信息时代政府机关办公室档案管理工作的创新探究

戴晓芸

摘 要 在社会经济不断发展变革的背景下，信息技术的升级换代，为政府机关档案办公室档案管理工作提供了多种创新途径。政府档案管理工作人员，面对政府机关档案繁杂的档案管理工作，需要及时更新理念完善相关的管理流程，并将信息化管理方式进行合理的引入，不断总结优秀的管理经验提高档案管理工作的效率。

关键词 信息时代;政府机关办公室;档案管理

引言

社会的发展带来了相关产业的技术升级，同时也为政府机关办公室档案管理技术的发展提供了有力支持。在政府机关档案中，档案管理部门应及时创新办公模式，合理运用档案资料规划各部门的工作内容，并达到政府机关档案内部之间的有效协调，促进政府机关档案不断适应当前的社会发展环境。

1办公室档案管理信息化的重要性

1.1 满足档案管理工作发展的需求

在以往的政府机关档案管理工作中，管理者将注意力过于集中于单位的日常管理中，导致了档案管理工作出现不被重视的局面。由于认知上的缺失，导致政府机关档案管理工作提升效率缓慢。在信息技术的发展背景下，档案管理工作务必改变传统的管理思想，将本单位的档案管理工作提升到标准化的流程，从而适应政府机关档案不断更新的需求，符合新时代政府机关档案提升办公效率的要求。

1.2 通过信息化管理提高档案管理效率

政府机关档案在运作过程中需要处理内部多个部门的相关工作，并促进政府机关档案符合行业发展的条件。在这种背景下，发展的基础是管理上的革新，而信息技术的生动直观优势也为实现档案管理工作的标准化提供了有效途径[1]。

2办公室档案管理工作面临的问题

2.1 管理理念的问题

在目前的政府机关档案管理工作中，档案管理工作的创新一直处于十分被动的局面，这主要是由于以往的政府机关档案过于注重短期使用效益，忽略了政府机关档案只有不断转型升级才能立于行业领先地位。在政府机关档案的管理过程中，大量生动的事例已经突出了档案管理工作的重要作用，因此，需要管理人员明确当前的工作任务，更新档案管理工作的管理理念，适应时代的发展。

2.2 管理队伍的问题

基于传统档案管理模式的影响，部门管理人员的工作方式过于陈旧，也忽略了自身专业技能的提升。未能对提升档案工作管理效率进行及时的调研。在政府机关档案不断完善信息技术设施的背景下，档案管理部门应将提升员工素质作为工作重点，并开展系统的技术培训内容。

2.3 信息系统的规划与设计落后

目前政府机关档案内部的管理工作涉及不同部门的多项内容，因此也会形成很多需要归档的资料。然而由于未能及时优化档案管理信息系统，造成了现阶段对于资料的收集不能及时完整，当政府机关档案出现新的组织框架时，相关的信息系统设计仍沿用落后的模式，这些都影响着档案管理部门工作的顺利开展[2]。

3信息化背景之下档案管理改革与创新策略

3.1 创新档案管理思维

随着政府机关档案档案管理部门意识到提升工作效率的重要意义，设计出符合政府机关档案自身发展规律的管理方式。在积累政府机关档案各部门数据资料的过程中，做好收集与归档的基础内容，从政府机关档案发展的角度发挥档案的调研作用。这就需要档案管理部门从领导层开始注重引进高效的工作流程，并向部门员工渗透提升档案管理效能的重要性，将信息技术与管理工作相结合，建立系统的档案管理模型。

3.2 转变档案工作的理念。

互联网信息时代的不断发展与进步，政府部门事业单位参与办公室档案管理工作人员，应该学会逐渐适应互联网时代档案管理发生的诸多变化，结合工作实际设计出切实可行的档案管理措。首先，管理人员应设置档案管理系统的自动排序功能，对收集到的档案进行合理的归类。其次，对于档案的整理要形成高效的使用流程，不仅要明确档案信息的对应性，还要方便各部门的查询以及利用，提高政府机关档案内部档案调研的工作效率。最后，要制定政府机关档案内部的档案归档制度，保证根据具体的工作流程进行文本档案的收集，为档案管理部门提供纸质依据，并为后续的电子档案制作提供基本材料。

3.3 加强档案管理设计规划和人才培养

在政府机关档案加大对档案管理部门的革新力度后，就需要适时规划部门的发展目标以及注重人才的培养，促进政府机关档案各部门查档工作的有效性。而对于人才的培养方面要注重政府机关档案内部的人才选拔，对于一些工作认真负责学习能力较强的员工要进行部门选调，及时和员工沟通对档案管理工作的具体看法。另外也可以依托于高校舉办的大学生社会实践活动，形成专业人才的引进策略，为政府机关档案建设一支年轻有为、专业技能卓越的管理人才队伍。

3.4 档案管理工作中需要注意保密工作

各政府机关的档案资料都是内部重要的数据基础，因此也需要档案管理部门制定明确的保密规章制度，保障政府机关档案内部资料的安全性。对此，档案管理部门要进行统一查询平台的建设，针对政府机关档案内部设立安全的内部局域网。对于档案的查阅环节，要根据政府机关工作人员制定具体的查询账号，保证所有的查询记录都有章可寻，形成浏览记录，保障档案查询工作的公开透明。另外，档案管理部门要做到日常的监督管理工作，定期进行平台的维护和查验，对发现的问题及时进行处理，保证档案资料的存储环境[3]。

4结束语

综上所述，政府机关档案的发展离不开各部门的通力协作，更离不开档案管理部门的制度创新。当政府机关档案管理部门制定了相关的发展决策后，往往需要总结历年的内部数据，以此进行前期的方案调研。为了适应新时代政府机关档案完善自身的需求，需要档案管理部门转变工作理念，在工作中积极探索，提升部门工作效率，并将有效的档案资料提供给管理者进行参考。

参考文献

[1] 张慧慈.信息时代办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].办公室业务，2019（4）：8.

[2] 冯海霞.对信息时代办公室档案管理工作的改革与创新分析[J].现代国企研究，2019（4）：55.

[3] 边迎秋.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究[J].电脑知识与技术，2019（2）：764.