农业科研院所国际合作信息化管理系统的设计与实现

张超 彭晨 冯敏燕 王冉

摘要：随着科技改革三十条等政策的落地实施，科研院所的自主权进一步扩大。科技人员出访、外国专家来访等活动日益频繁，传统的管理方法及效率已经不能满足需求。对江苏省农业科学院因公出访和外事接待管理中的问题进行梳理和分析，从出访审批和接待审批2个方面对国际合作信息化管理系统进行规范化设计。该系统实现了“让信息多跑路，让科研人员少跑腿”，使得国际合作管理全过程清晰化、流程化、精细化，提高了工作效率，为提升国际合作决策部署水平起到了重要支撑作用。

关键词：国际合作;信息化;管理系统;规范化;设计

中图分类号：G311 文献标志码： A文章编号：1002-1302（2020）13-0245-06

收稿日期：2020-03-11

作者简介：张超（1986—），男，河北枣强人，硕士，助理研究员，主要从事农业国际合作研究。Tel：（025）84392890;E-mail：zcnicky@163.com。

通信作者：王冉，博士，研究员，主要从事农业国际合作、农产品质量安全研究。Tel：（025）84390011;E-mail：ranwang@jaas.ac.cn。随着江苏省委省政府出台的《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》的实施，科研院所的国际合作氛围日益浓厚，科研人员因公临时出国和外国专家来访数量均大幅增加[1]。长期以来，科研院所的管理部门主要是以人工方式，使用文件夹、表格、文字材料等作为信息存储和管理的方法，随着数据量和种类的增多，传统的管理方式已无法适应新的发展要求[2]。为了加快信息化建设步伐，进一步做好江苏省农业科学院的国际合作工作，不断提高管理水平，针对国际合作管理工作的特点，结合相关工作管理程序，在江苏省农业科学院信息平台大框架下，设计本研究系统。

1设计背景

1.1出访和来访数量的增加制约了管理的质量

自2014年以来，江苏省农业科学院就一直致力于推进高水平、国际化现代农业科研院所的建设。国际合作交流日益频繁，因公临时出访团组数从2015年的69批128人次，跃升至2019年的110批219人次;外宾来访量也从每年52批96人次跃升至106批242人次。随着国际合作中重要出访和来访量的增加，管理工作的难度越来越大[3]。传统管理方式中存在的纸质文档冗繁、档案管理易缺失、数据参考利用价值低等问题，无不制约着国际合作管理的质量[4]。

1.2信息化是国际合作管理的趋势

随着科技的进步和信息技术的发展，越来越多的管理实现了无纸化、电子化及不见面审批，如江苏省外事办公室的出国请示报送、江苏省科技厅的外国专家项目申请等[5]。此外，很多高校的因公出访也早已实现了系统化操作。他们利用信息系统良好地管理了数倍于科研院所的国际合作事宜，可见，国际合作管理的信息化也是现代院所建设的必由之路。

2系统总体设计

2.1需求分析

建立国际合作全流程信息化管理系统的目的，是使国际合作管理工作数字化、流程化、信息化，提高流程化管理质量，实现内部审批和统计的规范化和精细化管理[6]。本研究通过对出访审批和接待审批全流程各环节和现行管理中存在的问题进行梳理和分析，制定出管理流程图，进而设计开发出管理系统（图1、图2）。

2.2系统功能

本研究系统的主要功能如下：（1）出访审批管

理，包括出国批件申请、批汇核销管理、回国登记管理、用户和管理员及权限管理、数据备份及导出等;（2）接待审批管理，包括来访报批管理、接待记录管理、报账审批记录导出等[7];（3）统计报表，包括出访来访统计、合作单位、国别、频次等分类统计。

2.3功能模块设计

2.3.1出访请示模块由信息录入员登录“江苏省农业科学院信息化办公平台”，进入国际合作菜单后，在因公出国（境）栏目下创建出访申请，并填写出访必要性、出访重点任务、出访天数、费用和邀请函等字段数据，上传邀请函及翻译件、预算审批表和公示结果扫描件等材料，提交给相关研究所国际合作管理员（以下简称国合管理员）进行审核，审核通过的提交给该研究所领导审核;审核不通过的必须填写理由，以方便填报人员查阅。相关研究所领导审核通过后，即提交到国际合作处审核（图3）。

2.3.2院发文流程模块由国际合作处（以下简称国合处）专办员审核、请示并制作院请示文件，提交给国合处领导审核。若出访团员中有处所级领导干部，系统会自动检测并提交给国合处、人事处、科研处进行三方领导会审。通过后，由分管院领导签发请示文（图4）。

2.3.3批汇审批流程模块在获得江苏省政府电子批件后，国合处专办员将批件上传至系统，同时系统自动发送提示短信给填报人员。在出国人员线下办理完因公护照和签证后，自行购买政府采购机票，并将政府采购机票和查验单上传至系统，如参加国际会议，还需上传会议注册费中英文材料。另外，根据出访国别及城市、天数进行外汇预算申报。系统自动根据国家用汇标准，计算出此次出访所需外汇数额。信息录入完毕后，由出国人员提交给研究所国合管理员审核。通过后，由研究所领导提交给国合处审核，最后由会计中心批汇专员审核结束（图5）。

2.3.4回国登记管理模块当到达填写的回国日期后，系统自动触发回国登记流程，同时发送提示短信给填报人员，提醒出国人员及时归还因公护照，并在系统中勾选实际出国人员，上传出访报告、反馈表、公示结果和出访活动图片（图6）。

2.3.5外匯核销流程模块回国登记流程结束后，出国人员方可填写外汇核销信息。此时，系统会自动展示批汇数据，对比填写的实际外汇开支，多退少补，一目了然。当会计中心的核销专员审核结束后，该条出国记录流程结束（图7）。

2.3.6接待报批流程模块由信息录入员登录“江苏省农业科学院信息化办公平台”，进入国际合作菜单后，在外宾来访栏目下创建接待报批申请，并填写外宾人员信息、抵离日期、是否引智项目、接待预算、行程说明等字段数据，提交给相关研究所国合管理员进行审核。通过后，由相关所领导提交给国合处审核（图8）。

2.3.7接待记录管理模块接待完成后，系统自动发送提示短信给填报人员，提醒其在系统中填写接待记录， 包括实际接待人员相关信息、接待情况、互

赠礼品资料、实际开支、英文报道及活动图片等。当国合处审批结束后，该条接待记录流程结束。填报人员如需报账，可以一键打印审批流程留痕记录，作为报账附件材料（图9）。

4讨论与结论

国际合作信息化管理系统的建设，极大地提高了江苏省农业科学院国际合作管理的工作效率，有助于將科研人员从繁琐的审批手续中解放出来，缩短了审批时间，且可以实时了解审批进度。同时，该系统还可将内部数据进行统计分析，整合报告、图片等档案资料，为制定工作目标、优化管理服务提供决策依据。最新问卷调研结果显示，该系统获得江苏省农业科学院各部门外事管理人员以及科技人员的一致好评，是目前江苏省农业科学院信息化办公平台中使用频率最高的平台之一，系统用户满意度高达100%。

当然，该系统未来还有许多待完善之处，如：需加强国际合作项目申报、外国专家管理、国际合作成果录入等功能，以更好地推动“管理服务科研”理念实施，助力高效管理和优质服务再上新台阶[8]。

参考文献：

[1]解蕾，卢永红，狄光智. 基于C/SQL Sever的高校外事管理系统的设计与开发[J]. 山西大同大学学报（自然科学版），2016，32（4）：13-15，50.

[2]张海涛，何学洲，王杨刚. 地质调查科技与国际合作项目信息管理系统设计与实现[J]. 北京测绘，2016（5）：39-42，27.

[3]曾媛，刘淑仪，唐其展，等. “互联网+”思维下农业科研院所外事信息系统建设[J]. 农业科技展望，2016（12）：56-59.

[4]王翠翠. 农业科研单位外事管理工作探讨——以中国热带农业科学院橡胶研究所为例[J]. 农业科研经济管理，2019（2）：22-25.

[5]韩艳清，岳保荣，范瑶华，等. 浅谈信息管理系统的建设和应用[J]. 中国辐射卫生，2011，20（1）：51-52.

[6]张海波. 优化高校外事工作平台探析[J]. 黑龙江教育学院学报，2014，33（5）：7-8.

[7]朱光祥. 山东大学外国语学院国际交流与合理系统的设计与实现[D]. 济南：山东大学，2012：1-60.

[8]吴长付，付广青，杜平，等. 科研项目全流程信息化管理系统的设计与实现[J]. 江苏农业科学，2019，47（12）：338-342.国帅，司海平. 基于本体的农村信息化服务平台用户模型[J]. 江苏农业科学，2020，48（13）：251-256.doi：10.15889/j.issn.1002-1302.2020.13.051