档案管理工作的一些合理化建议

郭铁柱

摘要：作为档案工作者要高度重视这项工作的开展，自觉做好事业单位专门档案的管理工作，按照上级颁发的专门档案管理办法和各自的行业规范，遵循各专门档案形成的规律和特点，根据它们之间的有机联系进行收集、整理、保管和利用，为丰富馆藏档案奠定物质基础，为各项业务工作提供信息资源，为增强单位整体档案管理工作合理化、规范化、科学化发挥重要作用。

关键词：档案管理;合理建议;公文

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。

一、简析如何提高公文质量

第一，公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。事亚单位中形成的专门档案，是档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的归档类别。由于专门档案形成的规律和特点各有不同，其收集和管理工作就要不同于文书档案而具有相对独立性。

二、概述专门档案的含义

专门档案是指某些专业范围内产生，有比较稳定的文件名称、格式和形成规律，有各自整理和管理办法的各种门类档案的总称。它是个群体概念，不特指某个档案种类的实体。专门档案类别很多，涵盖内容也很广泛，如艺术档案、工程档案、审计档案、诉讼档案等等。事业單位中形成的专门档案是本单位档案管理中不可缺少的一部分，也是各单位不容忽视的极为重要的归档类别。事业单位专门档案包括财会档案、科研成果档案、基建工程档案、学籍档案、声像档案和出版刊物档案等。由于专门档案具有特定的形成规律，其收集和管理工作就要有别于文书档案而具有相对独立性。

三、提出对档案管理的几点建议

（一）专门档案归档要掌握灵活性

文书档案的归档时间一般是以年度为界，而专门档案记述和反映了机关某些专业方面的工作活动情况，其形成档案的规律和特点各有不同，因而专门档案的归档时间要掌握灵活性。如科研成果档案要以科研项目完成时间归档，一项科研项目根据科技立项、拟订方案及开展研究，到最终完成需要一年、几年甚至十几年时间。基建工程档案要以工程竣工时间归档，基建工程从项目报批、图纸设计、动士施工到项目竣工也不是一年时间就可以完成的。因此，这类档案要以其完成时间归档。如果研究项目或工程竣工时间过长，也可以按照研究程序和工程进度，分阶段归档。声像档案是实时瞬间和阶段的真实记载，是保存在胶片、相纸、磁盘、光盘等感光材料或磁性材料等载体上的影像和声音。它记载和反映了单位的重大事件、重要活动和重要人物的真实面貌，相比文字档案来说，更直观、真实、形象、生动。

（二）专门档案收集要重视完整性

由于专门档案形成的规律和特点具有特殊性，一是各专业内容性质不同造成在归档时间上不统一;二是某些档案形成的时间过长，如果专业工作人员归档意识淡薄，就容易造成档案内容缺失。因此在收集各类专门档案时，要特别注意档案内容的完整性。如基建工程档案，具有工程周期长、工作流程长、工期阶段多、涉及部门多等特点，使基建档案具有多样性、复杂性和成套性等特性。一项基建工程项目，要有工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件，从工程立项、勘察设计、审批、招投标、施工、监理到竣工等多项程序。由于基建工程人员流动性大，工程各参建部门缺乏相互沟通，加之基建工程人员对工程档案管理的专业知识不甚了解，极易造成工程项目管理和技术档案存在分散、损坏或内容丢失等问题。在收集基建工程档案时，要特别强调基建工程档案内容的完整性，按照基建工程建设形成规律收集、整理和保存，确保基建工程档案齐全、完整、准确和系统。

声像档案的收集工作存在同样的问题，从客观上看，影像存储随意性很强，产生的电子照片丢失的概率也很高，如果不注意保存和备份，就容易丢失。因此，档案部门对声像档案的归档监督极为重要。在收集工作中，既要重视对某项工作和重大活动形成声像档案的完整性，又要强调单张影像归档的全面性，如时间、地点、人物、工作内容和活动名称，都要注有详细的说明，便于日后的查阅和利用。

（三）专门档案管理要强调实效性

专门档案记载和反映的内容是机关某个方面的工作活动情况，外观没有固定的格式，载体没有统一的标准，因而具有内容的单一性、形式的特殊性、载体的多样性、归档的固定性和服务对象的针对性。对于专门档案的管理就要根据其特点有别于文书档案。文书档案可以按照年代、部门和保管期限进行统一管理，而专门档案要强调利用的时效性，根据各自不同的特点分门别类进行单独管理。如财会档案、出版刊物档案可以按照年度和保管期限进行整理上架;科研成果档案、基建工程档案和声像档案就要根据档案内容，不同载体形式分项进行保管;教学工作的学籍档案则要以学年为单元进行管理。

四、结束语

在新形势下，档案工作面临新的考验和挑战，只有进一步增强责任感和使命感，努力发挥档案工作的独特作用，更好地服务于本单位工作大局，更好地发挥档案工作服务经济建设、促进经济发展的作用，服务政治建设、促进政务公开的作用，服务文化建设、促进文化繁荣的作用，服务社会建设、促进社会和谐的作用，服务党的执政能力建设、促进长治久安的作用。

参考文献：

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