医学院校留学生校友档案信息化管理

何媛媛

摘要：随着大数据与信息技术的发展，高校校友档案的管理受到社会群体的广泛关注与重视。其中，医学院留学生的校友档案更是宝贵的资源与财富，而建立留学生校友档案既能够便于校友联系，为医学院的留学生校友提供便捷的服务，促使他们更好的回馈高校，推动医学院教育发展。所以要顺应时代的潮流，将信息技术融入校友档案资源管理中，促进校友档案向网络化与信息化方向转变，帮助与服务校友更好的了解与融入社会，让他们感受到母校的情怀，使得他们自主的回报医学院。本文对校园档案信息化管理存在的问题与意义进行分析，并对具体的管理路径进行了探究。

关键词：医学院;留学生;校友档案;信息化管理

在现代化信息潮流下，诸多院校已经开始注重校友档案管理方式的变革，但是受到多种因素影响，在留学生校友档案信息化建设中出现一系列问题。从医学院留学生校友档案建设出发，具体在设备建设资金投入上存在问题，一定程度上阻碍了医学院档案管理体系向信息化发展。这就使得高校间硬件设备中形成差异，阻碍校友档案信息的分享与传递，难以形成与资金配备与工作标准相统一的档案体系，致使档案信息化管理流于形式。

医学院的医学档案馆内掌握了留学生在校期间的参与活动与各种评比的记录，能够为校友档案的建立与校友资源的开发提供数据保障。而具体的校友档案管理方式一直以传统方式进行资源管理，传统管理方式向信息化管理方式的过渡对工作人员的计算机素养要求较高，但长期运用传统管理方式的人员往往缺乏一定的信息素养与能力，其专业能力往往无法达到信息化管理的要求。同时，医学院内尚未构建起专业的信息培训与继续教育，限制了档案管理人员信息素养的提高，也就无法确保档案信息化管理取得实效。

立足于院校内档案资源建设，医学院留学生校友档案信息化管理模式要围绕档案信息化管理为重点推进目标，密切关注与了解医学院师生与留学生校友的需求，充分利用医学院的发展资源与人才优势，加大留学生校友档案资源的开发与利用，利用留学生校友档案信息化管理来推动院校内容的工作的开展。而留学生校友档案信息化管理主要体现在建设资源共享平台，通过提高人员的计算机网络水平，促进医学院内档案管理水平的提高，确保院系内对留学生校友资源的共享。

基于留学生校友档案资源信息的录入，工作与管理人员能够借助网络技术进行信息化管理，快速检索与调取校友所需的资源，极大程度的缩减了资料的查找时间。同时，计算机具有简便信息录入方式，使得档案信息管理的时效性得到提高。其次，在档案信息被录入计算机后，管理人员可直接采取档案信息加工，为他们的工作节约了二次文献的加工时间，让医学院内留学生校友档案管理极具学实效性。

依据科学的调研数据显示，诸多高校传统的校友档案管理模式往往存在很多漏洞与不足，医学院内的留学生校友档案被定为非公开资源，这就给限制了院内师生对这部分资源的开发与利用，无法体现出校友资源档案建设的目的。而经过信息化整合与管理的校友资源，实现了传统管理模式向信息化管理模式的转变，管理人员可发挥出网络信息技术的共享属性，支持教师与学生对校友资源进行科学开发与管理，在发挥充分校友档案信息资源的实用价值的同时，更为教师与学生们提供了便捷的共享网络窗口与平台，提高资料信息的查找效率。

从医学院有效档案信息管理出发，要着力构建符合学生实际需求的留学生校友档案信息服务体系，形成一整套完整的信息化操作系统。这一数据系统要实现搜集、查询与留学生校友信息资源共享等功能，让校友档案管理工作取得一定进展。依据调研分析发现，医学院内校友档案信息服务体系的构建重在数据库的建设，需要数据库来实现留学生入学数据、学籍信息、毕业信息和毕业生档案等信息的录入与搜索功能，将学籍变动、入学登记表、大学成绩表、奖惩记录等信息，在毕业信息主要涵盖了毕业名册、就业信息等，留学生可通过校友来浏览所需信息与档案。

医学院的档案信息管理工作要注重服务质量，管理人员在推动档案信息化管理进程的同时，要正确认识留学生校友档案管理对医学院与校友发展的重要价值。要充分发挥信息化管理优势，积极进行留学生校友信息资料的采集、发布网络归档等，将留学生校友在校表现加以真实记录。网络信息化的管理系统也为校友间的交流与合作提供了便利，在建设信息化档案信息管理数据库时，工作人员要以多元化思想为引导，结合新时代社交与合作需求，科学合理设计并添加留学生校友档案的功能，如通知公告、校友风采、校友论坛、校友捐赠等网络模块。

为保证留学生档案资源的信息化管理，医学院要设置专属的部门或科室，安排具备一定信息素养的工作人员进行校友档案的搜集，并形成专业化的档案管理规章制度。具体而言，档案管理部门在建设信息化管理规章中，要密切联系医学院的校友办公室，及时关注与了解校友的最新動态，档案管理部门更要协同校友办公室分析与研究现行的档案管理体制，并依据信息化管理的发展趋势，制定出契合医学院校友档案归档的实施细则，划分出留学生档案的整合与搜集方式，确定移交时间。同时，要关注到专业人才的引进与培养，不断加强留学生校友档案管理部门的整体信息素养。

在留学生的校友服务机制上，要从信息资源的公开、共享等方面进行机制的创新，建立起适合医学院留学生用户的信息化共享平台，将留学生的电子档案信息进行汇集。对于具有利用率高、指导性强、保密性要求低校友资料，可以进行小范围的资源开放，严格实施保密细则。此外，医学院的档案部门应协同校友办，共同组织多样化网上的文化主题活动，积极搜集留学生校友档案，可组织校友参与网络平台上的口述档案征集活动、留学生座谈会与校友聚会等，更要抓住医学院庆的机会，大力宣传校友档案资源归档的重要性，促使他们踊跃进行校友的录入与共享。

基于以上阐述可得，医学院要正确认识到留学生校友档案信息化管理的重要性，在国家先进指导思想下，进行档案资源管理的信息化建设，不断提高院校的现代化档案管理能力，为更多留学生提供便捷的服务。通过建立信息化校友档案管理平台、完善信息化管理的规章制度与建设多层次共享平台的方式，最大限度发挥留学生校友电子档案资源的价值，及时沟通留学生校友与医学院的联系，为高校吸引校友捐赠奠定基础。

参考文献：

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2014年广西研究生教育创新计划课题“西部地区医学院校外国留学生教育管理模式探讨 ”（JGY2014031）