浅析研究所合同管理信息化建设

摘 要 随着研究所科研项目不断增多，合同的种类和数量也是在大幅度增加，对合同管理信息化需求日益明显。通过对合同实施信息化的建设，简化整个管理流程，对合同信息详细进行收集与汇总，让管理人员可以通过系统方便准确及时地掌握合同的审批进展和执行状况。通过规范化的管理能大幅度提高办公效率及管理水平，以此更好地为研究所科研提供服务。

关键词 科研项目;合同管理;信息化

随着研究所科研规模的不断扩大，研究所对各类物资和服务的需求量也在持续提升，与此同时合同的种类和数量也是大幅度增加，合同的信息化管理已经是迫在眉睫。电子合同的流通速度比纸质的快，成本却更低，储存方便，能够减轻管理人员和科研人员的工作量，能够有效提高科研资源利用率。通过对合同实施信息化的管理，科研人员能够非常方便地通过网络对合同的资料准确有效的收集与整理，实时地掌握研究所的科研状况，实现合同信息的共享，提高研究所科研活动效率，支撑科研单位管理决策，为研究所科研事业管理工作的创新和优化提供支持。

1研究所合同管理中存在的问题

传统的合同管理停留在人工管理和纸质管理，部门间彼此缺乏信息交流，不能及时沟通。 随着研究所业务量的不断增大，不同部门在数据格式标准方面存在一定差异，导致信息汇总工作难度增加，工作量加大，使合同的流转、查询、统计等管理工作的准确度和效率有所降低[1]。

（1）纸质合同在部门间审批停留时间过长。合同通常由拟定、审核、签署、履行和存档等几个步骤组成，完整的过程涉及多个部门。经办人在拟定纸质合同后，要根据合同产品类别、金额大小及付款方式等多个方面的不同，选择对应的主管部门和领导，需要在各个环节按照顺序逐级申请审批。如果遇到某个环节的部门领导无法及时对合同进行处理，则可能导致合同审核时间延长，从而影响合同最终的执行效果。

（2）纸质合同执行出现问题时责任界定困难。合同在执行过程中会涉及多个管理部门，但是许多研究所的管理部门在纸质合同管理方面没有建立一个有效的数据共享机制，导致相关部门无法获得合同执行进展的最新数据，出现问题后各部门之间又彼此推诿，严重阻碍了工作的进一步展开。

（3）纸质合同在执行过程中缺乏监控。纸质合同执行过程中缺乏必要的监管容易造成项目经费随意使用，可能导致账户金额不足无法正常付款，造成实验耗材无法及时到货，或到货后无法正常使用，从而影响科研工作的质量，甚至会产生法律纠纷，损失研究所的经济利益和整体形象。

（4）合同相关数据统计不方便。部分研究所的合同台账由合同管理人员独立管理，只是负责录入合同的简单信息以便日后查询时调用，由于需要录入的内容较多，而且没有人后期进行协助检查，因此存在很大的出错率。

财务部门需要时常了解实验室合同的一些详细数据，譬如耗材采购数量，购买金额，预付定金等信息，但由于合同种类复杂、数量多，传统的电子表格统计的方式非常不方便数据查询和统计，而且需要耗费许多的人力和时间，还很容易统计出错。

（5）管理人员能力不强。随着合同管理的信息化建设，管理人员没有充分发挥主观能动性，缺少专业能力，特别是处理合同纠纷时无法准确找到合同中所标明的条款，更加无法及时解决合同在执行过程中出现的问题[2]。

2研究所合同信息化建设的应用对策

（1）建立合同管理的信息化平台。研究所应根据自身的科研情况与后勤管理特点，打造具有自身特色的合同信息化建设方案，而不是盲目引进先进的合同管理系统。研究所在建设合同管理信息系统时，需要从全局出发，既要考虑信息化建设方案的实用性、可靠性，又要考虑其安全性与扩展性。

合同送审人员可以在合同管理信息系统上填写合同审批单，从而缩短合同的审批时间，提高准确率和审核效率，减少了纸张的使用，节省了大量办公经费。合同通过线上的运转，免去了送审人员往返奔波各主管部门找领导审核签字的痛苦，减少了合同的传递时间，显著提高了工作效率，节约了时间和精力。相关部門和主管领导都可以通过合同管理信息系统实时查看已经正常录入的合同信息，不需要再跑到档案室去翻阅以前的纸质合同，只需要通过一些关键字就可以直接在系统上进行模糊检索，从而查询到所有相关的合同信息和审批过程。

用户还可以通过系统随时统计合同的签订和进展情况，分析数据，挖掘价值，为进一步工作决策提供数据支持。

（2）加强管理人员专业知识培训，提升综合素质。实现研究所合同管理信息化，需要相应的提升管理人员专业能力，以及培养综合素质过硬的专业人才。可以不定时组织信息化管理的专题讲座，或者定期选拔相关人员进行专业化的培训，从而提高研究所合同管理人员整体专业素质，减少在实际操作中的失误。研究所可以选择相关人员在国内知名机构进行交流，为研究所合同管理信息化建设储备相关专业人才，有利于推动研究所管理人员素质的提高。

（3）完善合同管理制度。研究所通过信息化完善合同管理制度，能够让管理过程更加规范化，方便研究所对合同全程进行管控和监督，也方便后期的账目核对和财务审计[3]。

3结束语

研究所通过对合同管理实施信息化建设，方便了管理人员对合同资料有效的收集与整理，减轻了管理人员的工作量，减少人为的管理误差，节省大量的人力和精力。合同管理信息系统的使用保证了录入数据的准确性和真实性，功能上也能提供内容的快速查阅和数据分析，让整个流转审核过程更加顺畅，从而提升研究所的整体核心竞争力。

参考文献

[1] 许扬.大数据信息技术在档案管理中的运用[J].信息记录材料， 2019，20（2）：149-150.

[2] 杜云翔.高校采购合同执行全过程的思考与信息化实践[J].行政事业资产与财务，2018（18）：11-12.

[3] 黄亦天.财务专项合同管理系统的开发与应用[D].北京：电子科技大学，2013.

作者简介

汪开卷（1983-），男，北京人;毕业院校：中国农业科学院研究生院，专业：农业信息化，学历：硕士研究生，现就职单位：中国农业科学院植物保护研究所，研究方向：信息化管理。