数字信息化背景下高校档案管理的创新措施探讨

曹聪

摘要：随着数字信息化时代的到来，信息技术已经被广泛应用于各行各业，为社会的快速进步提供了充足的技术动力。文章通过对数宇信息化背景下学校档案管理的创新措施进行研究，旨在能够充分利用先进的信息技术来完善和优化学校档案管理工作，保证学校档案信息资源能够为学校和学生提供便利，提高学校档案的综合价值。

关键词：数字信息化;档案管理;创新;措施

数字信息技术的出现和发展对学校档案管理工作的影响非常显著，学校档案管理过程中要充分认识并发挥数字信息技术的优势，对学校大量的、复杂的档案数据进行规范化和高效化的综合管理。数字信息化的档案管理工作能够更加全面和深入地挖掘档案资料的价值，提高档案资源的作用，促进学校档案管理工作的长足进步。

一、数字信息化档案管理的优势

（一）数字信息化档案管理的信息化优势

档案管理中利用信息化技术能够使传统档案管理工作在信息系统中开展。学校档案本身就属于信息内容，如学生的个人信息、学习信息、实践信息以及学校的日常工作信息等，在信息高速发展的当今社会，学校需要通过更加积极有效的档案管理手段来提高信息获得的及时性和准确性，体现出档案信息管理的高度信息化水平。

（二）数字信息化档案管理的智能化优势

随着学校对档案信息使用的细致程度的提升，使得学校档案管理的人工检索和信息提取效率已经无法满足更高要求的档案应用。智能化的档案管理，为学校档案的管理者和使用者都带来极大的便捷性[1]。智能化档案管理过程中，信息的分类、检索等不再完全依赖人工，而是能够根据指令来智能完成，不仅极大地节约了学校档案管理的效率，同时也能够降低大量档案信息的管理压力。

（三）数字信息化档案管理的密集化优势

学校日常工作内容较多，而学生、教师以及学校每天都会形成大量的信息内容，可见档案管理与学校各项工作之间都有着紧密的联系。学校档案资料记载着学生的各种情况以及学校教学环节，这些档案资料始终处于一个动态的变化过程，档案信息内容也呈现不断增加的状态，这就需要学校档案管理工作要具备密集化处理信息的能力[2]。数字信息化的档案管理能够在实际工作过程当中显示出较强的信息处理优势，将学校的各项工作内容及时有效地转化为档案数据，为学校开展全面的工作管理提供助力。

二、数字信息化的档案管理的创新途径

（一）档案数字信息化管理的标准化建设

学校档案的数字化管理工作在进行创新发展中，要重视档案的标准化建设。信息化档案资料是通过电子格式进行录入的存储的，为了能够便于档案数据的兼容和处理，需要加强档案内容的标准化管理工作。学校每年都会收到省级、市级等各个单位的政府文书文件上千份，文件都是PDF形式，通过标准化的信息档案管理，能够更好的存储、管理和应用文书文件方面的内容。标准化建设就是将各种形式的档案信息内容统一为标准、规范的格式，如档案资料的录入必须使用统一的信息代码规则，文件存储格式也要相互兼容，使档案信息数据能够在标准化的条件下被正确的分类和保存。信息化档案管理的标准化建设还有助于档案信息内容的查询和应用，档案使用者可以根据统一的信息指令来提取自己所需的所有相关信息内容，大大提高了檔案的管理效率[3]。学校档案管理的标准化建设可以通过建立档案数据库来实现，档案数据库的建立中预先设定好相应的数据标准，并根据这一标准来进行各项档案信息内容的录入，数据库将格式统一的档案信息按照关键字进行详细分类，并建立关键字的查询功能模块，建立档案的数字化目录和关联的详细内容，使档案使用者能够根据个性化需求来应用档案资源。

（二）档案数宇信息化管理的数字化建设

档案信息的创新管理还需要结合数字化建设来实现。数字化建设既是一种技术形态，也是一种思维模式，数字化的管理过程中主要是将大量的档案信息内容进行数字转化，并建立数字化管理流程。数字信息转化中将传统档案通过数字处理技术进行电子数据转变，并依靠计算机等终端设备进行全面数字化管理[4]。数字化管理流程的建立要符合学校档案管理工作的实际。学校要对数字化管理流程进行全面讨论并进行实践检验，将既费时又费力的档案管理工作进行改进和优化，提高档案管理流程的科学合理性，节约档案管理成本、增强档案管理能力。档案管理的数字化建设还涉及到档案信息安全性问题，电子格式的档案数据可以利用数字加密技术来提高安全等级，在数字加密的基础上设施档案信息维护和使用的授权管理，实现对每一份档案的全程安全管控。

（三）档案数字信息化管理的专业化建设

数字信息化档案管理工作的开展离不开专业化的管理队伍。学校要坚持对档案管理人员的专业化培养，通过提高档案管理人员的数字信息知识和技能，强化信息档案管理的职业规范意识，使档案管理工作实现可靠稳定的运行[5]。档案管理的专业化建设过程中，要始终保持管理人员思想意识的与时俱进，提高自身的职业素质和责任感，始终以高度档案服务精神来要求自己。通过在档案管理岗位上的稳扎稳打，对国内外先进管理理念和技术的积极学习，在平凡的档案管理工作岗位上做出不平凡的事迹，使繁琐枯燥的档案管理工作取得不断的创新发展和进步。

三、结束语

随着教育领域的发展，学校要及时抓住发展机遇，在信息化、智能化和密集化的档案管理趋势中创新管理途径，使学习档案管理质量能够持续提升。学校档案管理也需要加强自身的数字信息化建设，运用信息技术来提升学校档案管理质量和效率。

参考文献：

[1]高楠.数字信息化背景下高校档案管理的创新探讨[J].赤峰学院学报（自然科学版），2019，35（07）：118-119.

[2]王月霞，韩世明.大数据时代西部高校人事档案管理系统信息化建设探究--以六盘水师范学院为例[J].办公室业务，2019（11）：58-59.

[3]刘莎.数字信息化背景下高校档案管理的创新探究[J].佳木斯职业学院学报，2018（02）：473.

[4]刘恺蓉.数字信息化背景下高校档案管理的创新分析[J].科教导刊（下旬），2017（09）：12-13.

[5]曾娟.以数字化、信息化为背景探究高职院校档案管理的创新路径[J].办公室业务，2017（13）：119.