企业数字档案室建设的实践与思考

汪友波

摘 要：当前，随着我国信息化建设进程的不断推进，我国的各大企业开始着手建设数字化、现代化的档案室。信息化的管理方式以及数字化的建设已经成为现阶段最具代表性科学管理方式，同时也是企业实现可持续发展的重要目标。相较于传统的企业档案室，现代化的数字档案室大有裨益。依托于高新技术，能够有助于档案室馆藏档案数字化的实现，有助于实现信息资源的共享，有助于信息传输的自动化。但是现阶段的企业数字档案室在建设的过程中仍然存在诸多问题，严重制约着建设活动的有效开展。基于此，本文通过介绍当前数字档案室建设的背景，详细分析了目前企业数字档案室建设过程当中所面临的困难与矛盾，并结合实际提出了一系列关于提升企业管理水平，促进数字档案室建设的有效应对措施。

关键词：企业管理;数字化档案室;建设与实践

引言：随着我国现代化信息技术的不断发展，数字档案室的建设逐渐提上日程。大数据背景下，企业要想在激烈的市场竞争中占有一席之地，就需要加强建设与管理。數字档案管理作为现代化信息时代进行综合管理的重要手段，是企业进行优化决策、科学管理的重要方式。建设数字档案室应该与时俱进，及时发现在建设过程中所面临的问题与矛盾，并从多方面、全方位角度去分析与解决。不论是对数字档案室技术方面的升级，还是对数字档案室管理方面的创新都应该加强重视，在结合现代化信息技术与网络技术的基础上，不断提升企业的整体管理水平与效能，已达到促进自身综合竞争力的最终目标。

一、适应企业发展需求，各阶层大力支持数字档案室的建设

传统企业档案室在管理方式与馆藏内容上的问题愈发暴露。经常面临着资金筹备不住、数字专业化人才稀缺、档案安全与信息质量不高等问题。因此，伴随着信息化时代的到来，数字化、信息化、网络化的管理对档案事业的发展产生了深远影响，并逐渐成为馆藏档案的重要构成，为企业的档案管理以及科学决策提供了有利条件，数字档案室建设成为大势所趋，并得到了社会各阶层的大力支持与认可。首先，国家大力支持数字档案室的建设，相关部门还积极响应并指出建设设计的目标、原则以及内容，为企业数字档案室的建设提供了有效地建设依据。其次，目前多家企业已经开始宣布开始建设现代化的数字档案室，并明确了具有针对性以及可操作性的建设指导。此外，企业还邀请业界相关的专业人士进行建设培训与指导，开启了全面推进数字档案室建设的新时代[1]。最后，随着企业现代化与信息化建设的稳定健康发展，档案室的建设也需要注入更多的信息化技术，传统的档案室已经不能够满足企业日渐增长的需求，需要及时转变传统化的档案管理方式，不断推进档案管理由人工管理向信息化管理的方式转变。

二、企业数字档案室建设所面临的困难

（一）企业数字档案室需要加强档案信息安全与保护问题

现阶段的企业数字档案室建设还遗留着传统档案室的历史问题，对于档案材料的搜集与整理、将材料归档入库以及查阅与利用共享资源都需要人工手动操作，这在一定程度上降低了档案信息的准确性与可靠性，存在随时发生档案信息被盗用或者篡改的可能性。企业要想有效解决这类问题就需要加强档案信息的安全与保护问题，通过有效地安全管理办法，有效提升档案的信息安全与防护级别。由于档案信息在储存与管理的过程中很容易被人为误删或者篡改，而想要恢复原先的数据需要花费更多的资金，不仅耗费大量的时间与精力，还浪费了大量的人力、物力，增加了企业的投资成本。

（二）企业档案室采用的管理技术过于传统、单一

现代化的企业档案室建设在管理技术的要求上不断提升标准，就目前来看，相当多的大型企业还存在采用传统、过时的管理技术，在与其他的成功、先进企业进行交流与沟通时常会出现所应用的管理软件与数据传输系统不相吻合、互相排斥的现象，这在一定程度上严重制约着数字化档案室的建设，使得档案工作的开展缺乏科学性与兼容性[2]。此外，还有一些企业电子化的元件与纸质的设计原稿并无差别，严重浪费了电子硬盘的储存，降低了档案管理数字化的质量与效率。

（三）企业数字档案室缺乏专业性较强的综合型高素质人才

在企业进行数字档案室建设的过程中，普遍存在对数字化的先进技术张沟窝不到位或者不会使用的现象。这主要是因为企业在进行引流先进技术人才的入资方面不上心，企业员工的老龄化现象比较严重，对于信息化、数字化的先进技术没有做到及时培训与加强实践操作能力的学习。另外，在进行招聘时不注重档案工作人员的技术能力与专业理论，导致在开展数字档案工作时无法应用数字化优秀管理软件。

三、建设数字档案室提升企业管理水平的有效措施

（一）加强企业各阶层对数字档案室建设的重视程度

企业领导层对档案工作的重视是有效完成数字档案室建设的重要前提与基础。企业应该将建设数字化、信息化的档案管理创新理念灌输到企业全员中，从管理层到执行层，逐步贯彻与落实数字化档案室建设的主要内容与方法，以促进建设进程。一方面，企业要加强对档案室各科室的管理要求，积极配合建设工作的相关内容，及时上报本单位的工作流程，比如工作记录、工作总结、工作数据汇总等，加强各单位工作人员对建设数字档案室的重视，并树立正确的建设与发展理念[3]。另一方面，通过量化管理对档案工作人员的工作流程与档案数字化应用软件进行定期培训与教学，使得本科室的相关技术人员能够具备较强的实践操作能力。

（二）借助于现代化的信息技术进行管理

在进行现代化、数字化的档案室建设时，不仅需要档案相关工作人员具备较为专业的档案知识以及相关管理能力，还需要有效掌握先进的高新管理技术以及现代化信息技术。只有这样，才能够不断满足数字化档案室建设的需求，实现档案室建设的终极目标。因此，需要借助于现代化的信息技术与网络手段，加强对相关档案信息以及资源的数据库建设，创立可操作性强、全面系统的多媒体数据库以及数据管理与共享平台，并创设一些针对性较强的关键词搜索、查询备份等检索窗口，全面提升数据应用的有效性。通过数字化的管理方式，不断提升档案信息搜索的效率，提高对档案信息以及资源的利用与共享。

（三）建设一支具备高素质、高技能的数字档案室专业化人才队伍

为了能够更好地为企业数字档案室建设提供坚实的建设基础，需要不断加强档案管理人员与相关工作人员的专业技术水平以及综合素质。在进行企业员工培训师，重点加强对档案现代化、信息化管理技术以及高新网络技术的使用知识与应用技能学习与培训，加强对骨干员工的继续教育，定期开展关于数字化档案建设的活动，并积极与先进企业、单位的专业人员进行交流与沟通，加强对数字档案室建设的正确认知，做好档案内容的供需分析，从而达到实现档案室资源开发与利用的实际价值[4]。另外，采用员工激励机制，加强员工的工作积极性以及职业责任心，不断提升档案干工作人员的专业素养与档案管理技能，建设一支具备高素质、高技能的数字档案室专业化人才队伍。

结语：综上所述，数字档案室建设对企业的数字档案管理水平提升具有重要的意义。相关管理人员应当重视信息化的安全管理，借助于高新技术以及网络手段加强数字化建设的科学性与全面性，为提升企业的信息化管理水平奠定良好的基础。

参考文献：

[1]马丽，张小敏.打造数字化档案室促进服务立体化[J].魅力中国，2019，（47）：24-25.

[2]郭晓霞.企业数字档案室建设中的问题与对策[J].卷宗，2019，9（36）：50.

[3]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019，（4）：92，94. DOI：10.3969/j.issn.1005-9458.2019.04.033.

[4]阿以古力·外力.试论信息化背景下数字档案室的建设[J].卷宗，2019，9（32）：84.