中小城市城建档案信息化建设问题与对策

郑小妮

【摘要】城建档案信息化是国家信息化的一环，是档案行业践行国家信息化建设精神的体现。本文对中小城市城建档案信息化建设的现状、存在问题进行了阐述，在此基础上提出了中小城市城建档案信息化建设的建议。

【关键词】城建档案;信息化建设

随着信息技术的飞速发展和互联网络的无限延伸，数字化、网络化、信息化已深刻地影响了人们的工作、学习和生活。信息时代在不断改造传统产业的同时，也对传统城建档案管理模式提出了挑战。城建档案电子文件的爆炸式增长，使得档案的传统载体形态开始向数字形态过渡;城建档案管理和利用的主要环境也逐渐向电子环境迁移;传统的城建档案管理方式以手工方式为主，传统载体档案的利用受到时空和孤本的限制，不利于档案的保护和大量对外利用服务。数字城市、智慧城市正在蓬勃兴起，大力推进城建档案信息建设，已成为城建档案部门顺应时代发展要求的必然选择。

城建档案信息化是指在城建档案工作领域应用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案網络为平台，依托高素质的信息人才，开发利用城建档案信息资源，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务。2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》发布;2004年，《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》发布。从此，全国城建档案信息化建设进入统一规划、稳步实施阶段。到目前为止，一些大城市如武汉、天津、大连、上海、杭州等市城建档案信息化工作取得了可喜的成绩，但绝大部分中小城市城建档案信息化建设仍然不容乐观。

一、中小城市城建档案信息化建设现状

（一）电子工程文件归档制度有待健全。目前在中小城市，CAD技术在勘察设计行业得到普遍应用，设计单位计算机出图率达到100%;勘察、设计、施工、监理各工程环节中计算机出图、计算机辅助施工等形成大量的建设电子文件;建设工程管理中普遍实现了用计算机辅助管理来填写各种施工管理表格;规划建设管理部门实现了依托政务网进行行政审批，产生了大量的电子业务和技术管理档案。大量的电子工程文件产生并转化为纸质文件后，电子工程文件本身的管理却没有受到重视，没有建立起标准、规范的立卷归档制度。由于没有相关管理制度，电子档案的保存处于一种自然形成的状态，谁制作就由谁负责保存，加上由于机构的改革、个人工作岗位的调整、所用计算机的更迭、工作移交过程中的疏漏等原因，导致大量电子工程文件缺失，电子档案的保存缺乏历史延续性。电子档案的储存格式也缺乏统一性，个人根据需要可以随意对电子文件进行修改和删除，电子工程文件的应用缺乏合理的共享机制，电子工程文件的归档制度有待健全。

（二）城建档案信息管理水平还处在初步发展阶段。1.城建档案信息化基础设施建设薄弱。（1）城建档案信息管理软件的技术水平不高。大部分中小城市在20世纪90年代开发了“城建档案馆信息管理系统”，能够实现馆内各类档案资料的归档、入库、查询、借阅，能够实现对工程、案卷的著录和查询，能够实现档案总目录和分类目录的检索;但无法实现对电子文件的管理，无法接收电子文件，无法实现档案存储数字化，城建档案信息资源无法在部门间共享，不能很好地为城市规划建设管理服务。（2）城建档案信息管理硬件基础设备配备不齐。大部分中小城市在城建档案信息的管理上配备了服务器、台式机、打印机等基础IT终端，但很少能配备光纤存储阵列柜、扫描仪等设备。（3）城建档案信息网络覆盖范围不广。大部分中小城市建立了城建档案馆内部的局域网，也有部分建立了与主管单位办公网的连接，但难做到建设系统其他各部门与工程建设各参建单位的连接;部分城市建立了门户网站，但基本上只是一些政务信息的公开，未能实现城建档案信息共享和电子档案网上归档，未能开展网上查询和利用服务。2.数字信息资源建设还处在起步阶段。（1）数据库建设内容单一。大部分中小城市建立了城建档案目录数据库、竣工项目数据库;但城建档案全文、原件数据库和城建档案多媒体数据库等还有待建设。（2）城建电子档案归档移交尚未建立起有效机制。大部分中小城市规划建设主管部门产生的电子业务和技术管理档案、工程建设各参建单位产生的建设电子文件如何保存、归档和移交，还没有制定归档细则和管理规范。建设行业产业的建设电子文件大多散存在各经办人员手中，其安全情况不容客观。（3）城建档案数字化进程缓慢。城建档案数字化需要大量资金，目前只有部分城市对馆藏档案进行了数字化，大部分中小城市尚未对原已归档的纸质档案、声像档案进行大规模的数字化。

二、中小城市城建档案信息化建设现存问题

（一）对城建档案信息化建设重视不够。在很多地方，“重建设、轻档案”的思想仍根深蒂固，工程文件作为一种有价值的企业资产，没有得到应有的重视，很多单位将精力放在城市规划、工程建设上，注重工程施工技术、施工工期和工程质量，但对在城市规划、工程建设过程产生的电子文件和纸质文件重视程度不够，没有建立健全相关的归档制度，没有配备必要的设备，没有建立一套规范的管理机制来保障建设电子文件的完整和齐全，对城建档案信息化建设重视不够。

（二）资金投入不足、信息化工作难以有效开展。城建档案信息化建设，无论是设备的购置、档案管理软件的开发、网络的构建、城建档案纸质档案的数字化，还是现行电子文件的有效保存和归档，都需要大量资金的支持，但城建档案管理部门、建设系统各部门、工程建设各参建单位都存在资金投入不足的问题。

（三）城建档案信息化工作缺乏相应标准规范的指引。现阶段，关于城建档案信息化建设，有一些国家层面上的指导性文件和标准规范，但很多中小城市还没有结合本地的实际情况，配套出台相关的实施细则。城建档案信息化标准规范体系不够完善，对如何规范电子文件的存储和收集，如何进行纸质档案的数字化，如何建设数字城建档案馆，还没有制定相应的实施细则，不能有效指引城建档案信息化工作。

（四）缺乏信息管理方面的相关人才。城建档案信息化建设需要大批复合型专业人员参与，要求不仅要掌握档案知识，还要掌握信息技术、计算机、科技软件等新技术，具备信息知识和网络文化的综合管理能力。但中小城市城建档案从业者信息化水平偏低，信息化建设方面的专业人才还相当缺乏，系统掌握档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术和电子档案管理的人还相当少。

三、推进中小城市城建档案信息化建设的对策思考

（一）城建档案工作部门要进一步提高认识，增强紧迫感。随着信息技术和互联网技术在各级机关和全社会普遍应用，建设行业产生的文件无论是设计图纸、施工管理文件还是审批文件，绝大多数都是在数字信息环境下进行。城建档案管理部门要对应归档文件进行有效管理，必须走档案信息化之路，否则就会面临“无档可归、无档可用”的尴尬局面，严重影响城建档案事业的发展，影响数字城市和智慧城市的建设。如果城建档案工作部门不能充分认识城建档案信息化建设的重要性和紧迫性，不仅会使自身档案管理水平滞后，还有可能造成大量已生成电子文件的流失，导致文件归档不齐全、不完整，从而造成档案部门的严重失职、国家档案的严重缺失、社会记忆的严重丢失。

（二）完善城建档案软硬件基础设施。1.切实做好城建档案的计算机管理工作。應根据本地经济社会发展的现实情况需要，逐步配备相应的计算机软、硬件设备和网络设备，并要尽快开发适应本地城建档案信息管理的软件系统。城建档案管理软件应具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、检索利用、鉴定、统计等环节，并要重点考虑城建档案管理电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势，扩充电子档案管理、与地理信息系统相结合、远程管理等其他功能或预留相应接口。由于城建档案本身就带强烈的地理特征，还要搭建起使传统的城建档案系统与地理信息系统相结合的应用平台，使城建档案系统管理软件更加有利于突出自身的特点，拓宽城建档案信息的应用前景。2.积极加强城建档案网络建设。应根据信息化工作的需要，积极加强和不断完善计算机局域网建设，推进网络技术在城建档案馆的应用。要争取尽快与本地政务网联接，成为政务网中提供城建信息和完成城建档案管理工作的子网。尽快建立城建档案门户网站，实现城建档案信息上传因特网，逐步实现城建档案信息传递和信息共享网络化。

（三）统筹规划、分步实施，尽快开展数字信息资源建设。1.积极推进城建档案信息数据库建设。（1）做好城建档案信息基本数据库的建库工作，通过接收电子档案、文件及图纸扫描、利用OCR技术、声像档案数字化等多种手段，建设起相关的城建档案全文、原件数据库和城建档案多媒体数据库等，并与城建档案目录数据库共同构成城建档案基本信息数据库。（2）逐步构建专业特色数据库。在基本数据库的基础上进行数据的挖掘、提炼与整合，逐步建设具有城建档案专业特色的全文数据库、地下综合管线数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目数据库、声像资料数据库。2.尽快开展城建档案资源数字化。传统载体档案数字化是现阶段档案信息化建设的首要任务。只有把纸质档案、音像档案等传统载体的档案进行数字化，才能实现档案信息的远程利用和便捷利用。要根据实际需要及本地的经济能力，科学制订城建档案数字化的实施计划和实施方案。首先做好档案数字化工作整体规划，摸清家底，对尚未实施数字化的档案数量和类别进行统计估算;并按照优先选择珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方法，制订档案数字化年度计划;同时要制定包括经费、人员、场地、设备、技术、组织方式等方面完善的实施方案和资金预算，找准重点和难点，逐一克服解决，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源。3.积极探索电子城建档案管理，加速城建档案信息化进程。城建档案的产生和保管部门要根据城建档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位有保存价值的电子文件真实、完整、有效。城建档案管理部门应提前介入建设电子档案的管理，对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档实行全过程的管理与监控，保证建设电子档案的质量。积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，制订建设电子档案接收的相关标准、规范。结合城建档案管理软件的开发，尽快在离线情况或网络环境下接收建设电子档案，避免今后的再数字化。

（四）尽力解决城建档案信息化建设的瓶颈。1.想方设法做好城建档案信息化人力资源建设。信息技术人员的缺乏和档案馆人员信息技术知识和能力的缺乏，是城建档案馆信息化建设的瓶颈之一，解决这些问题必须多条腿走。一是补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足信息化建设工作的需要。二是积极开展信息技术培训，在分层次、分阶段和根据业务需要进行培训的原则上对相关人员进行培训，着重加强城建档案业务人员的信息化技术培训以及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高业务人员掌握和运用现代化技术的技能。三是对计算机等信息化技术人员进行城建档案工作知识和技能的培训，使其掌握城建档案工作的客观规律，更好地开展城建档案信息化工作。2.推进档案信息化标准规范体系建设。在信息化社会，标准的重要性与日俱增，如果标准统一，那么建成各信息系统就可以轻而易举地实现信息共享，进行信息交流，如果标准不统一，各自为政，那么将来势必会形成一个个“信息孤岛”。因此，必须贯彻落实《建设工程文件归档管理规范》《建设电子文件与电子档案管理规范》《纸质档案数字化技术》《电子文件归档与管理规范》等标准规范，结合本地的实际，逐步建立起统一的应用软件技术规格、数据为基本规格和主要数据格式标准。3.想方设法将城建档案信息化建设专项经费列入地方财政预算。要积极争取各方面的重视和支持，尤其是多向主管部门、财政部门汇报国家和省里对城建档案信息化工作的要求，充分说明城建档案信息化建设的必要性、重要性和紧迫性，积极争取将城建档案信息纳入数字城市、智慧城市和电子政务平台，争取将档案信息化建设专项经费列入地方财政预算。

四、结语

城建档案信息化是城市经济发展、科技进步和社会需求等诸多因素共同推动的结果。对城市的发展而言，开展城建档案信息化建设，是一项具有战略意义的工程，是城市的基础平台建设工程，是城市信息化水平的提升工程，是建立数字城市、智慧城市的重要信息源，意义重大，影响深远。但城建档案信息化建设的过程不是一蹴而就的，需要城建档案管理部门、建设系统各部门和工程各参建单位的共同努力。

【参考文献】

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