的改进，档案管理者只需借助多媒体技术即可精准识别所有音像资料，降低了辅助设备的使用频率。而在编研档案信息时，工作人员可借用互联网编辑或更改档案信息，为保证计算机的运行安全，其可设立相应的访问权限。此外，利用U盘或光盘等也可拷贝档案资料，实行内容与形式的编辑，提升档案管理的技术手段与综合水平。随着人们对档案管理的重视程度逐步加深，多媒体技术具有极高的应用价值，采用该管理方法可有效打破技术或空间条件的限制，改善管理质量，更新旧式工作方法。

例如，某国有企业正实行科学化的档案管理，内部工作人员运用多媒体技术合理优化档案资料。针对档案资料中的文字与影像，利用多媒体技术可更为合理地将其录入到档案管理系统中，且其具备极佳的储存功能，借助多种形式将该企业的档案资料保存到互联网中，提升了档案管理的效率。

（三）实行信息储存

信息技术在发展过程中，衍生出了信息储存技术，逐步提升了档案管理的工作质量。一般来讲，信息储存技术主要有磁储存技术、光盘技术、缩微技术等，由于档案信息资料的增多，信息储存在档案管理中占据着重要位置，工作人员若不能适时保存档案信息，将会严重损害档案管理的正常发展。但在开展信息储存的过程中，工作人员需挑选出合适的技术，比如，针对音频或视频影像的储存可选择光盘技术;而微缩技术则可用来压缩档案信息。工作人员大多采用2-3种方储存方式，并将信息储存与检索工作有效结合，当前应用最为广泛的属微缩技术，其在安全性、技术条件与价格上都占据着较明显的优势，可有效保证档案资料储存的安全性。此外，档案管理者还可有效结合多媒体技术与储存技术，在二者间的交互影响下，档案资料的储存更加简洁、方便[2]。在开展信息储存工作的同时，工作人员还需适时增加网络安全防护技术，除了设立必要的访问权限外，增加防火墙或安装防护软件极有必要，档案信息资料在多重防护下，其安全性会获得极大提升，也避免了重要文件或信息丢失等不良现象的出现。

（四）加强条码技术

条码技术也可作用在档案信息管理中，该技术主要结合了互联网管理与电子数据交换技术，在读取数据前，管理人员需购置一台技术条件适宜的采集器，并对档案条形码开展扫描工作，对应的网络中就会出现与该档案相关的全部资料，其内容包含档案的保管期限、年代信息与简介信息等。此外，借用条码技术还能将档案资料放置在合适的位置上，在应用该技术前，管理人员需合理摆放档案资料，将信息相似的资料进行分门别类的归置，提升资料应用的精准度，再设置对应的条形码，巩固档案信息的位置，从而保证其管理质量，减小工作难度。

总结

综上所述，在档案管理中运用信息技术可极大提升管理效率，但在实际管理中可能会产生些许问题，管理人员需不断提升信息技术水平，将不同类别的技术应用到适宜的项目中，从而使档案管理的水准更为专业，达到管理工作的相应要求。

参考文献：

[1]穆永刚.浅谈大数据信息技术在档案管理中的应用[J].办公室业务，2020（12）：72-73.

[2]刘芳.企业档案管理中信息技术应用研究[J].办公室业务，2020（07）：69+71.