现代企业档案管理工作的信息化建设研究

贾丽霞

中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）05-095-01

摘 要 企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。

关键词 企业档案管理 信息化 建设

一、当前企业档案信息化建设中存在的问题

（一）重视程度不够

一方面，有些单位领导档案信息化建设意识缺乏，对此事持观望态度，既不支持，也不排斥，没有充分认识到档案信息化建设的重要性，缺乏与时俱进的态度和思想，因此也就不愿投入足够的资金来建设；另一方面，有些档案管理人员年纪较大，思维观念陈旧，固守原来的档案管理模式，加上没有人引导，企业档案管理只能维持现状。即使有些企业引进了档案信息化管理模式，但因为对信息化建设兴趣不高，认识不够，实际运用效果并不乐观。

（二）档案管理软件不能很好地行使本单位档案管理的职能

当前，档案管理软件品种繁多，基本功能类似，也能基本满足档案管理的要求，但充分适应本行业特点，完全契合本单位档案管理要求的软件并不多见。另外，有些档案管理软件存在运行速度慢、共享性差、安全性不能满足要求等缺点。

（三）档案信息化建设标准化不够

在企业信息化建设过程中，标准化对于档案管理工作具有重要的意义，在数字化条件下，档案信息化建设中的标准化问题更加突出。与传统档案管理相比，档案信息化建设各阶段的相关性更强，如档案信息的传输、流转、共享都会涉及诸多相关主体。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要讲求标准化和规范化。但目前我国档案信息化建设中标准化建设严重滞后，阻碍了档案信息化建设的快速发展[1]。

二、企业档案信息化管理的重点措施

（一）普及信息化技术

信息化技术是档案信息化管理的核心重点，在档案信息化的工作中，首先，要在纸质办公的基础上，将电子档案的信息技术进行应用和普及，电子档案的开发是以计算机设备为载体，互联网为媒介，将信息资源进行數字化，在便捷录入、储存、查找的基础上，更能够将信息资源进行深层次的开发和利用。其次，建立电子档案服务平台，将计算机设备进行合理的利用，建立完整的信息资源网络，能够将档案资源形成面向社会的共享平台，将传统的纸质办公、档案室存储办公以及查找信息等繁杂工作，通过信息化设备转变为电子办公的形式，将加大信息资源的利用实效[2]。

（二）建立系统化的信息化体系

企业的档案信息化管理在进行落实之前，首先要将信息化的思想意识进行及加强，在档案信息化管理的认知上，不能够局限于企业内部，应该将眼光放在整个市场经济中，扩大信息的来源渠道，保证其能够在社会建设和资源整合方面起到重要的作用。首先，制定系统的管理规划，将信息化的档案管理进行规模化，结合不同的档案管理、信息载体以及档案信息的利用等情况，从科学的角度进行全面的信息分析，才能够进行规划的制定，同时要将信息化设备等基础的设施进行完善。其次，在当前完善规划的基础上，及时地进行长远的系统规划，将信息化管理设备进行功能上的开发，并拓展出更多领域的管理功能，能够应对未来不断变化的档案信息形势。最后，在进行信息化管理的时候，要严格地确保档案的信息能够具有真实性、实效性。结合数字化建设，将档案资源的可利用率提升[3]。

（三）组建高水平的信息化开发团队

首先，企业的管理者应该认识到人才对于信息化档案管理发展中的重要性，并及时地进行高质量人才的招纳，严格地进行人才技能审核，将其专业的技能素养进行考察，并根据企业相应的发展情况和需求，进行不同类型人才的招纳。其次，针对在职的人员，应该组织及时的信息化理念培训，结合社会信息发展的趋势以及市场经济状态，进行技能上、理论上、思想意识上的培训引导，使整个基础人员团队能够保持良好的工作状态，具备工作积极性，不仅要有技术，还要有头脑，能够保质保量地进行信息化档案管理的同时，又能够积极地进行技能创新、理念创新[4]。

三、结语

改革开放以后，社会的经济发展和技术发展在逐步提升，在部分企业中，其管理手段和模式也在不断地朝着信息化、科技化进行转型发展。档案管理在企业中管理中是比较重要的环节，其能够为国家的档案资源进行提供，同时也是企业在运营中的参考凭证。在档案管理朝着信息化、数据化发展的过程中，由于创新思想的不足、传统管理方式根深蒂固，这就导致信息化的档案管理无法全面地进行开展和落实，因此必须将档案管理信息化纳入企业发展规划中去，进行有计划的创新发展。

参考文献：

[1]张格格.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].中国有色金属，2018（S1）：152-153.

[2]郭晓蕾.谈国有企业中档案信息化出现的问题及对策[J].智库时代，2018（52）：4+6.

[3]徐岚.浅析国有企业档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2018，21（24）：195-196.

[4]吴尹.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].居舍，2018（31）：156.