浅谈大数据时代背景下的事业档案管理

刘靖华

摘 要： 档案，是重要资料的整理收集和保管。近年来传统的档案管理模式的弊端越来越明显，不仅工作效率低下，还不利于档案的长期保存。笔者结合多年的工作经验基于大数据时代背景下的档案管理方面进行了思考，提出了一些微末见解，希望能为相关研究人士提供理论支持。

关键词： 大数据;时代背景;事业档案;管理

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）22-0297-01

引言：网络的应用和发展给人们的生活带来极大的便利，其不仅打破了传统生活的方式，而且让人们进入到了一个全新的时代大数据时代。在大数据时代背景下档案的管理也需要进行相应的改革和创新，改变传统的方法和模式，以适应新时代的发展和进步。因此，相关人员要积极探索相应的方式和方法，促进档案管理的优化，抓住时代带给档案管理的契机，不断进行调整，在原有基础上进行技术和流程的更新，让档案的管理更加符合时代的要求。

1 大数据时代概述

大数据是超过传统流程和分析能力的数据，就是巨大容量的资料和海量的信息，大数据解决的主要是大容量数据和信息的储存、计算和运用的问题，主要的特点为规模性、多样性、高速性和价值性。数据容量非常大，数据的种类也非常多，来源也较多，数据的处理速度非常快，在数据容量较大的情况下，能够实现数据处理的实时性，数据要保证真实性，需要有效的信息资源，从而保证数据的真实性和安全性。大数据时代实际上就是一个数据信息更加丰富的时代，是一个信息技术更加先进的时代，也是一个知识信息管理更加智能的时代。

2 大数据时代背景下档案管理面临的新的要求

2.1 对档案管理的管理理念与流程提出的要求

在大数据发展之前，档案管理模式多是由档案管理人员将档案资料分门别类做好记录，方便日后的查询。但大数据的到来，信息量迅速增多，很多档案信息是交叉的，若依旧采用原来的档案管理模式对档案进行管理，便无法将大量的信息有规律的分门别类地存放好，同时，大数据背景下的许多信息无法利用传统的档案管理模式进行保存。

2.2 对档案管理保存形式提出了新的要求

大数据背景下，对数据信息保存的方式多是利用电子文档、电子图片以及影像资料等方式，传统的通过纸质材料无法对这些文档进行分类与归档，甚至无法对其进行保存。所以，在大数据背景下，需要档案的保存方式多样化，找出关键因素对这些数据进行整理并保存。

2.3 对档案管理人员提出更高的要求

大数据的发展需要对数据与信息进行处理，并且数据信息更加多样化与复杂化。在传统的档案管理中，管理人员只有对档案管理的基本概念与操作了解就可以了。但是，在大数据的背景下，对档案管理人员提出了更高的要求，需要档案管理人员懂得多种技术，例如：对资料的分类、查询、会使用相关的软件、对数据的阅读等。所以，在大数据的背景下，需要大力培养高素质的档案管理人员。

3 大数据时代下档案管理工作措施

3.1 主动与大数据机构或者公司进行深入合作

在档案管理工作中为了更为高效使用大数据技术，可从大数据机构或者公司中将大数据技术引入，这里主要考虑到，由于大数据技术所包含的内容非常宽泛，因此，在档案管理工作中使用大数据技术时，对于其中的开发环境等应当适应。在技术已经较为成熟的大数据公司中，档案管理单位可将自身的需求对这些公司进行全面对接，在充分沟通基础上，了解出自身需要达到的目的，从而借助这些公司较为成熟的技术，为档案管理工作使用大数据开发出针对性的工具，这对于档案管理工作使用大数据的效能可得到有效提升。

3.2 构建档案管理信息系统

在大数据背景之下，单位可以应用信息技术构建起一个完善的档案管理信息系统，实现档案信息的数字化管理。通过档案信息系统的构建，可以实现对于以往信息的录入和整理，实现单位所有档案信息的数字化。信息系统的构建可以通过数据库对于单位信息进行分类储存和管理，在系统构建的过程中，需要做到以下几个方面。一是结合单位档案管理实际进行个性化的系统设计，提升系统的实用性。系统设计人员，应该结合单位档案工作的特点，以及工作内容进行系统优化，这样利于工作效率的提升。二是在进行档案系统登录、查询等系统模块设计的过程中，应该设定一定的系统工作权限，利于对保密级别高的信息进行有效保护。三是注重系统安全防护功能的设计，确保系统在工作应用中的有效运行。

3.3 強化档案管理工作建设

面对档案管理工作上的新形势，档案部门也要进一步完善和创新既有的工作制度，强化工作建设，具体来说可以从以下几个方面开展：（1）对没有出现重大变化的工作内容，继续依照原有的工作制度执行，同时还需要增设部门系统维护人员，及时处理档案信息系统运行期间出现的问题，配合档案部门人员开展其他工作;（2）进一步强化档案部门人员管理，将工作职责进行细化，落实到具体的档案管理人员当中，做到谁工作，谁负责，这样更利于部门工作的进行，提升部门管理能力，提高人员工作的责任感。面对大数据时代的发展趋势，档案部门也要做到与时俱进，结合信息系统工作实际，不断创新工作方法，构建起一个现代化的档案管理工作体系。

3.4 注重档案管理人员培养

大数据时代背景之下，档案管理人员培养工作也要配合开展，在实际工作开展中，应该做到以下几点：（1）注重既有工作人员的信息技术、系统操作培训，提升工作人员的信息素养和系统操作能力。同时，在进行档案管理人员工作培训的过程中，还要注重倾听他们对工作的反馈，及时调整工作策略，快速增强工作的效率;（2）进行高素质人才的引进，面对档案管理工作的新变化，在进行相关人员招聘的过程中，应该注重考察人员的信息系统操作能力和水平，及其在现代档案管理工作中的建树，提高档案管理部门人员的整体素质。

结束语：综上所述，大数据时代背景下，档案管理面临的是机遇更是挑战，档案管理人员要积极地利用大数据时代背景下一些先进的档案管理技术，来提高档案管理的模式创新，同时档案管理人员也要积极地提高自己的专业技能和新模式下业务操作技能，实现档案管理的不断发展。

参考文献

[1] 沙莎.大数据时代背景下的事业档案管理探讨[J].长江丛刊，2018，000（014）：P.170-170.