自然资源档案的特点及管理工作实践路径思考

汤沛淳

摘 要：自然资源档案就是记录了自然资源管理过程中相关历史内容的文件，为科学规划资源配置提供了有力依据，因而在资源管理部门中的重视程度逐渐提升。但是社会经济及现代信息技术的快速发展为自然资源档案管理工作带来了极大挑战，其中存在的问题也愈发突出。本文从自然资源档案的特点入手，探究其存在的诸多问题及针对性解决措施，以期为自然资源档案管理水平的提升提供资料参考。

关键词：自然资源;档案管理;实践路径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 13-0-02

在国家档案中，自然资源档案占据极为重要的位置，其中包括各级资源管理部门在执行各项工作时涉及的各类资料，既包括文字资料，也包括声像资料、图表资料等，价值性高[1]。合理管理自然资源档案既能够为资源合理分配、社会健康发展奠定坚实基础，还能够为各项工作提供法律相关依据，提升各种复杂纷争问题的处理效率。但是社会经济的发展使得自然资源管理工作更加复杂，经济及现代科技的进步也为其提出了更高要求，特别是国家新一轮的机构改革，将建设规划、海域资源管理、林权登记等职能合并到国土资源部门，重新组建成立自然资源部门，使随之而来的档案管理面临更多挑战。对此，相关管理部门必须认清发展形势，及时发现管理过程中存在的各项问题，树立科学有效的管理理念，以实际发展需求为基础，吸收各方经验，合理控制自然资源。

一、自然资源档案的特点

（一）长期性

实施科学有效的自然资源档案管理并非易事，这是一项兼具系统性和专业性的庞大工程，工作人员在实施档案的整理和管理时需耗费大量财力、物力及时间，甚至存在部分档案需花费多年时间实施管理的现象，这就决定了自然资源档案管理具有长期性特点，档案编制需要耗费大量时间[2]。以土地资源管理中的农村地区管理为例，因农村土地资源分配与农民利益息息相关，因此，在农村地区土地资源处理中，相关工作人员不仅需要严格核查相关资料信息，还需要切实展开测量工作，以科学的方法和手段实施计算和测量，确保工作万无一失。这样一来，农村地区土地管理所需时间长、所耗精力大，工作人员的工作压力也不断加大。

（二）易变性

在自然资源档案管理中，地籍管理是其中一项重要工作内容，且在原先的国土资源档案管理中占据的比重较大，该部分档案涉及内容较为繁杂，且存在可变性特点。以地籍信息管理为例，其与人们的工作、生活、生产有着十分密切的关系，但随着经济社会的不断发展，短时间内地籍就可能出现变动，因此，有关部门必须树立正确管理理念，做好地籍档案管理更新的准备，确保地籍信息的准确性、及时性以及有效性，为之后信息的核对和决策的实施提供更加坚实的保障[3]。

（三）重复性

现在的自然资源部门比原先的国土资源部门职能更多，档案涉及的内容就更为复杂，各分支之间均存在一定程度的联系和重合，因此，档案管理在具体内容上就会呈现出重复性特点[4]。如土地资源管理，在对某块土地进行审批时，首先工作人员要对该块土地所涉及的相关档案进行系统搜索和查阅，在此过程中也会涉及其他方面的档案信息查询，其中内容的复杂性和涉及的广泛性就要求多个档案管理部门同时进行信息核对和资源审批工作，此时资源档案管理工作的分散性也会加剧后续档案管理工作中内容的重复性。

（四）时效性

自然资源管理还包括对于土地资源、海域资源利用时所产生纠纷的解决，若想科学处理矿产纷争、海域纠纷、土地纷争，就必须对资源所涉及的档案信息进行搜索，以此作为处理纠纷的有效证明。拿土地资源中的農村地区自占耕地来说，只要有系统国土资源档案作为支撑，相关工作人员就可以研究和分析自占耕地的实际状况，进而提升对于耕地资源的保护性[5]。自然资源档案管理在多数情况下都具备时效性特点，因此，工作人员需要对自然资源进行系统整理，确保资源信息的实时性和有效性，只有这样才能够充分发挥自然资源档案在解决土地海域纠纷、保护自然资源等方面的积极意义，确保自然资源档案有效性的发挥。

二、提升自然资源档案管理质量的意义

（一）减轻档案管理人员压力

社会经济的发展、机构改革决定了自然资源管理部门相关信息资源的猛增，自然资源档案管理人员的工作量和工作压力也急剧增大，提升信息资源管理的有序性和档案管理质量可以在极大程度上提升各部门工作效率，有序应对各项突发事件，在任何情况下最快搜寻所需信息，进而减少档案管理人员工作量，进而提升整个自然资源管理部门的工作质量和效率。

（二）为各向决策提供依据

档案管理最大的作用之一就是为各项决策的制定提供准确、科学的资料参考，自然资源档案管理同样如此。因数据资源均来自自然资源各项工作过程中，因此，提升档案管理质量可以在部门制定各项决策时提供更加高质量的科学参考。

（三）记录档案管理部门工作

对部门工作进行记录是档案管理工作的基本内容之一，对于自然资源管理部门来说，档案管理是对于各项工作的系统详细记录，其中既包括管理模式和原则，又包括管理理念和具体工作流程，在之后需要进行工作内容和形式的优化时，高质量的档案管理将为其提供更加有效的治疗[6]。

三、自然资源档案管理的现状

（一）创新意识淡薄

在相当长的一段时间内，人们对于档案管理工作的重视程度并不高，原先的国土资源档案管理也是如此，特别是现在自然资源部门的组建，面临的档案种类更多、更复杂，相关工作人员只是将其作为普通资料进行整合，工作形式守旧单一，创新意识淡薄。实际上，自然资源档案管理与其他管理工作相比内容更加复杂和繁琐，历史信息的长期性和记录内容的广泛性使得档案管理工作琐碎繁杂，人工记录的传统工作方式并不能满足高质量档案管理需求，长时间发展也会导致档案管理漏洞百出[7]。档案管理工作质量低下不仅不会对自然资源管理部门工作提供积极指导，甚至还可能会对其造成阻碍。另外，当管理人员并没有将工作置于重要位置，创新思维有待提升，在该部分人员看来，档案管理工作是相对独立的，与其他工作并无明显的关联性，这就致使档案管理有效性低下，管理部门处于孤岛位置，档案管理成为无用功。

（二）人员素质有待提升

现代信息技术的进步使得档案管理信息化成为最主要发展趋势，这对档案管理人员提出了更加严格的要求，除具备扎实的档案管理专业素养和技能之外，档案管理人员还需熟练操作计算机。不仅如此，自然资源以及专业相关知识、外语知识的掌握程度也被提出了要求，这一要求的最主要目的就是为了避免出现工作人员因对自然资源认识不足，造成高价值参考资料遗漏的情况[8]。另外，高强度的工作使得部分档案管理人员负面情绪增多，对于档案管理工作耐心不足，甚至出现排斥情绪。这不仅可能会造成档案管理效率低下，还可能致使重要档案的损坏和丢失，档案价值也可能因此受受损。

（三）相关体制有待完善

要想做好档案管理工作就必须需要相对完善的档案管理机制为其提供保障，一般相关法律法规出台后都需要根据具体情况进行更深一步的完善和修改。不仅如此，我国目前缺乏全国性的自然资源档案管理标准，档案管理的内容和数量通常由业务部门决定，其中极为可能存在信息遗漏或信息不对称情况，所有这些都需要更加系统化的机制进行解决，否则极易造成各部门、各地区之间职责分界模糊，自然资源档案管理质量低下。

（四）档案管理信息化程度不高

信息技术的飞速发展使得各项电子设施愈发普及，档案管理信息化成为最主要发展趋势。社会经济的飞速发展和机构改革使得自然资源档案种类愈发繁多，传统的人工管控早已不能满足需求，部门必须依靠信息化、网络化，顺应时代发展需求，但其中一大阻碍就是现代化信息设备制备不全，基础设施落后，使得档案管理信息化更加困难。这在一定程度上增加了管理人员工作量，在对档案信息进行查阅时也需要大量时间进行信息搜索和锁定，极大降低了档案信息管理的使用效率。

四、提升自然资源档案管理工作实践路径

（一）创新管理理念

突破传统管理模式束缚树是实现自然资源档案管理质量的提升的前提条件，应树立档案管理的创新意识，改变档案管理传统模式，将相对落后的人工收集整理资料转变为电子化收集，单一的文字档案也可增添影像等多媒体形式，这样可以有效减轻档案管理人员工作量，提升档案管理效率，缩短档案信息查询时间，减少人力、物力以及时间的浪费。另外，自然资源部门也要打通各个部门之间的屏障，提升各部门档案的交流和沟通，保证档案的完整性、系统性、有效性。

（二）加强档案管理人员培训

若想实现档案管理人员专业素质和能力的提升，自然资源档案管理部门必须做到以下几点：①定期对档案管理人员实施专业培训。因自然资源管理工作的特殊性和专业性，管理人员在实施自然资源档案管理时必须具备一定的专业素养，这就要求部门定期展开专门培训，其中不仅包括对于档案管理工作的培训，还包括对于自然资源专业内容的指导;②提升人员保密性。自然资源档案涉密性很强，这就要求档案管理人员必须具备极强的保密意识，部门需要对档案管理人员进行培训，提升人员责任意识和自律意识;③提升人员工作熟练度。档案管理工作操作性强，档案管理人员必须提升对于档案管理工作的熟练程度，其中既包括档案信息的收集整理，也包括分析鉴定、立卷及著录工作，提升工作效率;④制定奖惩制度和工作考核制度。部分需要定期对档案管理人员进行工作考核，对于表现良好的人员给予适当的奖励，其中既可以是物质奖励，也可以是精神奖励，而对于工作表现不佳的人员则应实施相应的惩戒，鞭策其不断提升工作能力和责任意识。

（三）完善档案管理体系建设

完善的管理体系是档案管理工作正常进行的保证，因此相关部门必须重视自然资源档案管理相关体制机制建设，明确划分各地区、各部门的职责，保证各部门既密切配合又权责分明，共同努力，实现档案管理工作质量的提升。与此同时，应注意体制机制的灵活性，根据地區差异适当调整具体工作内容，既有统一指导标准，又有灵活管理应用体系。

（四）加强档案管理信息化建设

信息技术发展大背景下，档案管理信息化成为必然，各地、各部门必须重视现代化设备的置办，为数字档案的建设提供硬件基础，通过档案管理信息化完善各项审批工作系统，减轻人员工作压力，有效整合各项资源，实现各地区、各部门档案的统一管理，缩短档案信息查询时间，通过档案数字化的建立更好发挥档案管理对于自然资源管理工作的积极意义。

五、结语

自然资源档案管理并非一蹴而就的工作，而是一项兼具系统性和长期性的巨大工程，在解决自然资源纠纷、更好推进资源规划方面起着极为关键的作用。经济社会的快速发展以及现代信息技术的不断更新都对自然资源档案管理工作提出更加严苛的要求。档案管理必须实现便捷化、标准化、信息化、专业化，认清自身在发展过程中存在的人员素质不高、体系有待完善、设备落后等诸多问题，通过创新管理理念、加强档案管理人员培训、完善档案管理体系建设、加强档案管理信息化建设等措施实现档案管理工作相科学化和规范化方向发展，更好发挥档案管理对于决策制定的指导意义，推进自然资源管理工作质量进一步提升。

参考文献：

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[2]余松艳.国土资源档案数字化质量监控问题的分析与研究——以宁德市国土资源档案管理中心为例[J].兰台内外，2019（27）：33-34+11.

[3]王协舟，胡诚，何长英，童庄慧.国土资源档案数字化加工调研报告——以某市国土资源馆藏档案为例[J].档案学研究，2019（03）：77-82.

[4]杨静.国土资源档案管理中数字化管理的实现与适用性分析[J].中国民族博览，2019（03）：249-250.

[5]林四海，钱忠仁.管理智能化 服务快捷化——东台市国土资源局高质量推进档案管理与服务[J].档案与建设，2019（02）：65-66.

[6]田晓波.高效的数字化档案管理——龙山县国土资源局数字档案工作经验侧记[J].档案时空，2018（11）：38-39.

[7]施继业.数据全面 应用广泛 共享顺畅——缙云县国土资源局全力打造“国土云服务”时代[J].浙江国土资源，2018（05）：14-15.

[8]张树武.淡泊人生名与利 只为兰台增光彩——记七台河市国土资源局档案管理员王波[J].黑龙江档案，2017（05）：108-109.