基于PMBOK变更管理理论搭建试制变更系统

耿一飞 冯昊 刁琳 王昉

摘 要：样车试制阶段项目变更点频繁，更灵活、敏捷的项目开发周期对试制阶段的变更控制提出了更高的要求。原先的线下变更方式透明度差，效率不高，导致了一定程度的资源浪费。本文介绍了一种变更管理系统，在线上实现变更全过程，提升变更的响应效率、精确度与可追溯性。该系统可以进一步推广至各类行业试制。

关键词：样车试制 变更控制 变更管理系统

1 引言

样车试制作为车辆开发过程中实体验证的关键环节，存在着大量变更的风险与可能。变更包括但不限于工艺变更、零件变更、数模变更等等，以以往的项目经验来看，每年的变更数量级可能达到上万条。如何有效实施整体变更控制，减小项目变更的风险，提升变更的准确性、高效性和可追溯性成为了一项重要课题。

在《项目管理知识体系指南》（以下简称PMBOK）中对项目变更有着明确的控制方法。在敏捷型的生命周期中，要求在交付期间把变更融入项目，同时，它提出整体变更控制的方法，如图1。在变更流程中，遵循识别变更、记录变更、做出变更决定、跟踪变更结果的思路。

基于PMBOK理论，我们尝试创建了适用于样车试制活动的变更管理系统，强化对试制环节变更的有效控制，确保各项目变更的按时保质开展。

2 实施难点

在项目试制阶段，变更管理系统存在如下实施难点：

变更类别多样：不同变更类别有不同的变更模板、审批路径、关注点等，很难合并管理，不熟悉模板的申请人很容易填错导致返工浪费。

变更可视化程度低：变更申请以硬拷贝形式可视化程度低，业务链人员不清楚变更进展，带来了效率降低和资源浪费。

变更人为实施：变更均为人员实施，難以避免因人为失误导致的变更错误。

数据联动与优化：与物料（BOM）系统、车型配置、供应商信息等多个数据库进行联动，在界面中需要对十万级别的数据进行提取与读写，同时兼顾效率和用户体验。

流转节点的定制化与自动化开发：变更管理审批流涉及多部门，包括项目管理部/试验认证部/各子系统开发部门/制造工程/样车试制各功能块，节点的自动流转功能要对原生系统进行较大的定制化开发。

3 系统搭建思路

针对不同的业务需求和变更审批路径，共搭建三条系统分支，分别为负责数模变更管理的数模变更系统（MCR），负责工艺变更管理的工艺现场指导系（BSD）以及负责物料管理的物料变更管理系统（BCR），如下图2。系统在公司主页留下接口，方便申请人提交申请。

针对不同的变更管理需求，在系统中搭建模板，充分考虑填写的需求，在对应的单元格中设置必填、逻辑勾选等选项，避免填写错误导致的返工浪费，确保变更的质量与效率，如下图3。

审批流的搭建同样基于业务需求，整个变更过程（从申请→审批→传递→执行→确认）透明化，提升全业务链流转速度，如下图4。

变更全程和邮件系统打通，审批节点会收到邮件通知，提升审批、沟通、执行效率。系统流转完毕后触发“通知”功能，变更相关人员将收到变更实施通知，并具有变更查看权限，确保全业务链知晓变更情况。

通过系统联动功能，BCR的变更可以直接更新BOM，通过系统闭环实现变更执行确认，确保变更的精准度。系统留有表单导出、打印、数据存档等功能，方便现场传递。所有变更数据在系统中快速搜索、查看、导出，同时方便变更数据资产的积累与分析。

4 预计收益

基于系统目前的设定，预期收益将覆盖提质降本增效三方面：

提质：所有变更点线上管理，实现数据流闭环控制，提升变更准确性，所有变更历史纪录可精确追溯;

降本：线上运行节约纸张和耗材;

增效：线上系统在模板获取、申请创建、确认审批、变更传递、执行确认、数据积累等方面都有效率提升，线上较线下单个变更平均节省时间为39分钟，以全年5000个变更来计算，总计的工时节省可以达到3000小时以上。

5 后续计划

系统互联：变更管理系统目前的功能相对独立，可以通过系统互联实现变更的更精准的控制以及更自动化的变更传递，如与试制排产系统对接获取项目信息与传递反馈，与工艺系统对接直接跟踪变更的实施，与暗灯系统变更直接变更暗灯板状态等，如下图5。

功能优化：进一步收集使用方的需求，优化功能和使用体验。

扩展延伸：扩展到其他梳理变更流程，通过标准化作业要求提升各环节变更的规范程度与可视化程度，打造科室/各股规范化的变更平台。

参考文献：

[1]Project Management Institute.Project Management Body Of Knowledge[M].电子工业出版社出版：北京，2018：1.

[2]魏俊，李冬梅.浅论PMBOK项目管理知识在工程监理实务中的运用[J].项目管理与工程咨询，2015，11：29-31.

[3]韩健美.上海通用汽车工程变更管理[J].企业技术开发，2015，34（10）：46-48.