高校档案信息化建设存在的问题及对策思路

谢晖

摘 要：档案信息化在高校的实现，能够使档案管理紧跟时代脚步，这是社会不断发展的必然趋势，有利于档案服务整体水平的提升。但是在进行信息化建设过程中仍存在基础设施不够健全、缺少规范性体系、数据信息安全难以得到保证等问题，针对问题的出现需加强设施建设、实现档案信息管理标准化、重视网络维护、提升工作人员专业素质等，进而使信息化建设在标准和水平上获得提高。

关键词：档案信息化建设；问题及对策；管理制度

中图分类号：G647.24；G270.7 文献标识码：A 文章编号：2095-9052（2020）06-0295-02

档案信息化具有系统性特点，在管理模式上由原本实体保管向数字化形成转变，将分散资源运用信息化的方式存储，进而使管理更标准。在此情况下，能够使信息资源以网络化的形式连接，实现资源整体利用率的提升，并且有效进行资源共享。但是就当前发展现状来讲，仍然存在较多问题需解决[1]。

一、档案信息化的主要含义与内容

高校档案是对学校科研、教学、党政等各种活动的记录，以图表、文字、声像等形式保存，反映了历史发展和人才培养等多个方面，内涵比较丰富，经济价值、历史价值以及文化价值明显，能够将学校整个发展过程系统呈现出来，也能使高校持续发展获得历史依据[2]。档案价值的发挥需通过信息开发、信息处理、信息利用、信息传递等多个方面实现。如果档案仅仅是放置在档案库中，其中蕴含的价值难以得到充分体现。档案部门实际上属于服务机构，信息化建设的实现能够促进其服务质量和水平的提升，因此信息化建设在高校当中发挥着十分重要的作用。信息化建设在实施时主要是将档案资源作为中心，确保各种档案数字化的实现，在此过程中，能够实现对电子文件的自动化管理，保证高校对电子文件、数据资源的有效利用，并且实现管理的动态化。

二、高校档案信息化建设存在的问题

（一）基础设施不够健全

档案信息化的实现需有与之对应的设施作为辅助，但是当前高校中，硬件配置方面有所欠缺，只有台数不多的计算机，也没有积极引进先进管理系统。在这种情况下，信息化建设难以达到实际要求，档案管理存在严重滞后、效率不高的问题。同时在实际操作时，存在操作缺乏系统性、工作队伍不能满足实际需要的问题。

（二）缺少规范性体系

规范性体系的建设，能够实现对文件归档、形成、存储、查询、管理、传输等方面的有效管理，促进档案信息化在快速、有序的状态下开展。但是多数高校在进行信息化建设过程中没有进行统筹规划，建设时分散性、随意性特点比较明显。文件归档、档案管理、信息公开、网站管理、网站建设等方面在标准上还需进行统一和规范[3]。教务系统、招生系统、人事系统、科研系统以及档案系统之间存在各自为政的问题，彼此之间的数据难以实现共享。

（三）数据信息安全难以得到保证

在互联网快速发展背景下，信息获取渠道逐渐拓宽，促进了信息资源彼此之间的共享。但是高校在进行档案信息化过程中，信息数据在安全方面存在较大隐患，信息被窃取、服务器被攻击的可能性较大。这主要是由于高校当中人员技术有限，并且多数档案部门在安全意识方面比较差，在安全防护水平上比较低。在进行信息管理时往往是利用安装杀毒软件、定期备份等方式，如果遇到系统瘫痪或者是数据丢失问题，造成的损失将难以估量。

（四）档案管理人员专业水平有待提升

随着高校的扩展，生源规模逐渐扩大，学校在科研、教学管理以及基础建设等方面的工作量逐渐加大，在此情况下，档案资料在数量上也呈急剧增长状[4]。随着对档案信息资源开发力度的加大，档案部门在实际工作中对档案服务工作、编研工作越来越重视，并积极转变在实际工作中的形式。但是高校中很多负责档案管理的工作人员并不是专业出身，也没有经过系统培训，在实际工作中对数据存储、安全技术、压缩技术等方面的使用还不够熟悉。信息化建设的长远需要难以得到充分满足，工作人员专业水平的欠缺，在一定程度上影响了信息化建设的整体进程。

（五）管理理念缺乏创新性

在多数人的思想认识中认为高校当中的档案管理是一项比较轻松的工作，技术含量低、工作轻松、操作简单。多数高校对档案管理缺乏足够重视，在筛选工作人员过程中没有体现出精细性，这在一定程度上使管理工作在实施时存在明显滞后性。同时管理人员对工作也不够重视，以致于高校在进行信息化建设过程中存在观念守旧、认识不够到位的问题。

三、高校信息化建设问题的解决策略

（一）加强设施建设

高校在进行信息化建设过程中需基礎设施作为支持和保障。在设施完善的基础上，才能促进信息化管理的有效实现，体现出管理的高效性。

就硬件建设来讲，高校需结合自身实际情况，选择先进系统进行管理，同时需对系统的实用程度、耐用性以及操作便捷性等有充分认识和了解，然后针对这些方面进行系统比较，最后选择优质系统，这样才能使设备在使用时充分发挥其作用，达到有效管理的目的。高校除了从外部购置系统之外，在条件允许的情况下，可以对系统进行自我开发，量身定制和自身情况相符的系统，在使用过程中如果感觉有缺陷可以对其进行改进和创新，在此情况下能够使档案信息化建设更便捷、高效[5]。

就软件方面来讲，需注重对专业人才的引进，并且聘请专业人员对管理人员进行指导，发现在信息化建设中的具体问题，然后在商讨中找到解决问题的具体策略，进而使信息化建设的整体质量与效率得到保证。除了注重设施建设之外，也需对人力、财力、物力等进行科学、合理安排，加强对管理中各个方面的监管，保证信息化建设在开展时的高水准和高效率。

（二）实现档案信息管理标准化

高校档案管理部门需在充分利用当前信息管理标准的基础上，对信息化建设中的体系进行规范和完善，进而使信息化建设在实施过程中做到有所依据。高校在此过程中需加强电子校务建设，对校内当中的数字资源进行统一指导与协调[6]。并且在建设时将国家规定的标准规范作为依据，制定数据传递标准、数据转换标准等。同时将校园网作为依托，加强教学系统、科研系统等的衔接，负责档案管理的工作人员可以将获得的信息内容制作成电子数据。其它部门也能通过网络实现信息共享，使信息化服务实现良性循环。

（三）重视网络维护

互联网的发展给社会各个领域带来了便利，信息化在高校档案管理中的运用，能够使整个管理工作更具活力性。由此可见，信息化建设的有效实现需有成熟、先进的管理系统作为保证。为了降低安全隐患发生概率，高校应对档案管理系统进行不定时检查与更新，及时更换不适用系统。聘请专家是使数据安全得到保证的有效途径。因为专家对网络安全有独到的方法和见解，在维护时专业性也更强，一旦发现网络漏洞能及时处理，进而使信息安全得到有效保证。除此之外，管理人员需认识到信息数据保密的重要性，不随意向他人泄露信息，实现职业操守和职业素养的不断提高。

（四）提升工作人员专业素质

首先，注重档案管理领导干部建设。领导干部建设的有效实施能够保证各项政策的贯彻和落实，关系着信息化建设整体质量的好坏。因此高校应为档案部门配备责任心强且具有前瞻性的领导，将信息化建设实施情况与个人业绩之间挂钩，促进档案管理和信息技术之间的有效结合。

其次，注重对计算机人才的培养与配备。信息化建设中需运用计算机知识，在文件归档、馆藏资源数字化转换、档案利用等方面都会涉及计算机知识[7]。高校在进行档案信息化建设过程中，应为档案部门积极配备灵活掌握计算机的人员，并且对其进行业务培训，这样才能使其充分了解档案工作在开展时的具体业务、流程，在推进信息化建设过程中贡献出自己的一份力量。

再次，加强对现有管理人员的培训工作。在进行信息化建设过程中，不能单纯依赖计算机人员。因此档案部门需对现有管理人员进行培训，并且运用针对性措施使培训效果得到保证。在具体实施时，可以通过定期开设培训班、传达文件精神等多种方式，促进工作人员综合能力的不断提升。

最后，档案管理人员需注重自身管理理念的转变，树立危机意识，利用空余时间学习档案管理相关知识，积极借鉴其它高校的先进管理经验，注重对网络的运用，通过网络获得最新的管理信息。通过学习的方式使自身管理方式得以改变，并且对管理理念进行不断更新，不断提升自身职业道德与管理水平，在管理中不断对自身工作进行反思与总结，形成良好责任意识，进而使自身发展适应现代化建设需要。

（五）创新管理理念

档案管理属于校园建设中的重要内容，因此高校在进行信息化建设过程中应注重高度的上升，加强对管理工作的重视程度。根据高校实际情况针对信息化建设问题提出合理建议与意见，然后制定科学规划，进而为档案管理的顺利实施创造良好条件。同时需制定对应的规章制度，形成奖惩机制，强化对工作人员的监管，使其在行为上得到规范。奖惩机制的建立，能够发挥对工作人员的约束作用，也能使管理工作在开展时有所依据。政府应增加相关投入，这样才能使高校在进行信息化建设过程中获得可靠、充足的资金投入。除了通过政府渠道筹措资金以外，也可以运用多方筹措的方式，利用专项资金开展信息化建设，进而使投入经费得以不断增加，信息化建设过程中得到足够的辅助设备，使信息化建设中的物质基础得以夯实。

四、结语

综上所述，高校档案进行信息化建设是时代发展的必然趋势，是高校在现代化推进过程中的重要工作内容，也是高校在档案管理中实现及时、高效的重要手段。通过信息化建设的实现，能够使档案管理工作变的更快捷、轻松，使理中遇到的难以处理的信息问题得到有效解决，推进校园建设现代化的实现。而对于在建设中存在的问题，需运用科学方式进行有效处理，促进信息化建设整体进程的优化。

参考文献：

[1]元绍菊.高校档案信息化建设对高校档案文化建设的价值研究[J].现代职业教育，2019（34）：232-233.

[2]许淼，等.高校档案信息化建设的新思考[J].办公室业务，2019（22）：99-100.

[3]李佳.民办高校文书档案信息化建设探讨[J].轻纺工业与技术，2019，48（11）：113-114.

[4]游建雄.高校党建工作档案信息化建设研究[J].湖北成人教育学院学报，2019，25（6）：82-85.

[5]赵纯.高校档案信息化建设现状与对策思考[J].南方农机，2019，50（24）：114-115.

[6]刘晓丽.高校人事档案信息化建设的实现及其优化[J].环渤海经济瞭望，2019（12）：136.

[7]楊杰.高校学生档案管理信息化平台的建设与发展[J].兰台世界，2019（10）：59-60.

（责任编辑：林丽华）