基于办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性

范娜

摘要：了解自动化办公对医院档案管理的重要意义，对医院档案管理办公自动化有利于提高档案的及时性与有效性、保障档案的安全两点必要性进行分析，提出了构建完善的档案管理子系统、完善管理制度、提高档案人员管理素质等可行性对策，有利于推动办公环境实现自动化发展。

关键词：办公环境;自动化发展;档案管理

随着我国科技的进步和信息技术的普及应用，自动化逐渐成为新时代发展的主流，近几年档案管理方面备受关注，医院档案管理呈现出自动化和现代化趋势，改变了传统的信息化管理模式，对现代医院医疗技术管理发展有重要意义，同时也能促进我国医疗事业科学高效发展。

一、医院档案管理自动化办公的重要意义

自动化办公总体来说就是借助高科技信息设备，运用计算机等设备媒介把各种信息进行高效精准的整合、传递和存储的过程。医院档案管理实现自动化办公，能够改变传统模式下的人为的分层次信息传递，对医院的信息实现快速流动，加快办公流程的同时，灵活储存信息并确保信息的精准度，提高信息的准确性和真实性，保障了档案管理的安全性，增强了档案的可靠性和完整性。在提升办公效率的同时，转变为更为高效便捷的管理模式，彻底实现医院无纸化办公，符合我国走可持续发展的战略路线，紧跟时代的步伐，对我国医院档案管理实现自动化办公有重要意义。

二、医院档案管理办公自动化的必要性

（一）提高工作效率

医院档案管理实现办公自动化，能够提高档案的有效性和及时性，加快管理工作的工作效率。档案信息管理存在着内容量多、信息量大、种类复杂多样等情况，传统的档案管理手段是进行人为的信息统计，之后进行编码、分类、入库等一系列繁琐工作，这种管理模式易出现统计错误、信息丢失或遗漏等问题出现，而自动化办公能有效避免这些情况的出现，其原理是将医院的档案通过以数据的形式传送至计算机中，形成电子档案，存入互联网总数据库中，顺便将数据自动进行分类整理[1]。

（二）保障档案安全性

在当代科技信息化的影响下，自动化档案与传统意义上的纸质档案相比，传统纸质档案对保存的环境要求较高，能够影响纸质档案质量一般有人为因素和环境因素两种。人为可能出现折页、不小心撕毁等误差的出现，环境因素包括潮湿干燥、长时间保存导致纸张氧化或变形、自然灾害等，都可以破坏其纸张本身的完整性。但是对于电子档案来说，以上这些问题都能够很好的避免，而且其安全系数更高，操作方式简便，一般情况下保存期限更长，保存性能更完好，可在毫无压力备份情況下进行简单操作的多次分享或内容更改，在保障档案安全性的同时，可减少医院档案管理人员储存档案的压力，防止档案丢失，加快医护人员治疗病患的速度，从而进一步促进医疗事业的发展。

三、医院档案管理办公自动化的可行性对策

（一）构建档案管理系统

在整个档案自动化管理系统中，子系统是组建整个管理系统的重要组成部分，子系统的质量问题能够影响到整个自动化办公系统的有序进行和发展，在医院档案管理运用自动化办公时，由于每天病患的人数日益增多，资料数据库需要在保障安全的同时及时做好更新补充以及整理，与此同时，还可以运用信息技术与传统管理模式相结合的方式，做好电子文档的规整后，与纸质文档进行相互整合，能够在确认档案信息准确的情况下提供双重保证，时刻注意管理工作的高效性和全面性，确保管理文档分类的正确性。想要实现医院档案管理自动化办公，就必须加大对自动化办公系统的资金投入，只有具备足够的资金，才能建设自动化办公系统，这也是保证能够有效实施档案管理运用和资料储存的基础。

（二）完善管理制度

目前医院档案管理还不能彻底实现全面自动化办公，因为还没有完善自动化相应的管理标准和管理制度。在自动化办公环境中，应该对所有有关档案的自动化设备进行定期检查，对相关管理工作制定并不断完善管理标准，在有明确流程和分工下进行系统化、整合化、高效能管理运作，其中包含档案收集、档案录入、电子文档上传数据库、档案整理、档案检索等。这些流程在一定程度上保证了档案管理的有效性、及时性和完整性。完善管理制度需要在符合国家相关部门规定的情况下，对档案管理人员进行一定的责任分配明确行为，能够使档案管理逐渐规范统一。医院档案管理人员要积极配合，强化管理制度对医院档案自动化办公的作用，进一步使医院实现全面性自动化管理[2]。

（三）提高人员素养

医护人员的专业素质是所有医院专业人员所必须具备的思想核心，医院档案管理对实现办公自动化非常重要，所以对管理人员的专业素养要求也成为人力资源引进的一个重点方面。

医院需要定期对相关人员组织培训工作，不断为员工开拓学习平台，积极以提高人员专业素养为主要目的，争取早日实现建设自动化办公。例如：武邑骨科医院为全体医务人员集中办理了“继续教育IC卡”，鼓励医务人员参加上级卫生部门举办的各类专业知识培训;开展医务人员、护理人员业务技能比赛，营造浓厚的学业务、讲业务学习氛围;采取“请进来”的方式，聘请知名专家进行培训;鼓励医护人员通过自学、进修等形式进行在职、在岗学习等。

四、结论信息化技术的逐渐普及，让医院档案管理早日实现办公现代化成为迫切需求，根据构建管理系统、不断完善管理机制、提高人员专业素养等可行性策略的提出，使我国医院档案管理实现办公自动化更进了一步，在此基础上提升了医院的整体服务水平和医疗建设。

参考文献：

[1]王伟柯.挥谮办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].传播力研究，2019，3（23）：297.

[2]陆春娜.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性分析[J].办公室业务，2019（01）：121+124.