论工程项目竣工资料数字化移交和在线归档的趋势

计艳菊

摘 要：系统建立科学、规范的竣工资料全数字化移交工作管理模式，使建设项目档案资料由分散、纸质向集中、数字化跨越，全面实现竣工资料数字化归档，减少人员工作强度，提升智能化管理能力，保证归档资料的准确性。本文对工程项目竣工资料数字化移交和在线归档进行了探讨分析。

关键词：工程项目;竣工资料;数字化移交;在线归档

引 言

工程建设档案是指在企业工程建设过程及管理活动中直接形成的对企业具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。竣工资料全数字化移交和在线归档是建设项目数字化交付的基础工作和重要组成部分，是保证竣工资料真实性、完整性及归档后竣工档案完整准确的重要举措，是信息化条件下提高项目管理质量的必然要求。

1、项目目标

竣工资料全数字化移交工作建设的总体目标是实现竣工資料形成、流转、归档的全过程电子化管理，建立科学、规范的竣工资料全数字化移交工作管理模式，提高竣工资料的信息化管理水平，使建设项目档案资料由分散、纸质向集中、电子化转变，全面实现竣工资料数字化、自动归档。

2、需求分析

对于大型工程，往往建设周期长，新技术应用多，设计的结构和过程复杂，设计和施工变更频繁; 同时，涉及施工和管理单位人员众多，各部门相互间关系交错复杂。在工程设计和施工整个过程中，如何确保工程设计、材料、设备、施工、变更的整个决策和执行过程的及时和准确性;如何确保海量信息记录、检索、保存的及时和准确性;如何确保各项工程（尤其是隐闭工程）监督的有效与后期维护有据可查;如何确保工程参与各方职责明确、执行有效、利益明晰;是摆在工程投资和建设各方的严峻挑战与任务。

2.1规划设计阶段。在规划设计阶段，很多工作都需要和相关专业的单位或设备供应商配合完成，将会接触到很多的图纸和文件的往来，每个文件随着设计的推进又会产生很多版本。传统的做法是使用文件服务器和邮件并行的方式，即由IT部门架设一个网络树状目录，然后把登录名和密码发给其他单位如设计院等，交由他们进行文件的上传，对于互相沟通的指令则通过邮件系统来完成。

采用这种方式带来的困扰在于：1）项目参与方比较多，办公地分布又比较散，传统的沟通方式效率很低下。单位互相之间传递文件不可能通过任意一方的内部系统来传递。2）日常工作中需要开启不同的程序，如EDCM、QQ、Outlook等。由于每个人有不同的工作习惯，这样做十分容易造成信息的遗漏、信息反馈的不及时;更重要的是使用免费工具无法保障信息安全。3）FTP虽然预设好了文件目录，但是每家单位都按照自己的规范给文件命名和编号，经常会发生找文件找不到的情况。如果遇到人员离职，接手的人更是无从下手。4）FTP只能对账号规定文件目录的权限，给一个公司配备多个账号又不是很现实，所以是谁进行的文件上传、下载不得而知。5）由于大家都用的是不同的工具，经常会产生诸如我发出去了他没收到的争议，彼此之间有没有依据，结果到了规定的时间节点对方没交出东西，甲方也没有任何处理的办法，造成了与在外地或国外的单位沟通非常低效。6）信息不同步、不对称造成的延误和差错经常发生。据很多项目参与人员反映，发生过很多次开会的时候大家讨论到一半，发现讨论的不是同一个版本。7）文件和流程无法对应。往往在会议上回溯之前为什么会更改图纸的某个地方，大家都记不清楚为什么了，因为文件版本实在太多，存放的地方也不确定，去查找收发文记录也经常找不到对应的根据。

2.2施工阶段。1）所有的来往文件全部要靠文员一份一份手动归档，工作量很大，而且查找仍然是个大问题。2）施工阶段的变更或签证往往找不到全面的依据，后期再追踪难度高。虽然每个公司有内部流程，文件在公司内部流转是基本可控的，但一旦涉及到顾问、监理等利益相关者的审批意见，涉及到工程中错综复杂的流程，甲方对时间节点的控制就容易失控。3）工程周期长，人员变动和工作交接会产生潜在风险。工程行业人员流动率是比较高的，时常发生对接工作的单位换了个人，就一问三不知，将之前的发生的事情理顺很浪费时间和精力。4）发现问题很难追踪到责任人，即使知道也很难有证据支撑。工程项目中的变更和返工发生的几率是很高的，而且据统计这部分的额外开支是十分惊人的，尤其是轨道交通这类基础建设工程，一个变更或返工动辄几十万，甚至上百万。在工期的压力下，很多事情都不了了之，责任人的认定和赔偿事宜往往无据可依只好作罢。5）工程联系单等信函格式、编号无法统一，无法有效归档。即使上传到内部系统，归档的工作量和难度也是很大的。每个单位递过来的东西都是自己的格式、自己的编号，靠人工去记录和检索是几乎不可行的。6）现有系统无法满足移动办公需要。在工地办公室常常网络环境不是十分稳定，工程人员在去工地巡查的时候常常要调看图纸，只能回到办公室打印再返回现场，十分耗费时间和精力。

2.3运营阶段。1）基础建设项目的回报主要来自于后期的运营。施工单位完工后资料移交不完整，会为后期运营时带来潜在的风险。比如当涉及到改造、装修的时候，试想去翻查之前隐蔽工程的图纸，或者某个设备的使用维护说明，怎么知道当时有没有移交呢？2）即使竣工材料齐全，又如何在数以万计的文件中找到想要的那一份呢？

3、工程项目竣工资料数字化移交和在线归档的趋势

正是由于上述挑战，在大型工程项目中搭建一套为项目量身定制的协同管理系统是十分必要的，优势如下：1）实现部分竣工资料与工程建设的同步管理——即时采集数据，减少时间成本。2）实现系统文件的功能归档——避免线下采集，减少人工成本。3）实现项目文件由分散向集中、由纸质向数字化管理转变——打破传统管理，推动档案的信息化发展。

4、竣工资料形成

竣工资料数字化移交和在线归档系统具备工程项目数据管理、工程项目数据交付、基础数据采集、施工现场数据采集、数据应用等主要内容：1）基础数据采集：通过系统集成或工具可以从项目管理系统、其他系统等采集工程项目的管理、运行的基础数据，为工程项目数据的数字化移交、在线预归档的各种报表提供数据源;2）施工现场数据采集：支持通过手机APP在施工现场采集实际施工数据，可以在现场拍照、填写等方式增加施工数据记录表单;3）工程项目数据管理：可以管理工程项目规划数据、设计数据、施工数据、监理数据、试运行数据，使得建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、EPC、分包商、设备供应商可以在统一平台上进行共享和数据交互、共享;4）工程项目数据交付：系统提供项目各参与单位按照工程项目验收标准的各种数据的数字化移交服务;在系统中提供在线预归档模块，按照工程项目档案管理标准规范对各种数据进行整编梳理，通过与档案系统的集成，可以直接将项目归档文件归档到档案系统;5）工程项目数据应用：项目各参与单位可以通过PC浏览器、移动端访问系统，方便工程项目过程数据的实时采集与协同共享，提高工程项目数据的管理质量，为工程项目数据的交付提供基础。

5、竣工资料归档

项目管理系统同时会将项目过程中产生的结构化数据通过与数字工厂的接口进行集成交互，实现项目过程关键结构化数据的共享，数字工厂将结构化数据配合最终项目竣工图形成数字工厂模型，在关键点记录项目建设过程中的主要数据，作为后期项目检维修的有力依据。

结 语

综上，系统建立科学、规范的竣工资料全数字化移交工作管理模式，减少人员工作强度，提升智能化管理能力，保证归档资料的准确性。通过系统化管理工程项目，符合当下项目档案管理需求，是信息化档案发展的方向。

参考文献

[1] 张明春.项目档案资料数字化归档和利用分析[J].数码设计（上），2018（2）：129-130.