加强事业单位档案管理信息化的几点方法

张全慧

摘要：档案管理是事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分，档案是事业单位拥有的资源之一，具有隐性特征，能够服务于管理与决策。随着信息技术应用的不断深入，事业单位传统档案管理方法严重滞后，与新时期事业单位对信息资源的需求不相适应，这也是档案管理创新的根本原因。基于此，要将信息化作为档案管理发展的方向，以期更好地服务于事业单位的长远发展。

关键词：信息时代;事业单位;档案管理;创新

随着档案事业的不断发展，事业单位中的档案管理已经进入到信息化建设的时代。在新形势下开展档案管理工作，具有重要的意义。对于档案管理人员来说，要按照信息化建设的要求采取扎实的措施加以推进。

一、事业单位档案管理信息化问题

（一）改革机制问题

目前部分事业单位依旧遵循传统档案信息化管理要求及问题，统一调整和安排档案管理系统，随后从其他路径入手改良和完善事业单位管理内容，最终研究出一种新型档案管理模式。但是对于档案管理机制而言，其漏洞还是非常多的，尽管档案机制已开始创新，然而效果却不明显。基于信息化背景下，事业单位非常重视信息资源，特别是档案管理，而电子信息是部门管理的核心对象，尽管管理活动灵敏性强，但其改革机制落后问题还是非常明显的，很多工作人员没有经过专业培训，导致管理工作效率不高。

（二）技术欠缺

对于事业单位档案管理而言，科学应用信息化技术是提高档案管理工作质量的前提基础。然而面对事业单位内部档案管理现状来讲，在使用信息化技术方法上依旧存在问题，在检阅比较重要的档案资料时没有使用信息化手段，而是惯性的使用纸质材料加以保存，这样不但存储时间短，还不利于后期查找。对此，为了突出档案完好性，事业单位应将信息化技术手段融入其中。

（三）建设细节不合理

信息化建设落后是事业单位档案管理的突出问题之一，不够统一。基于事业单位档案管理信息化建设环境下，相关软件没有做到妥善安排，编制、持续性非常弱，一些信息资源无法进行共享。总的来讲，管理软件是不能协助档案管理来查阅资料和文件的，加之档案管理内容杂乱，增加了信息化建设难度。

二、加强事业单位档案管理信息化的几点方法

（一）组建融档案管理能力与信息素养为一体的复合型人才队伍

在档案管理实践中，管理人员的作用不容忽视，其直接影响事业单位档案管理水平的高低。应高度重视这一问题，全面加强档案管理队伍建设，积极改善人员结构，摒弃传统的兼职档案管理方式;重视开展行业内技术交流，及时传递最新的档案管理知识，促使管理人员明确信息技术的理论发展现状以及应用趋势，为创新与发展提供可靠的参考;积极开展专业性培训与教育，提升人员信息化档案管理软件应用能力，增强信息素养，有效发挥信息技术优势，推动事业单位档案管理向着规范化与信息化的方向发展;人员招聘方面，在注重专业能力的同时，考量其工作态度，引导其对档案管理流程与制度进行规范，构建与档案管理制度相适应的岗位管理制度;制定科学的激励机制，尤其是在档案管理创新中表现优异的员工，树立榜样，激发全员创新的积极性。

（二）增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式

从目的角度分析，事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。

（三）建立完善工作的制度体系

信息化建设下加强档案管理，要不断地建立健全工作制度，使制度成为档案管理的重要保障。在建立档案管理的工作制度时，首先，要明确工作制度的內容，要对制度的各项条款加以明确，并征求事业单位相关部门对该项制度的意见，使得档案管理的制度得到不断的完善，并最终加以实施。其次，要认真贯彻落实工作制度。档案管理部门要将制度的执行以及管理进行细化，制度中的内容按照部门的权限进行落实，共同将信息化建设落实到底。最后，对档案信息化建设的相关制度落实情况进行检查。要认真检查制度的贯彻情况，如果存在落实不到位的情况，要进行及时的整改，确保各项制度能够执行到位。

（四）提高档案管理信息化建设意识

现如今，信息技术的高速发展，给人们的生产生活提供了强大的便利。很多新兴的档案管理工具层出不穷，给人们提供了更多的选择。在新环境下，档案管理人员要学习较为先进的管理理念，熟悉掌握和运用信息化的档案管理工具，由此才能指导和引领档案管理工作的发展。信息化技术背景下，对于档案管理工作人员的计算机技术水平需求更高，为了提高事业单位档案信息化管理的信息化水平，为单位节省更多的人力、物力和资金，较为重要的一点就是要重点提高档案管理工作人员的计算机技术，使之成为一个掌握现代化技术的、专业的档案管理人才。档案管理层要定期组织和安排全体的档案管理工作人员学习，熟练运用各种新型的档案管理技术软件，有效提高档案管理工作人员专业化的技术水平，从而可以及时应对和处理工作中遇到的各种难题，进一步提高医院档案管理工作效率。除此之外，事业单位的档案管理工作人员还应当丰富完善自己的知识体系，加强自身修养，努力提高自己的综合素质，充分发挥个人价值，以饱满热情的态度投入到档案管理工作中。为此，为了全面推进档案管理信息化的建设工作，事业单位应当注重培养信息化的管理人才，提高档案管理信息化建设意识。

三、结束语

综上，在各个领域都能看到信息化的影子，其建设逐渐成为时代的潮流。将信息化应用到事业单位档案管理中去，从而推动其发展，实现信息化、数字化目标。为此，工作人员需了解信息化知识，优化相关制度和档案管理手段，促进事业单位可持续发展。

参考文献：

[1]阚泽微.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].科学技术创新，2017.

[2]姚保华.加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J].企业改革与管理，2017.