公立医院人事档案管理常见问题及对策

李结映

摘 要：人事档案管理是公立医院人力资源管理的重要组成部分，是公立医院人力资源规划的重要依据，同时对医院选人、用人具有参考作用。目前公立医院人事档案管理存在资源投入不足、专业档案管理人员不足、业绩材料收集不足和信息化程度低的问题，通过对问题的分析和总结，认为公立医院应该对人事档案管理工作提高重视，增加资源投入、培养高素质人事档案管理人才和创新人事档案管理方式，使人事档案工作更加高效地服务于医院的管理工作。

关键词：人事档案管理;公立医院

人事档案管理是公立医院人力资源管理的重要组成部分，是公立医院选人、用人的重要参考资料之一。做好人事档案管理工作，能够提高医疗卫生人才使用效率，更好服务于临床工作。目前我国医疗卫生事业加速发展，医院专业技术人才流动性增强，给人事档案管理带来一系列问题，大大降低人事档案管理工作的效率，不利于医院的后续发展。因此，医院需要规范人事档案管理，发挥档案管理的作用，实现医院人才的可持续发展。本文将结合医院人事档案管理工作实际，明确人事档案管理的重要性，并对医院人事档案管理中常见问题进行归纳，提出相应的对策。

一、医院人事档案管理工作的重要性

1.医院人力资源规划的依据

人事档案中完整记载了本人学习、工作、专业技术职称、嘉奖情况等内容，有利于医院人力资源部门了解医院员工的能力、资历等特点，人力资源部门通过统筹全院专业技术人员、行政管理人员和后勤人员的人事档案信息，能够很大程度上掌握目前医院的人力资源结构、优势和不足之处。一方面，通过对整体人力结构和人力素质的了解，结合医院未来的发展规划，有助于制定合理的人力资源规划方案;另一方面，通过了解员工的个人履历特点，能够针对其不足之处提供有针对性的建议，为员工培训提供参考，完善员工的职业发展规划。

2.医院选人、用人的重要参考

公立医院属于事业单位，在干部的选拔和任用上需遵循国家颁布事业单位干部选任相关政策法规。目前以笔者所在广东省为例，对干部任免很大程度上仍需对候选人的档案情况进行核查，如对“三龄两历一身份”等信息核准。人事档案记录了干部学习、工作、资历各方面的信息，能够反映干部政治品质、工作业绩、是否有违纪违规的行为等具体情况，具有一定的法律效用，已经成为公立医院选人、用人的重要依据和参考。

二、现阶段医院人事档案存在的问题

1.资源投入不足

干部人事档案具有机密性，按照《干部档案工作条例》规定：人事部门及其干部人事档案工作机构应按照有关标准要求建设干部人事档案库房，加强库房安全管理和技术防护。档案数量少的单位，也应当设置专用房间保管档案。阅档场所、整理场所、办公场所应当分开。由于公立医院主要从事医疗服务工作，在场地有限的情况下，优先服务于临床医疗，大部分公立医院连独立的人事档案库房都很难配备，更不能提供单独的阅档场所、整理场所[1]。

2.专业档案管理人员不足

按照中组部要求，机关及大型企事业单位每管理一千卷干部人事档案，应配备一名专职档案保管人员，以保证档案管理工作的专业性。但目前人事档案管理工作在公立医院中未受到足够重视，人事档案管理人员多为兼职人员。一方面，兼职人员需在完成本职工作前提下再进行档案管理，无法专注于档案管理工作;另一方面，上级部门很少举办人事档案管理的相关培训，造成管理人员对档案管理知识的脱节。

3.業绩材料收集不足

医疗卫生人才是医院人力资源的主要组成部分，主要承担医疗诊治、科学研究、教学等工作，其工作范围和性质已大大超过传统干部档案所涵盖的范围。在人事档案管理中，除了学历经历、职务职称、党团活动以外，还应该收集体现其科研业绩成果和教学成果等相关的档案资料，才能更好的体现人事档案的人才评价作用[2]。然而，目前各大公立医院的专业技术人员人事档案中，一般不将科研、教学的业绩资料作为存档对象，难以全面服务于人事档案作为选人、用人的参考职能。

4.信息化程度低

信息技术的发展提高了公立医院医疗信息化程度，相比之下，人事档案管理大多还停留在纯手工的工作状态中。手工操作不仅效率低，而且由于频繁翻阅或存放不适当，对纸质资料损害也会加重，不利于档案的保存。另外，虽然一些医院在进行信息化建设的过程中购买人事档案系统，但由于缺乏专职档案管理人员，档案电子化工作难以完成，日常档案信息更新也会存在滞后性问题[3]。

二、加强医院人事档案管理的对策和建议

1.提高重视，增加资源投入

由于档案工作不能直接产生经济效益，导致医院长期对人事档案管理工作缺乏重视。对此，医院领导层和人事档案管理部门应加强对中组部《干部档案工作条例》的学习，明确档案管理工作要求，并为档案存放、查阅和整理提供足够的空间和资源。其次，还需要投入人力资源对现存的人事档案信息进行整理，在确保每份个人档案中学习和工作履历、职务职称、党团活动、所获嘉奖等基本信息以外，对于高层次的医疗专业技术人才，还应该补全其科研成果、教学成果等业绩资料，让每份档案都能充分、全面地展示个人情况，让简单的档案管理能真正地为选人、用人决策进行服务。

2.培养高素质人事档案管理人才

高素质的专业人员是做好人事档案管理工作的基础。人事档案管理工作涵盖档案的建立、接收、保管、专递、统计和保密等，工作内容即机械有略显枯燥，因此管理人员必须具备高度的责任心。其次，对负责人事档案管理的工作人员要定期进行培训，帮助他们理解人事档案管理的基本要求、新技术和新规定，更好地完成档案管理工作。最后，医院要重视档案管理人员晋升等需求，对于符合条件者，要鼓励他们参加档案专业的职称评审和聘任，保障档案管理人员的各项福利待遇。

3.创新人事档案管理的方式

《干部档案工作条例》对数字档案有作出相关规定，人事档案在保证真实的前提下，可以通过扫描等形式对图像进行保存，供电子查阅。此外，公立医院还应该引入人事档案电子管理系统，对职工个人信息进行文字整理后录入系统，并与医院信息系统进行对接，更好的运用人员数据，服务于人力资源规划工作。在对人事档案信息化的过程中，要严格执行内外网物理隔离制度，保证档案信息的保密性和安全性[1]。

综上所述，人事档案作为医院人力资源规划的重要参考，对医院选人、用人具有重要的辅助功能。医院应该提高重视程度，将档案管理工作纳入医院常规发展中，通过增加资源投入、培养高素质人事档案管理人才和创新人事档案管理方式，提高人事档案的信息化水平，为医院的持续发展提供动力。

参考文献：

[1]耿江.公立医院干部人事档案管理创新路径[J].山西财经大学学报，2020，42（S1）：49-50+52.

[2]吕鹏娟.高层次人才流动背景下高校人事档案管理中的常见问题及对策[J].档案管理，2019（03）：88-89.

[3]黄昆.人才流动环境下高校人事档案管理模式探析——以江苏淮安高校为例[J].档案与建设，2019（04）：56-58.

通讯作者：束中豪