信息化在教育类档案管理中的应用研究

翟发强

摘 要：在我们的日常生活中手机、电脑、掌上平板等电子工具处处可见。这些电子科技产品的丰富，将世界上来自各地、多种多样的新闻信息都带入了我们的生活。信息具有很强的共享性和传播性在网络技术的帮助下得到更大的彰显，促进教育类档案管理工作在科学技术的帮助下实现信息化管理，一方面能够使得教育类档案的管理效率得到增强，提高对教育类档案的使用效率，另一方面为档案管理工作人员减轻了工作负担，使教育类档案的管理方式得到优化，对教育单位的档案管理工作起着潜移默化的影响，推动其实现更进一步的调整改革，是当代社会对教育类档案管理工作的需求。本文探讨教育类档案管理工作中对信息化技术的应用。

关键词：信息化管理;档案管理;教育类档案;管理现状;信息化途径

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 13-0-02

现在的课堂教学受到了科学技术发展的影响，在开展教学的过程中逐渐地应用更多的现代多媒体技术，实现教育的信息化。教育类档案管理工作也应该以此为学习目标，借鉴其经验，在档案管理工作中采用相关科学技术实现管理信息化。而根据当今教育类档案管理工作中存在的問题，依然对实现信息化结果有所阻碍。信息化时代下，学校的档案管理工作也需要产生相应的变化，如何进一步提高信息化时代图书档案管理能力，也成为许多学者关注的重点。[1]在学校发展的过程中，档案信息化的建设和管理正在如火如荼地展开，其主要目标就是为了能够提高档案管理的质量和效率。但是，从另外一个角度来看，在学校档案的信息化建设和管理中，却始终还存在着一系列的问题。要想提高档案管理的质量，还需要积极地采取有效措施来进行解决。[2]本次研究分析在教育类档案管理工作中存在的问题，根据自身的工作体会，分析档案管理实现信息化的重要意义，并探索解决这些现存问题的有效途径，以期实现更好地管理工作信息化。

一、当代教育类档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理工作未得到管理人员充分重视

素质教育的理念逐渐地深入人心，但是在教学的过程中依然有部分老师还保留着传统的教育观念，这一部分教师受传统观念的影响比较深，一时难以在短期内直接抛弃传统的应试教育思想。这种传统应试教育观念不仅影响着教学工作者，在学校的领导层面也存在着这类思想的深刻痕迹。这些具有学校领导权力的工作人员的管理思想是以学生的成绩为标准，只要学生的成绩好，就证明学校的管理是正确有效的，是成功的。这样的管理思想无疑会将重点都放在提高学生的成绩上，而对于档案的管理工作则会忽视其重要作用，在学校的政策方面也不会往档案管理工作层面提供支持。忽视档案的管理工作会造成长期的文件堆积，造成档案的丢失等问题。对于档案的记录等工作则会增重负担。特别是一些重要的教学资料、教学经验的总结等文件如果得不到合适的保存，那么在将来就会造成学校教育资源的损失，严重地影响到档案的安全与完整。

（二）教育类档案管理方式缺乏科学性

在教育单位的档案管理工作中，其采取的方式依然是传统的形式，较为落后。例如，我们在查找档案中的相关文件时，由于管理方法落后，缺乏先进技术，在查找的过程中就需要按照文件摆放的序号来查找文件。只有我们无效率地一个接着一个的查找目标文件，才有可能会找到所需要的文件。或者只有在找不到之后才能够得知相关文件或被外借。在这样一个查找过程中，需要大量的时间，人手多则会提高一些工作效率，但是另一方面则会造成人力资源的浪费。这样传统的档案管理方法依旧存在于教育单位的档案管理工作中。如果能够实现各类档案的信息化管理，那么在查找文件信息的时候我们就可以通过数字等形式直接得到，而不必再用很多时间浪费在查找过程中，这些省下来的时间能够让这些工作者将经历投入到更加广泛的领域中，为学校的发展做出更大的贡献。由此可见，在传统管理方法的影响下，教育类档案管理工作具有较大的困难性，档案的利用率会降低。在面对愈加频繁的检查与评审工作时，传统的教育类档案管理工作方法会形成对管理工作人员的直接压力。

（三）教育类档案管理工作人员专业水平低下

在教育单位的档案管理工作中，通过对从事该工作的工作人员的调查我们发现大多数的相关工作者并非主修专门的档案学知识，有很大一部分工作人员是兼职工作者，在心理态度和时间精力上不具备优势。或者是由文化水平程度不高的年龄大的人员来从事该项工作。虽然说档案的管理工作主要是对档案进行分类、查找、外借登记等，但是其中却需要很多的技术性工作，且对工作人员的细心、耐心、责任心等方面的要求极高。倘若工作人员稍有不慎，遗漏档案的归放、记录等，就会造成档案的丢失，使学校的管理工作得不偿失，造成更深层次的损失。

二、实现教育类档案管理信息化的积极作用

（一）实现档案管理工作效率的提高，为学校发展节省资源

在教育类档案管理工作中采用先进的科学技术，例如条形码、二维码等技术的应用，实现档案管理工作的信息化，能够极大程度地提高档案管理工作的效率。在这些信息技术的帮助下，相关工作人员查找档案的信息就会变得更加方便快捷，能够实时查询到有关档案的信息，时刻了解档案的动向等，提高档案管理工作的质量，减少档案缺失、乱序等不良现象的产生，使档案具有更有力的安全保障。在信息化技术的帮助下，原本依靠人工进行的档案整理、收集等工作都会逐渐地降低繁琐程度，简化工作程序，这无疑会提高教育类档案管理工作的效率，提高工作质量。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快捷路径。[3]

（二）提高档案的利用率及使用寿命

在档案的信息化管理过程中，实现档案的电子化相比原本的纸张保存来说具有更大的安全性。电子数据可以依靠计算机技术进行维护、加密等工作，特别是在外借的过程中能够减少对纸张文件的翻阅，从而能够延长档案的使用寿命。对于纸质的档案文件来说，其保存对环境条件有一定的限制，例如纸质的文件不能够保存在潮湿的地方，需要做到环境干燥且远离火源，做好防水的装备。这样的需求会增加档案管理的成本，也会增加管理工作人员的负担。而将档案转化为电子信息，一方面对环境的要求并不高，储存方便，能够提高档案的利用率;另一方面则能够节省更多的纸质资源，减少对木林资源的使用，符合环境保护政策的要求，能够为环境保护做贡献。

三、教育类档案管理实现信息化的途径

（一）提高对档案管理的重视程度，提高工作人员素质

科学规范做好档案的管理和利用工作，才能不断适应新时代档案管理工作的新任务、新要求。[4]在教育单位的档案管理工作中，有些领导层面的工作人员没有形成对档案管理工作的正确认识，没有形成对档案管理工作高度的重视。因此，在教育类档案管理信息化过程中，首先就要做到提高重视程度，形成正确的认知，不能仅仅将学生的成绩作为学校管理水平唯一的考核标准。其次，为了提高档案管理工作质量，更加顺利地实现档案管理的信息化，学校应当做到选择具有较高专业水平的人来从事这份工作，提高档案管理工作人员的素质，同时要做到加强对档案管理工作人员的培训，督促他们积极地学习计算机技术，掌握更加专业的现代化知识，提高业务水平，重视对档案管理工作人员责任心等维度的考察。

（二）加强档案安全管理工作的力度

在教育类档案管理工作中，为了提高管理工作的质量，档案文件资源的安全必须得到更好的保障。在传统的纸质文件管理中，有对环境条件的要求，也有管理上的不便。实现档案文件的电子信息化，虽然能够节省更多的空间资源，提高档案利用率，且数据储存对环境没有特殊要求，但是在电子信息化的过程中也必须提高对档案安全管理工作的重视程度。在网络时代，数据丢失或泄露的现象已经屡见不鲜，一方面是技术性失误，另一方面则是有黑客的攻擊与盗取。档案文件中有很多重要信息，在档案管理信息化的过程中需要做到不断地完善计算机技术，引进先进的设备，做到对电子设备的经常性维护与检修，做好数据备份。其次，还需要做到提高工作人员的思想品德素质和技术水平，加强档案的安全技术采用力度，设置安全性高的权限。

四、结语

教育类档案管理信息化应以智能化的手段对现有的档案管理模式进行历史性的改革，来提升档案管理的成效性，以确保工作质量。[5]

参考文献：

[1]刘子剑.信息化时代图书档案的管理研究[J].科技风，2020（04）：01.

[2]卢静华.探析农业档案信息化的建设与管理[J].传媒论坛，2020 （04）：01.

[3]刘宇霞.浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新[J].中外企业家，2020（04）：01.

[4]柴国栋.浅析新时代档案管理工作的科学化[J].青海教育，2020 （03）：01.

[5]王霞.档案信息化管理的实现策略探讨[J].中外企业家，2020（03）： 01.