做好行政档案管理保密工作的有效方法

杨洁敏

【摘要】随着经济与社会的不断发展，行政档案管理保密工作在具体的过程中出现了诸多的问题，比如说混乱的管理法、松懈的鉴定法、业余的管理水平以及相关工作人员较低的业务能力。想杜绝这些问题，必须要详细分析行政档案管理保密工作的性质和内容，并有针对性地提出具体的对策和方法。

【关键词】行政档案管理;保密工作;方法

做好行政档案管理保密工作一直以来都是各行各业重视的一项工作内容，其基本的性质是如何做好保密工作。在经济与社会不断发展的大背景下，虽然对于如何做好行政档案管理保密工作提出了更高的要求，但还是避免不了各种问题的出现和产生。本文分别从行政档案管理保密工作的意义和行政档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出做好行政档案管理保密工作的有效方法，供有关部门参考。

一、行政档案管理保密工作的意义

顾名思义，行政档案管理保密工作是根据相关管理部门档案的保密性而依法设立的。档案管理作为信息存储的重要载体，蕴含着极其丰富的信息资源，尤其在国家安全建设综合管理中发挥着中流砥柱的重要作用。在国家保密局有关规定中提出：在涉及国家保密和安全的任何及所有的问题上，所有的公民都有保护我国的利益和安全的义务和责任。行政档案管理作为我国重要的档案信息，比如军事和政治、外交和经济等等方面的信息都是必须要保密的信息，以此来防止和杜绝他人利用非法的手段来盗取和窃取这些重要的信息资源。同时，笔者也从我国长期稳定的基本国策中了解到：任何人都不得非法泄露涉密档案的信息，应当为积极营造公平、公正和有序的环境而贡献自己的一份力量。随着信息技术的蓬勃发展，行政档案管理保密工作被很多不法分子当成谋取利益的“好机会”。这从一定程度上来说，不仅为我国广大人民群众的安全问题带来了巨大的隐患，也将会刺激更多社会问题不断出现，进而严重影响我国社会的有序发展和人们的正常生活，不利于我国民族与社会的团结与进步。随着2001年我国加入世界贸易组织后，中国逐渐参与到全球经济一体化的竞争过程中。基于此，国家、政府、公共机构以及各类行政事业单位中档案信息的安全和保密越发显得重要。一旦某一行政机关单位的信息被泄露，必然会导致不必要的恶性竞争出现，进而会对相关的业务操作带来不必要的影响，最终将导致我国的经济和社会遭受不同程度的创伤。因此，不论是从国家宏观层面出发，还是从微观层面出发，行政档案管理保密工作都具有十分重要的现实意义。

二、行政档案管理工作中存在的问题

（一）混乱的工作方法。虽然说，我国在行政档案管理保密工作中颁布了相关的法律法规及管理制度，但还是由于行政档案管理工作人员的流动性强的特点导致行政档案在交接过程中手续不全面问题，形成了混乱的行政档案管理问题的出现。与此同时，各行政部门在不经过档案局同意的情况下私自进行档案的更换，在某种程度上造成了行政档案管理工作中混乱问题的出现，而这些问题的出现和产生在无形之中加大了行政档案管理工作人员不必要的工作量，这是行政档案管理保密工作中的一个漏洞和疏忽。

（二）松懈的鉴定方法。现阶段，在行政档案管理保密工作过程中，存在相关档案管理人员对行政档案管理保密鉴定的方法较为松懈的问题，而行政档案管理保密工作的核心内容就是对行政档案的保密性和真实性进行查验。但是，在行政档案查验的过程中，相关管理人员对行政档案管理保密方法的鉴定是较为松懈的。甚至对很多行政档案资料都没有编制相应的档案期限表格，更没有对相关的行政档案的真实性和保密性进行认真的查验就进行了分类与归档，这就在某种程度上呈现出了虚假档案的出现和产生。这些虚假行政材料档案的出现和产生，不仅对行政档案管理工作人员的工作带来了很多不必要的麻烦，同时也影响着整个行政档案管理保密工作的健康和有序运行。

（三）业余的管理水平。行政档案管理保密工作其实是考察相关工作人员细心和耐心的一项工作，只有兼备细心和耐心的品质和素养的工作人员，才能胜任相关档案管理保密工作。诚然，在实际的行政档案的保密工作过程中，由于相关工作人员业余的保密水平以及对相关行政档案资料检验的不严格，造成了行政档案管理保密工作在管理模式上极其混乱。与此同时，行政档案管理工作有多方面和协调性等特点，并不是独立存在的，所以，在具体的管理过程中，非常容易影响到其他部门的正常发展。

（四）较低的业务素质。其实，对于如何做好行政档案管理保密工作的关键因素是人。但是，由于各级行政部门对从事行政档案管理工作保密工作的人员缺少相关的培训，而相关的工作人员在具体的工作中不知道如何有效防止行政档案管理保密工作中相关信息的泄露。同时，笔者还发现，在一些行政单位中，即使是有重要信息的行政档案也不是保密的，一些非工作人员可以随意对行政档案进行自由访问，行政档案管理保密工作已经没有任何机密性可言。另外，一些行政档案管理人员的业务素质较低，他们仅仅在意自己的薪酬，根本无视国家信息安全，甚至为了自身的利益，将一些重要的行政档案信息出售給了很多的不法分子，导致国家的利益和经济受到了不同程度的损失。笔者提出的以上问题是真实存在的，需要高度重视，而找寻有效的方法做好行政档案管理工作早已刻不容缓。

三、做好行政档案管理保密工作的有效方法

（一）不断加强行政档案管理保密工作的具体方法。首先，行政单位要依据《中华人民共和国档案法》等相关法律制度，结合行政单位的实际情况，有针对性地制定出适合本单位的制度与办法，用来规范行政档案管理的保密工作。其次，要建立健全行政单位中档案管理保密工作网络系统，有效避免行政档案工作人员因流动性强而造成的档案在交接过程中手续不全面问题。行政档案管理部门应当密切配合相关的职能部门，积极参加各项工程竣工验收的会议、专题技术交底会议，对本单位在各项经济活动中形成的档案进行同步管理。最后，要科学合理地进行行政档案管理的保密工作，按照《行政管理档案管理保密工作规范》对不同性质的档案进行分类、归纳和归档，实现行政档案管理工作的标准化和程序化，为今后开发和利用行政档案管理保密工作的资源打下坚实的基础。

（二）全面规范行政档案管理保密工作的鉴定方法。规范行政档案管理保密工作的鉴定方法，一要根据《档案法》的相关规定并结合本单位工作的实际情况，由档案室来编制行政档案管理的期限表格，以此来作为行政档案管理工作的鉴定依据，在经过相关领导的审查和批准之后，报经行政档案管理部门备案。二要建立行政档案鉴定工作小组，负责具体的档案鉴定相关工作。作为鉴定人员，应当采取对行政档案管理保密工作最直接的鉴定方法，认真审阅档案的内容，根据档案管理工作的保密性程度确定档案的保管期限，对一些保管期限已满的行政档案，由档案管理部门提出销毁意见，确定该档案已经不具备保存的价值再进行销毁，并报经相关领导进行审批，并向统计行政档案管理部门进行备案。

（三）通过在职制度不断提升行政档案管理的水平。通过建立培训机制，以此不断提升行政档案管理的水平。如省档案管理局可以通过举办各类行政档案管理保密工作的专业培训班，以在职教育和激励机制相结合的形式促使行政档案管理人员产生紧迫感和危机感，鼓励每一位從事行政档案管理保密工作的人员都能积极主动参加到在职教育的培训过程中，全面培养细心和耐心品质兼具的行政档案管理人员，提升业余的行政档案保密工作的管理水平。可以将在职教育和行政档案管理人员的技术职称评定挂钩，对于一些不能积极主动参与行政档案管理保密工作在职教育的工作人员，取消其任职的资格，进而增强行政档案管理保密工作人员的积极性和主动性。另外，行政档案管理保密工作在职教育的方式应当从实际情况出发，通过岗位划分、不同的渠道和形式来展开，遵循“学用结合与注重实效相结合”的方针，切实发挥学有所用的原则。

（四）努力提升行政档案管理工作人员的业务素质。行政档案管理工作人员在具体的工作中，其职责是保障行政档案资料的完整性与安全性。所以，作为一名行政档案管理人员，首先要具备的就是强烈的社会责任感，确保行政档案管理保密工作的安全性和完整性，并尽一切可能阻止任何导致行政档案信息泄露发生。为此，提升行政档案管理工作人员的业务素质对行政档案管理保密工作来说，有着十分重要的意义。基于此，行政档案管理保密工作人员不仅要具备过硬的业务素质，还要具备强烈的社会责任感。只有这样，才能更好地胜任行政档案管理保密工作。与此同时，作为一名行政档案管理工作人员，还应当在枯燥的行政档案管理工作中时刻保持清醒的意识，要不断发现自己在工作中的缺点和善于听取他人的意见。行政档案管理保密工作人员只有努力做好自己的本职工作，才能在单位不断发展的过程中，不断提升自身的业务素质，促使档案管理工作得到改进和提升。

四、结语

随着经济与社会的不断发展，行政档案管理保密工作中社会价值逐渐得到了社会各界人士的认知。所以说，行政档案管理的保密工作质量好与坏，将直接影响党和国家以及行政单位的根本利益。行政档案管理保密工作一直以来是我国较为重视的一项工作，保守行政档案的保密性是每一位公民义不容辞的责任和义务，更是行政档案管理工作人员神圣的职责和使命。

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