荣誉档案信息管理系统构建与利用的研究

温冬爱

摘 要：荣誉档案是单位、部门或个人水平、能力与业绩的重要见证材料，目前，我省疾控机构荣誉档案存在保管分散、分类标准不一、检索应用不便等问题。为加强荣誉档案的管理，本文提出运用现代信息技术对荣誉档案信息数据进行采集、整合、处理、构建、存储和应用，构建和开发荣誉档案信息管理系统，以实现荣誉档案各业务环节的自动化、网络化管理，有效提升荣誉档案的利用效率和服务水平。

关键词：荣誉档案;信息系统;开发;应用

荣誉档案是单位、集体或个人在工作、生产、服务或履行职责、义务等社会实践过程中获得的各种奖励、表彰或赞誉的见证材料，是单位一笔宝贵的档案财富。我省的疾病预防控制中心于2003年成立，先后在非典、流感、人禽流感、新冠病毒肺炎等疾病的预防控制和食物中毒、职业中毒、抗洪救灾、灾后防疫、支援四川汶川地震灾后防疫等各类突发公共卫生事件应急处置工作中，涌现出一批又批的先进单位、先进集体和先进个人，每年度单位、部门或个人获得各级各类的先进荣誉达100多人次。如何加强对荣誉档案的管理，为单位和社会保存疾病预防控制机构在各个历史时期有价值的实物见证材料，客观地反映疾控部门的工作业绩，已成为疾病预防控制机构档案管理工作者的研究课题之一。

1.开发疾控机构荣誉档案信息管理系统的必要性

荣誉档案主要包括有奖状、锦旗、牌匾、奖杯、荣誉册、荣誉证书、获奖文件等实物档案和文档案，具有载体的多样性、内容的广泛性、材料的唯一性、保管复杂性的特点[1]。当前，我省疾控机构荣誉档案在归档方法和保管利用上普遍存在着管理分散、保管困难且利用不多的现象，主要表现在以下四方面：一是以单位名义获得的奖项一般归单位保管，有的单位建立荣誉档案室把主要荣誉陈列，有的则挂在单位会议室或大门口的墙上，有的则由单位档案室集中编目保存;二是以部门名义获得的奖项则由部门保管，普遍存放在部门、科室内或悬挂于科室显眼位置;三是以个人名义获得的奖项一般由个人保管，散存现象更为普遍，有许多获得较高荣誉的个人奖项荣誉，也随着时间的流逝或人员的调动难觅踪影;四是归档分类标准不统一。按当前的档案分类保管办法，荣誉档案的分类因各类获奖的载体不同而异，如获奖文件属文书档案的归档范围，单位的奖杯、奖状、奖牌、锦旗等实物属实物档案归档范围，科研成果奖励则属科研档案的归档范围。由于荣誉档案保管分散，保存条件要求高、保管难度大等原因，有的荣誉奖牌、奖杯由于开始出现生锈、氧化、褪色等现象，奖牌生锈、证书虫蛀、奖杯氧化、奖状褪色、文字模糊等现象较为常见，荣誉档案逐渐失去其历史见证和激励鼓舞的作用。

荣誉档案是单位、部门或个人水平、能力与业绩的重要见证材料，加强荣誉档案的管理，开发荣誉档案信息管理系统，探讨荣誉档案集中管理方法已成为当务之急。单位亟待开发一个统一的荣誉档案信息管理系统，整合原散存在科室、部门或个人手中的文书、实物、科研档案资源。

2.开发荣誉档案信息管理系统的工作思路

开发荣誉档案信息管理应用系统，把图片或扫描等现代信息技术运用于荣誉档案的管理中，建立荣誉档案的信息管理系统，制作荣誉档案电子文库，整合原散落在单位、部门或个人手中的荣誉档案资源，把荣誉档案的收集、整理、保管和利用实行数字化的管理，变分散管理为集中管理，解决荣誉档案随时间的流逝难免会生锈、虫蛀、氧化、褪色或散失而难觅踪影的难题，利用电子档案室还原荣誉档案的历史真实性、原始性、直观性和生动性，真实地反映单位、部门和单位中的个人在工作和社会发展历程中的光荣传统和历史足迹，使荣誉档案管理做到“文档一体、物档一体”，为单位的历史发展过程留下“永不褪色”的电子档案[2]，同时实现荣誉档案的电子查询功能，探索一条运用现代信息技术管理荣誉档案的有效途径，充分发挥荣誉档案历史见证和激励鼓舞作用。

开发荣誉档案信息管理应用系统必须解决两个关键问题：一是建立规范的荣誉档案收集制度，挽救、整合原散存在单位、部门和个人手中的历史荣誉档案，把文书档案、实物档案、科研档案、获奖证书、获奖材料、获奖说明等档案资料都统一于管理系统中，还原荣誉档案一个全面、真实的面貌。二是制订科学的电子文档管理流程。规范荣誉档案信息系统的电子归档收集流程、编目、展示、保管和利用方法， 通过合理设置各模块功能，为每一项荣誉档案建立一个获奖图片、获奖项目、获奖时间、获奖级别、获奖类别、获奖申报材料等多项目、全方位综合电子文库，并提供著录、检索、打印、归档、查询、借阅、统计、数据上传、数据接收、备份、用户管理等功能[3]，实现荣誉档案日常归档以及与疾控机构上下级之间荣誉档案传送、与中心其他业务系统的数据交换等到功能，使荣誉档案由传统的实物管理模式向数字化管理模式转变，建立科学合理的荣誉档案信息管理系统，创新荣誉档案的归档模式，探索运用现代信息技术管理荣誉档案的有效途径。

3.荣誉档案信息管理系统的技术路线

加强荣誉档案的信息管理，把荣誉档案信息系统建设纳入到疾控机构信息化建设的总体格局之中，并作为电子政务建设中一个必不可少的信息节点，紧密地与其他档案资源融合在一起。采用先进的信息技术对荣誉档案进行构建、采集、整合、处理、存储、应用，以实现荣誉档案管理各业务环节的自动化、网络化。

3.1 采用J2EE系统架构 荣誉档案信息系统采用J2EE架构，按照MVC模式进行设计，将各对象间的耦合程度降到最低，并实现存储层、数据逻辑层、业务层、表现层的分离，能够很好地满足企业级的复杂应用。系统采用J2EE中间件和JAVA、JSP、Web Service、XML等技术[4]，使系统易于升级和功能扩充，能根据用的实际情况进行部署，具有很大的伸缩性。

3.2 异构平台数据整合 荣誉档案信息系统将数据封装成XML格式，通过Web Service标准接口在不同系统间进行数据交换，实现与OA平台、各业务应用系统间的无缝集成和异构数据资源的整合，构建分布式的档案數据管理系统。

3.3 采用插件式开发模式 荣誉档案信息管理系统采用组件式开发模式，将不同功能模块以组件形式封装，增加或减少功能模块时只需进行适当的配置即可。

3.4 构建安全保障体系 通过权限控制、加密存储、网络控制等方法对荣誉档案数据的存储、传输和使用进行安全控制，利用日志管理、在线监控、介质预警等技术对用户的操作进行监管。

3.5 采用OCR识别技术 荣誉档案信息管理系统采用先进的OCR技术，自动对图片、扫描件上的文字进行识别，并自动将识别的文字与图形进行关联保存，便于方便地使用全文搜索引擎快速查找需要的资料。

3.6 荣誉信息系统内置搜索引擎，可以进行索引关键词搜索和全文搜索 系统通过信息索引相关算法，将信息进行整合，为HTML、TXT、DOC、PDF、XLS、WPS等各种格式的原始文档以及保存在数据库中的索引关键词进行快速检索[5]。检索引擎还可以支持词索引、同义词检索等不同的搜索方式。

4荣誉档案信息管理系统的开发应用前景

目前，荣誉档案的归档方法的研究主要是侧重以实物档案为主要研究对象，以实体管理为主，强调档案的史料价值和凭证作用。而荣誉档案信息管理系统主要是从荣誉档案信息化管理为主要研究内容，注重荣誉信息管理资源的开发与利用，以现代信息技术为支撑，强调荣誉档案的信息及利用价值。通过建立荣誉档案电子档案室，建立荣誉档案的电子归档、著录、保管、利用和查询系统，整合当前综合档案室的文书、实物、声像和科研档案资源，提供高效、便捷的数字档案查询利用平台，大大降低档案的维护成本，有效提升荣誉档案的利用效率和服务水平，保证档案数据的准确性、有效性和安全性[6]。

5.构建荣誉档案信息管理系统的关键

5.1 领导重视 领导重视荣誉档案信息管理系统的构建开发工作，会从硬件设施、软件管理各个方面提供便利的条件，從上至下就会形成重视荣誉档案的风气，对于构建荣誉档案信息管理系统工作的顺利开展，将起到关键的作用，所以要搞好荣誉档案工作，就要得到领导的重视和支持。

5.2提高认识，加强宣传，是做好构建荣誉档案信息管理系统的前提

5.2.1 强化职工荣誉档案意识 宣传以《档案法》为主的档案法律法规，使大家理解、关心、重视和支持荣誉档案工作，在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和使用荣誉档案的良好习惯。

5.2.2 提高荣誉档案管理人员的认识 档案人员首先要牢固树立从事荣誉档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感。只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。

5.3健立健全规章制度是规范荣誉档案管理的基础 有了较完善的规章制度，在实际工作中荣誉档案主管就能坚持依照中心规章行使职权，对不清楚如何操作的同志做耐心指导，对不按要求马马虎虎敷衍过关的坚决抵制，以保证归档荣誉档案的质量合格达标。有利于档案工作制度化、规范化和科学化建设

5.4加强现代化是构建荣誉档案信息管理系统的重要手段

5.4.1加强业务培训，提高档案管理人员的业务素质 在档案管理工作中，工作人员始终是最重要的。要想使荣誉档案管理现代化，就得需要档案管理人员的不断学习，不断增强自己的业务素质和管理知识。首先，档案工作人员要定期更新管理知识结构，建立新的管理知识体系，作为荣誉档案信息管理系统的主要应用者和设计者，档案管理工作人员只有认识到现代化管理的重要性，具备现代化管理知识和技术操作能力才能够胜任中心荣誉档案管理工作[7]。其次，档案管理人员要定期参加档案管理培训活动，熟悉最新的管理技术和管理知识，以便适应荣誉档案工作的需要。

5.4.2 配备荣誉档案信息管理系统所需要的设备 目前，中心配备了扫描仪、激光打印机、温湿度监控仪、文件扫描系统、公文检索系统、办公自动化软件等。这些先进设备及管理软件的使用，能有效提升了荣誉档案管理水平，实现了文档检索、文件传阅的无纸化，可以进行异地查阅及批示文件，提高了文件传阅工作效率，节省了人力、物力，提高了荣誉档案管理的现代化水平，为荣誉档案信息系统的构建创造了有利条件。我们要扩大荣誉档案的社会影响力，充分发挥荣誉档案的激励鼓舞作用，为促进社会经济的发展，提高社会的文明程度树立先进典型。

参考文献：

[1]唐怡风.试谈医院荣誉档案的形成与特点[J].医学创新研究，2018，3（5）：33-34.

[2] 马骏骅.浅谈人事档案和人事档案管理工作[S].人力资源，2017，3（525）：159-160.

[3] 颜彭丽.疾病中心业务档案两级管理模式研究[J].办公室业务，2018，5：32.

[4] 杨云伟.试论疾控中心档案管理中设备档案的重要性[S].理论研究，2019，1（234）：95.

[5] 吴英华，那仁花，李明.浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理[S].中外女性健康，2019.6：132-133.

[6] 王凤.疾控档案信息化管理的思考[J].办公室业务，2019，15（3）：117-118.

[7] 桂玲，基于网络环境下档案信息资源的整合分析[J].黑龙江档案，2020，2：104.