智能化档案管理在医院档案管理中的应用

张学鹏

摘 要：传统的医院档案管理制度查询困难、数据散失，落后于时代发展，对医疗科研工作的开展无法起到积极作用，无力支撑我国医院现代化进程的需求。因而，本文通过对智能化档案管理的优势及医院如何实施智能化档案管理进行解析，以期为关注这一理念的机构和个人提供思路。

关键词：智能化;档案管理;医院档案

前言  伴随着我国对于医药卫生体制改革的不断深入和推进，社会各界对于医院信息化的重视程度较之从前有了极为明显的提高，在对医院进行改革与发展的过程中，信息化建设所发挥出来的作用也变得越来越突出。医院信息化水平不断提高的背景下，医院的档案管理工作越发呈现出了现代化、电子化以及标准化的特点，医院之中的信息化建设也推动着医院档案管理工作现代化水平的不断提高。

一.智能化档案管理应用于医院的优势

1.医院发展依据充分

传统医院档案管理有着易损失，难甄别等缺点，而医院在经营管理方面又会耗费大量时间和精力，因此无暇回顾档案，也就无法吸取过去的经验教训。在经过智能化档案管理后，这一问题可有效改善，例如，流行病爆发期间，可根据过往一定年限间的病例病症估算疫情，做好医疗资源的调度分配;在培养新人时，可以快速查找出丰富的病例、照片、会诊记录等资料，以便于开展教育工作;从事研究工作的医生可以节省查询稀有病例、大容量数据的时间，更好地投身医学研究;医院行政管理方面，可以根据旧有资料分析当前形势，购入或维护医疗器械、药品，增加可容纳病号数目等。

2.数据明确

智能化档案管理的出现，是档案管理的一次革命性转变。在现代化医院建设和发展过程中，社会大众对医疗机构的要求越来越高，医院想要在市场竞争中获得优势，必须建立起和谐的医患关系和社会关系。在此过程中，档案管理工作起着十分重要的作用。一直以来，我国的医院中有为数不少采取传统的、承载媒介为纯纸质的档案制度，这一制度天然存在一定的缺陷性：如就诊记录分散，同一病患存在就诊时间、诊室、医院差异，本应第一时间整合就诊信息以便医生问诊，然而就诊记录碎片化，病患无法科学描述自身病情，同时，医生用药施诊的习惯不同，重复检查诊疗用药之下，导致了医疗资源的极大浪费。在医患关系紧张，社会对医生和医院普遍信任度低的今天，这甚至会引发患者对医生的怀疑与不满，医患关系进一步紧张恶化，造成不可挽回的损失。

3.成本低廉

在传统医院档案管理制度下，医院的医疗工作和行政工作之间数据无法整合，需要各自消耗人事、财务和时间来记录折算归档，使医疗工作和行政工作相互冲突，医院运行效率降低。而在智能化档案管理下，信息化、电子化既解决了档案管理所需的占地，又节省了审计部门的人力，更重要的是将医院总体的运行数据化，使得这两类数据相互关联，从而统筹医院整体运营。

4.我国医院对于信息化建设取得的成绩

结合2008年我国医院协会针对国内医院信息化发展研究所得到的相关结论可以发现，在我国大多数三级医院之中都对医院信息管理系统进行了构建，并且这一系统在医院管理业务正常运转的过程中发挥出了重要的基础性作用，一些基层医院也开始对信息系统进行了快速建立。另外，医院之中对于信息系统的应用和开发开始向着更深的层次发展，并且在应用中越发注重向临床应用和管理决策的层面延伸，我国医院经过30多年的发展之后信息化建设取得了极大的成就。

二.医院如何实行智能化档案管理

1.发动行政人员运用档案内容

行政人员为医院良好运行的道标，在传统医院档案管理制度下，行政人员仅从旁观者的角度监督、协调医护人员使用医疗资源和分配诊疗任务，客观上存在滞后性和误差性。而通过智能化档案管理，行政人员可以具前瞻性地开展自身工作，如合理调配处于使用空档期的医疗器械;利用数据分析避免院方购入的药品不足或积压;按照出诊次数、就诊能力及当前病患比例，灵活安排医护人员诊疗任务和休假时间;监督各科室不当使用预算或浪费行为，如此，行政人员可大大降低医院运营成本，有效提高医疗资源利用率。

2.使醫院档案管理的发展空间得到了拓宽

医院的信息化一方面使我国档案室传统工作期间将纸张作为主要载体的信息格局开始一点一点地转变成了以信息化条件为主的多种介质对信息进行储存的电子化格局，这种情况使档案管理工作由从前的库房这一固定场所突破了出来，使涌现空间之内的存储信息量达到了最大化，并且使档案管理发展的有形空间在最大程度上得到了拓宽。另一方面，在当前的信息化条件下医院的医务人员和档案试用人员可以通过医院的信息管理系统与阅览室，能够在不同的场所直接对各种类型的档案信息进行采集处理与获取利用，进而使档案管理发展的无形空间得到了较大程度的拓宽。

3.提高管理人员专业素质

部分医院以节省人事成本为目的，主要选择各部门近退休或冗余的人员作为档案管理部门的工作人员。此类工作人员自身调职到边缘部门，难以对所属部门产生责任感，又对档案重要性缺乏正确认知，且受限于专业能力与档案管理工作无法对应，难以对内容复杂，数量繁多的档案进行应有的整理和维护，以至于内在价值无法估量的医疗档案或丢弃遗失、或无法编订。对于如上情况，医院方面应拿出有力举措，一方面，为现有的档案管理人员加大普及档案管理工作的维护知识、安全知识、责任意识等的力度，并在薪酬待遇上视同医院其他部门的工作人员，以保证档案管理人员采取积极正面、负有责任心的工作态度开展工作;另一方面，应向外界广泛聘请专业的档案管理人才，通过运用他们的管理技术和责任意识，不仅能使维护档案更高效、管理流程更简洁，还可为档案管理系统的智能化和全面应用打下基础。

4.加大投入资金力度

部分医院考虑到运营成本因素，在档案管理部门投入的资金稀少，而主要将资金投放在可视医疗条件，如医疗器械、医药资源、院校合作上。但在自身资源的优质利用上态度消极。从表面看，这样分配预算金额合乎逻辑，但内在价值极高的医院档案本可作为医院开发药物、开展科研、调整运营方针所依据的重要情报，现在不仅无法发挥作用，还需耗费金钱人力维护，实质上，这是对医院隐形资产的消极化处理，足以造成巨大浪费和亏损。

结束语：医院的档案管理系统智能化是当下医院自身发展需切实完成的要务，院方需积极对待档案管理工作，重视档案管理人员，加大投入资金力度，使得医院信息一体化，档案可视化;发动医护人员和行政人员一主一辅，从专业和旁观者的角度完善发展医院档案，使得智能化档案管理系统能更有利于医院的运行，更高效的为广大人民群众服务。

参考文献：

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