论电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用

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摘 要：人力资源管理是企业日常管理工作非常重要的一个环节，企业要想实现可持续发展，便需做好人力资源管理工作。而对于人力资源档案管理来说，随着新形势下网络时代、信息化建设的逐步推进及发展，其管理工作逐步从以往的纸质管理方式过渡到电子管理方式。因此，新形势下便需要做好企业人力资源电子人事档案管理工作。本文以电子人事档案在新形势下人力资源管理的作用为切入点，进一步对人力资源电子人事档案管理技术要点进行分析，以期为企业人力资源电子人事档案管理工作效率及质量的提升提供具有价值的参考建议。

关键词：人力资源管理;电子人事档案;管理技术要点

人力资源管理（HRM），是企业人事管理的升级，涉及人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理以及劳动关系管理等。人力资源管理过程会产生各类型的档案。而随着新形势下网络时代的发展以及信息化建设工作进程的不断推进，企业人力资源人事档案管理逐步朝向电子信息化管理方向发展。值得注意的是，和传统纸质档案管理比较，电子档案管理的优势突出，安全、高效，能够在很大程度上避免传统纸质档案管理易丢失、缺损等安全隐患问题[1]。因此，从企业人力资源电子人事档案管理工作效率及质量提升角度考虑，本文围绕“电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用”进行分析研究具备一定的价值意义。

1.电子人事档案在新形势下人力资源管理的作用分析

电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用显著，且体现在多个方面，总结起来包括：

1.1为企业人员配置提供有效凭据

对于人力资源管理部门来说，负责了企业的人员调配工作。在此项工作开展过程中，需参考电子人事档案存储员工的相关信息，通过综合比对分析，实现对员工岗位配置的优化及合理化。其中，人力资源管理部门需利用到电子人事档案，了解员工日常工作的情况，比如个人绩效、业绩等等情况。所以，电子人事档案在很大程度上能够反映员工的工作表现，进一步为企业人员配置提供有效凭据。

1.2有利于人力资源管理工作效率的提升

传统模式下，在企业人力资源管理工作过程中，通常采取的是纸质档案管理方法，这种传统的管理方法存在较多的弊端，比如档案资料易损坏、缺失、遗弃等等，尤其是对于大规模企业，档案资源繁多的情况下，在存储、查阅方面也存在很大的困难，进而使人力资源管理在获取人事档案信息资料上效率低下[2]。而在新形势下，随着网络信息的逐步发展，电子人事档案网络化、系统化管理模式的应用，可以确保电子人事档案不易丢失、损坏，通过计算机安全技术、防火墙防护技术的应用，保证电子人事档案的安全性。此外，在系统的辅助下，人力资源管理获取电子人事档案的效率也大大提升，进而有助于人力资源管理工作效率的提升。

1.3有助于为企业决策提供有效凭据

对于企业而言，人力资源是非常重要的一个部门，企业在做某些决策的时候，会参考人力资源部门相关信息。而对于人力资源电子人事档案来说，可反映企业员工的工作状态、凝聚力等一系列情况。企业在做决策之前，结合电子人事档案，可以为企业发展与员工利益考量提供有效依据，进而做出合理、科学的决策。由此可见，做好电子人事档案管理工作，能够在一定程度上为企业决策提供有效凭据。

2.人力资源电子人事档案管理技术要点分析

如前所述，电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用显著。而要想做好人力资源电子人事档案管理工作，还有必要掌握相关管理技术要点。总结起来，具体管理技术要点如下：

2.1以技术为依托，构建人事信息管理系统

为了提升人力资源电子人事档案管理的效率及质量，有必要以技术为依托，积极构建人事信息管理系统，为电子人事档案管理提供有效支持。首先，人力资源部门需围绕“人事信息管控”开展会议，做好各方人员相关的部署工作。其次，由人力资源部门加强和相关部门之间的沟通联系，将单位工作人员的证件照片与电子表格当中的数据信息向人力资源档案信息管理系统输入，进一步对工作人员的相关证书证件进行严格扫描，比如毕业证书、任聘书、上岗证件等等，扫描之后向管理系统导入。再则，对人事信息管理系统设置权限，可以让内部员工以输入“登录用户名”、“密码”的形式访问，并对个人信息进行完善，其实现步骤为：输入登录用户名→输入登录密码→点击“职工档案管理”→点击“职员档案维护”→点击“保存”[3]。最终，由人力资源部门相关工作人员对员工修正后的信息进行严格、仔细审核，保证档案信息的真实性及准确性，为后续档案相关工作提供有效依据。

2.2做好电子人事档案载体定期检测及维护工作

对于电子人事档案载体来说，易遭遇储存环境的影響，所以需做好电子人事档案载体定期检测及维护工作。一方面，定期检测及拷贝电子人事档案载体，可以每个月或者每个季度实施等距抽样技术或者随机抽样技术对电子人事档案载体进行检测，检测样品数量需≥10%，将一个逻辑卷作为单位，通过外观检查，明确有无损坏、变形等物理质量问题;通过逻辑检测技术，使用专用或者自编检测软件，对载体信息进行读写校验，明确是否存在错误载体，倘若存在及时修正。另一方面，针对电子人事档案检测、维护以及拷贝等环节的相关信息详细记录，为后续管理工作提供有效信息数据凭据。

2.3重视电子人事档案安全管理技术的应用

为了加强电子人事档案安全管理，需重视安全管理技术的应用。比如，可以对电子人事档案采取加密技术，通过“双密钥码”技术的应用进行加密处理，使网络当中每一个加密通信均具备一对密钥，其中一个为公开加密密钥，另外一个则为严格保密的解密密钥，以此保证电子人事档案的安全性。还可以采取防火墙技术，在网络上设置一道关卡，对进、出口通信进行控制，使电子人事档案的访问得到有效控制，拦截黑客恶意攻击及不法访问等行为[4]。此外，还可以利用签署技术、身份验证技术等，使电子人事档案管理的安全性得到全面提升。

3.结语

综上所述，电子人事档案在新形势下人力资源管理工作中的应用价值作用显著。而要想做好人力资源电子人事档案管理工作，便需要落实各项技术要点工作，比如：以技术为依托，构建人事信息管理系统，做好电子人事档案载体定期检测及维护，合理科学应用电子人事档案安全管理技术等，以此全面提升人力资源电子档案管理工作的效率及质量。

参考文献：

[1]木槿.推广电子劳动合同 助力人力资源信息化管理[J].中国人力资源社会保障，2020（05）：22-25.

[2]林森.电子商务时代的人力资源管理分析[J].商场现代化，2020（05）：74-75.

[3]李蕊.信息环境下人力资源管理创新研究[J].财会学习，2019（18）：192-194.

[4]王丽丽.电子人事档案在新形势下人力资源管理中的作用[J].纳税，2018，12（27）：235.