信息化在企业采购管理中的运用

曹秋莲

【摘 要】 企业在发展的过程中，不断的提高着自身的管理模式，信息化才能更好的应用在企业的管理中。文章通过对企业采购管理中信息化的应用进行分析，提出了相应的运用措施。

【关键词】 信息化 企业采购管理 运用

经营活动中采购管理是必不可少的，是企业财务管理中的一部分，能够更好的帮助企业进行成本控制。因此，提高采购管理的效率和水平是企业重点关注的内容，在采购管理的过程中运用信息化的模式，能够帮助企业进行精益化管理，同时将其作为企业的重要战略发展方向，帮助企业在后期更好的进行相关决策。

一、企业采购管理中存在的问题

通过对企业财务管理的调研发现，企业采购管理行为的特点，决定了大多数企业在采购活动中存在着一些共性问题。这些落后的采购管理体制没有建立信息化的财务管理模式，出现了不同的问题。

（一）工作量大，效率低。传统的采购管理，不利于采购部门及时了解市场上的产品，加上必要的采购流程和程序需要大量的进出账目登记。企业在进行原材料，设备等各种生产耗材的采购时，面临着工作量大，程序繁琐的问题，这样一来材料不论规模，在进行采购的过程中都难以保证采购效率，影响着企业的日常经营和正常生产，消耗着企业的大量人力和时间成本，增加了采购管理的时间。在传统的采购过程中，采购活动需要对企业内部公开公示，采购的内容和配置需要通过内部会议的形式进行沟通，同时多项采购流程增加了大量的人数和工作量，也无法及时了解供应商和价格的信息，导致采购成本不断增加，为企业带来了大量的隐患问题，也不断造成采购资源浪费。

（二）异地办公，阻碍采购活动。采购人员在为企业进行相关材料的采购过程中，经常通过出差的方式，或者不得已为了寻找较好的采购材料进行异地办公。随着企业经营活动的扩大，在采购中为了完成采购任务，必须全面详细地了解产品信息，因此异地办公的采购模式是不可避免的，为了企业的发展和经营要求，必须进行异地采购，但这种采购模式增加了采购管理的风险，降低了采购管理的连续性和及时性，使企业在进行采购业务开展的过程中，受制于采购活动场地的限制，不能及时的开展和完成。

（三）无法形成大数据的判断优势。传统的数据管理模式无法满足企业对数据价值的判断。采购行为虽然作为企业中的经常性活动，但在企业的发展过程中，大量的采购数据也需要建立相应的文档，供企业进行发展战略和经营决策的参考。而企业发展中长年累月的数据，无法形成大数据的优势，传统的数据分析和数据挖掘，也不能满足企业的发展需求。

（四）供应商管理薄弱。企业进行采购的过程中，由于与之对接的供应商经常出于短期合作状态，这样供应商的管理会出现无序散乱的特点，缺乏有效的管理手段，不能主动应变，从而在供应商流失或变更时出现风险，既无法实现双赢机制，也导致企业在管理采购的过程中经常出现问题。

（五）缺乏采购绩效机制。流于形式的绩效考核无法真正的反映采购人员的能力。缺乏科学合理的绩效评价机制，就无法通过长期的数据来体现采购人员的采购水平，使其行为受到管理。传统的绩效机制受到工作流程的影响过于落后，无法通过采购管理，促进采购人员发挥更大的价值。

二、信息化在财务管理中的具体运用

在企业进行信息化财务管理的运用中，受到其他特性的影响，信息化的构建能够更加保证采购管理模式的高效。以一大型的企业为例，这一企业一般拥有上千家直营门店，大量的规模，导致采购系统过于复杂。采购的物品，难于管理，而且采购周期较长，供应商数量较多，但往往大型采购的规模是有优势的，规模优势可以转为价格优势，在采购部门进行采购的过程中，传统采购管理模式的限制采购行为，各自为政，导致采购成本过高。因此庞大的企业适合信息化的采购管理模式，这一管理模式可以通过一下几点进行设计[1]。

（一）主要方案。企业在进行开发采购管理软件系统的过程中，可以重新梳理采购流程，通过规范化，标准化的业务流程，针对企业中存在的问题，进行采购计划的管理，建立物流信息系统，实施集中采购，统一采购。这样的采购模式能够通过统一的集中采购，降低采购单价，获取批发采购的价格优势，同时降低人力和管理成本，提高采购效率，以信息化的建设采购系统，优化采购业务流程，实现供应链管理，在采购的过程中与供应商进行战略协同合作，在信息系统的管理下实现供应商与采购商的双赢。

（二）采购管理采取信息化。信息化改造和流程再造，能够保证企业的管理进行升级。

1、信息化管理供应商。对供应商采用信息化的管理模式，能够对供应商进行全面考考核和评估。以信息化的手段，实现分级评估管理，在企业与供应商的合作过程中，将所有供应商的合作经验纳入信息化系统，实现企业对供应商体系的级别评估，选择更合适的供应商，优化与供应商的合作模式。

2、降低采购成本。集中和统一采购，能够避免重复采购。通过物流信息系统的建立和大批量的采购，提升议价能力，同时降低物流成本和整个采购链的成本。这种管理模式中不仅仅是对采购管理的信息化，同时也可以对物流系统进行信息化的模式，优化采购的物流路线，全面降低采购成本[2]。

3、提高采购效率。信息化的财务管理模式，能够使电子采购在企业内部产生效率，将采购订单的时间降低至一天，优化采购流程，提升供应商的满意度。信息化的采购管理模式，也能够推进供应商之间的公平竞争，便于企业与供应商进行谈判，来共同降低成本，通过便捷简单的网络方式，与供应商进行磋商，从电子系统推广，到共同降低成本，在增强竞争力和双赢战略的效果上，提升供应商的满意度，同时保证企业的采购能够对接到更加优质的合作伙伴。

三、结束语

信息化的采购管理在企业的发展中产生着至关重要的作用，能够进一步提升企业采购的效率，规范采购行为，在企业发展面对市场风险的过程中，有效地控制成本，提升效益，提高企業协作能力。因此，在建成信息化企业管理的过程中，尤其是对采购管理的实施，不应该只从思想上重视，应该结合企业规模，选择最优方案，从物质层面开展采购管理的信息化建设和运用。

【参考文献】

[1] 张磊.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].科技创新与应用，2020.

[2] 李明.信息化在物资采购管理中的应用[J].现代工业经济和信息化，2019（7）：60-61.