法院诉讼档案信息化建设的困境与对策研究

王玮 张俊

摘要：诉讼档案作为法院发展过程中的一项十分重要的构成内容，对于法院各项工作的推进有着十分重要的意义。与其他类型的档案相比，法院诉讼档案有着自身鲜明的特点，文章在此基础上结合实际情况对法院诉讼档案的特点以及管理现状进行了分析，同时结合其中存在的一些问题提出了几点有效的建议，以供借鉴。

关键词：法院;诉讼档案;信息化;建设;路径

一、引言

档案工作对于一个单位的发展有着十分重要的作用，它记录了单位的历史进程，能够为单位今后工作的开展提供良好的根据。法院诉讼档案作为人民法院在审判活动中的重要依据，主要是诉讼当事人与诉讼参与人根据相关的法律在共同进行的诉讼活动中形成的，这个过程中形成的诉讼档案对于整个诉讼活动的开展具有较大的参考与利用价值，因此做好诉讼档案的立卷与归档保存工作有利于对诉讼信息作出最原始与最全面的记录。法院的诉讼档案作为国家发展过程中的一项最为重要的专业档案真实的对法院的审判以及其他各项工作作出了记录，随着信息与数字化技术的不断发展诉讼档案的管理形式越来越多元化，为了提升诉讼档案的管理水平，将先进的信息技术融入其中是十分有必要的。

二、诉讼档案信息化建设的现状

诉讼档案作为法院受理诉讼案件过程中形成的专业档案与其他形式的档案有着明显的区别，一方面表现作为诉讼档案通常情况下都是以案件为单位成套性的形成的，档案的编号是根据年度、类别以及与之相关的案件的序列号来进行编排的。每一卷的档案都对案件办理过程进行了详细的记录，信息真实并且全面。另一方面诉讼档案具备特定的法律效力，由于诉讼档案对这项诉讼活动进行了记录，因此诉讼档案中的一些笔录等信息具有一定的不可替代性，如果不是根据法定程序不能够擅自销毁，需要通过严格的程序来进行办理。此外，诉讼档案形成的时间往往跨度较大，具有很强的实效性，在后期各项工作的开展过程中社会利用率极高，这也是诉讼档案的一个重要特点。

从目前诉讼档案的主要管理方式来看，法院的档案管理部门已经在管理档案的过程中逐渐形成了符合自身发展的管理体系，诉讼档案在送到法院的档案管理部门之后由专业档案工作者进行检查并且收档，并且按照相应的序列号来对档案进行分类保管。外部人员调取档案需要严格按照相关流程进行查阅和利用，申请材料不完善的人员不得直接接触诉讼档案。从目前的发展现状来看，档案管理作为作为一项工程浩大的任务管理人员所承担的责任也是十分重大的，因此很多法院大力推进档案信息化建设的进程，引进数字化技术与网络管理系统来管理档案，方便了不同部门的查档需要，提升了诉讼档案的管理效率。

三、诉讼档案信息化建设面临的困境

目前法院档案在推进信息化建设的过程中已经取得了一定的效果，但是在具体的实施环节依旧存在一些问题：一是档案数字化管理还不够统一，不同地区的档案管理数字化进程具有一定的差异性，有些大院调阅卷宗的形式依旧停留在实体查找的阶段，不利于工作的开展。同时由于信息软件的开发与设计不够统一，不同的法院在开展电子化管理的过程中往往“各自為政”，这种管理方式给跨地区的诉讼档案信息共享增加了难度;二是档案数字化管理具有一定的专业性，但是对于诉讼档案数字化工作人力、物力投入难以得到有效的保障，有些档案需要电子扫描，周期长设备落后，需要投入大量资金，这也是制约法院档案信息化建设的一项瓶颈;三是诉讼档案管理需要进一步提升安全质量，作为机密文件诉讼档案一旦丢失带来的损失十分严重，目前黑客技术不断翻新，各种病毒更新迅速，在此形式下如何保障电子档案的安全性也成为制约诉讼档案管理的一大障碍。

四、完善法院诉讼档案信息化管理工作的对策建议

（一）树立信息化诉讼档案管理意识

要想加快诉讼档案的信息化建设首先需要相关工作人员从意识和观念上进行转变，例如某法院为了加快自身信息化建设，在构建信息化诉讼档案系统的过程中借助公众信息平台以及动员大会的形式向职工征集意见，同时宣传了建设信息系统的必要性以及意义，让职工们意识到了信息化建设给档案工作所带来的积极的变化，最大程度的提升档案管理工作人员的信息化意识。员工在培训过程中结合实际情况，总结出了经验，为法院诉讼档案管理工作提出了诸多的可信性建议，同时也为后期的档案管理创新打下了良好的基础。此外，法院还需要培养更多的信息化档案管理人才，在网络信息时代，法院诉讼档案具有更强的技术性与综合性，因此开展信息化建设以高素质人才为依托。法院需要进一步对档案管理人员进行二次开发，鼓励职工进行自我建设，借助职业技能大赛等相关技术活动来考察职工技术与理论知识的掌握程度，同时给予专业技术人才以丰富的奖励与工作支持，全面推动诉讼档案的高效发展。

（二）制定信息化诉讼档案管理规程

信息化诉讼档案不但需要先进的数字化管理系统，同时还需要完善档案管理规程只有这样才能对信息化工作的方法以及流程标准进行规范。管理规程主要包含两个模块的内容，一个是对信息化诉讼档案本身的要求，需要将纸质档案转化成为电子档案，将信息录入到数据库需要包含相应的项目以及具体分类形式以及编码流程等等。除此之外还需要进一步规范档案查阅、调取环节的审批权限，根据不同系统来规定相应的层次查阅和操作权限，这样可以确保相关工作人员严格遵守工作流程;其次就是对档案管理人员自设行为进行规范，严谨超权限行为，对于工作人员违规行为界定标准进行划分并纳入到规程当中，严惩故意泄露诉讼信息的行为。同时针对档案的安全工作法院还可以聘请专门的技术人员对系统操作进行指导，并且定期进行维护，及时处理系统与实际工作不符的情况，从根源上杜绝法院诉讼档案的丢失以及泄露现象，以保证法院诉讼档案管理的技术安全。

（三）努力完善法院网络信息化系统

法院网络信息化系统平台的运行与建设是规范管理诉讼档案的重要途径，在现有的基础上对网络信息系统进行改造和升级能够为诉讼档案的管理提供一个快捷安全的操作环境。诉讼档案在录入系统的过程当中需要使用扫描仪以及相应的数码设备，因此法院需要据此来加大对硬件设施以及软件系统更新方面的投入，保证诉讼档案信息化的高效开展。在实现信息化管理之后，系统数据库逐渐成为获取资料数据的首要渠道，因此数据库中资料的准确与完整性十分重要。在建立档案数据库以及对目录进行分级编制的过程中，应当将对原始资料的录入工作并且作为重点进行检查。例如对于原始诉讼资料是否缺损以及排序是否混乱等问题进行重新检验，对于存在的缺损的地方进行补齐和整改，在保障原始资料质量的基础上展开录入工作。此外在档案信息化建设过程中系统面临着较高的网络安全风险，法院需要重点做好风险防御系统的构建工作，及时对系统软件进行更新与维护，并且安装性能较高的杀毒软件以及防火墙，借助账号密码来限制外部人员的登录，同时根据相关工作人员的职能来对他们的操作进行限定，借助安全防护系统杜绝恶意入侵和信息泄露的现象。

五、结语

在大数据时代，法院的诉讼档案信息化依然成为大趋势，要想提升诉讼档案管理效果需要各级法院梳理其信息化建设的意识，借助完善的规程以及网络系统来实现档案管理的有效提升，同时培养出更多的诉讼档案管理人才全面推动法院诉讼档案信息化建设的高效开展。

参考文献：

[1]刘强. 法院诉讼档案数字化浅析[J]. 科技档案， 2012（3）：31-32.

[2]孙岚. 基层法院档案数字化之略见——基于法院诉讼档案电子化管理视角[J]. 卷宗， 2019， 009（018）：46.

作者单位：江苏省淮安市金湖县人民法院