浅谈企业员工档案管理存在问题及对策

杨青红

摘要：在企业内部管理中，员工档案管理是十分重要的内容，要求管理人员严格依据档案管理标准积极开展员工档案管理。现如今，在企业员工档案管理中，然存在一些不足，对此，本文首先对企业员工档案管理的重要作用进行介绍，然后对当前企业员工档案管理中的问题以及优化对策进行详细探究，以期促进企业员工档案管理水平的提升。

关键词：企业;员工档案;管理;作用

近年来，在企业发展中档案管理的重要性越来越突出，但是，在员工档案管理中依然存在很多不足，在一定程度上制约了员工档案管理工作水平的提升。对此，要求有关部门高度重视企业员工档案管理工作，对员工档案管理中的问题进行详细分析，并提出针对性改进措施，进而促进企业稳定发展。因此，对企业员工档案管理中的问题以及优化对策进行深入研究迫在眉睫。

一、企業员工档案管理的重要作用

企业员工档案管理工作的重要作用主要体现在以下几点：第一，通过加强员工档案管理，能够为企业领导人员决策提供可靠依据，规范企业的经营管理行为。比如，企业在制定激励制度时，不仅需详细了解企业盈利实际情况，同时还需掌握不同级别员工的基本档案信息，综合考虑上述两点因素才可制定出符合实际需要的激励制度。第二，企业员工档案管理工作水平会对企业经济效益产生较大影响，现如今，档案管理工作已逐渐渗透至企业内部管理各项工作中，员工档案管理与企业发展之间密切联系，只有加强员工档案管理，保证管理目标明确清晰，才可充分发挥档案管理工作的作用，促进企业经济效益的提升。

二、企业员工档案管理存在的问题

（一）管理档案人员责任意识不强

在企业档案管理工作人员日常工作中，容易受到传统管理思想的制约，不能灵活应用有效的管理方法，导致员工档案管理工作效率较低。员工档案管理人员工作经验较少，面对复杂的员工档案信息，无法采取科学有效的管理方式。另外，现如今，虽然企业领导人员对于员工档案管理工作的重视度越来越高，但是管理人员缺乏责任意识，导致员工档案管理工作效果不理想。

（二）档案资料收集不全面

在进行企业员工档案管理时，必须保证管理过程规范化。但是，现如今，我国很多企业在员工档案管理方面依然缺乏规范化管理模式，员工档案信息收集分类处理无序，档案管理操作混乱，甚至在员工档案收集方面，所采集的资料内容不完整或不符合真实情况，无法详细正确的反映出员工工作面貌以及个人综合素质。

（三）缺乏严密的档案鉴定过程

对于企业员工所填写的个人档案，要求做好保存管理，当员工提交档案信息后，企业档案管理人员需对员工档案进行严格审核，在审核通过后，即可保存至档案室。因此，档案管理人员要求对员工档案进行严格审核分析，及时发现填写不台格的表格，并要求员工及时补充说明。另外，员工档案信息中涉及个人隐私，档案管理人员必须高度重视对于员工档案信息的保护，避免泄漏员工隐私。

（四）存档技术及方式落后

现如今，部分企业管理人员对于员工档案工作的重视度和投入力度比较低，依然采用传统的人事管理方式。有些企业对于档案资料依然采用传统的纸质登记和保存方式，在此过程中容易发生人为错误，进而影响档案资料的准确性和可靠性。

三、企业员工档案管理优化对策

（一）提高员工档案管理人员素质

新时期，为了提升企业员工档案管理工作水平，要求组织档案管理工作人员加强培训教育，提升自身综合素质。在企业员工档案管理中，档案管理人员综合素质参差不齐，档案管理工作水平有限，企业应定期组织开展培训教育活动，帮助其掌握先进的员工档案管理理念，掌握先进的计算机档案管理技术。另外，企业还可招聘专业的员工档案管理工作人员，尽量避免由于人员工流动交接不当而造成档案丢失问题，档案管理工作人员在日常工作中必须明确自身工作职责，对员工档案信息进行核对分析，保证员工档案登记管理的准确性，确保符合员工档案管理工作要求。

（二）对员工档案分类管理

企业员工档案管理是一项长期工作，要求档案管理工作人员在日常工作中做好分类处理。比如，对于一些已退休员工档案资料、已调离企业的员工档案，应及时做好交接。另外，对于珍贵的档案资料，需做好特殊标识并注意保密。

（三）做好档案甄别审核

档案管理人员在对员工档案进行归档处理时，要求对档案资料的真实性以及完整性进行审核分析，避免对未经甄别的员工档案进行登记管理。另外，在员工档案销毁工作中，应坚持认真负责的工作态度，避免草率处理而造成严重的不良影响。

（四）采用信息化管理技术

在信息化时代，信息技术发展迅速，对于各行各业均产生较大影响。部分企业领导人员已逐渐意识到加强员工档案管理工作的重要作用，并在一定程度上增加了对于员工档案管理方面的投入。企业员工档案数量多，管理要求比较高，对此，可推广应用计算机技术，档案管理人员通过利用现代化信息技术与计算机技术，能够对员工档案进行分类处理，并及时做好信息存储。具体而言，可在传统档案管理工作的基础上开发智能管理信息软件，同时，在软件的实际应用中加强安全管理，避免黑客盗取企业员工档案信息，保障企业员工档案使用价值。通过对档案资料进行动态化管理，能够有效提升档案管理和查找效率。

四、结语

综上所述，本文主要对企业员工档案管理中的问题以及优化对策进行了详细探究。员工档案管理是企业日常管理的重点和难点，对此，企业领导人员应高度重视员工档案管理工作，组织档案管理人员加强培训教育，使其能够明确意识到员工档案管理工作的重要作用，在日常工作中对员工档案进行合理分类处理，加强档案甄别审核，并利用信息被并推广应用信息化管理技术，进而促进企业员工档案管理工作水平的提升。

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