企业科技档案管理工作研究

侯昱泽

(北京全路通信信号研究设计院集团有限公司，北京 100070)

科技档案是企业在工程设计、工程咨询、应用科研、标准制定、工程勘测、工程总承包和系统集成等技术活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。科技档案管理工作是对企业科技活动的真实记录，有助于企业科技研究和发展，科技档案管理者应适应新的发展趋势，改变管理观念，采取有效的策略措施，真正激发科技档案价值和作用，使之为企业科技发展提供重要参考。

1 树立先进科技档案管理观念

1.1 建立科技档案的资产观

在科技型企业，科技档案具有较强的专业技术知识和信息，因此它除了是与文书档案等具有法律意义的档案凭证外，更是有一定经济价值的企业重要资产。尤其随着知识经济时代的来临，科技型企业应建立科技档案资产观，将科技档案纳入企业资产管理范畴，成为企业无形资产的一部分。

1.2 转变需求导向的服务观

科技档案的重要价值在于档案需求者的开发利用。科技档案管理的目标是服务于企业科技工作者和科技管理者，而不是单纯的以收藏为工作主要目的。所以科技档案的管理应以需求为导向、以应用为方向，聚焦在科技档案的开发利用和科技人员的使用需求上，并将服务质量、水平，科技工作者的满意程度纳入对档案工作人员的绩效考核标准里。

1.3 明确电子档案的认可观

电子材料已然成为了科技活动成果的主要媒介，必须认识到电子档案也是一种真实存在的客观记录，同样也是可靠、可信的证据。对于那些用于内部使用和不涉及法律问题的、打印后更不利于查看的、大量耗费纸张和存储空间的电子材料以及存于权威认证的数字档案馆系统的电子材料，企业可实行仅保存电子材料，不必硬性要求电子材料与打印成纸质材料同时归档的模式。

1.4 强化过程文件的存档观

科技档案不仅要体现科技成果，也应反映出在设计和开发过程中形成的技术履历。科技档案应详细记录科技活动的各阶段的计划、方案、分析、数据、图表等过程材料和积累的经验，与科技成果具有同等的保存价值。在科技档案管理过程中，企业应不断强化科技活动的过程性文件的归档意识，在项目结题验收时，对最终科技成果和过程性文档同时进行验收。

2 完善科技档案管理的策略措施

2.1 健全企业科技档案管理规范

企业目前在制定档案管理体系文件时常用到的参考标准主要包括《企业档案工作规范》(DA/T 42-2009)、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《 纸 质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)等。随着科技档案管理工作开展过程中内外环境的不断变化，企业应根据实际情况对标准中一些不适用和不完善之处进行制度规范扩充。比如：梳理企业各部门在档案管理工作方面的权利、职责和相互关系；明确企业各部门和主管领导对科技档案管理工作行使的监督和检查权利；明确项目实施部门、项目组成员归档、移交和使用档案的职责和义务。

2.2 理顺科技档案管理权责关系

科技档案管理也是科技管理工作中不可或缺的一部分，虽然多数科技型企业的科技管理制度体系中都包含科技档案管理的部分，但仍需强化科技管理部门的作用，进一步理顺档案管理部门、科技管理部门和项目实施部门之间的分工和权责。

档案管理部门依据档案管理体系文件向科技管理部门提出科技档案管理的要求，并对其工作进行指导，对体系文件执行情况进行监督和审查。同时，对管理部门移交的档案进行系统整理、科学编目、保管、鉴定、统计工作，为科技工作者提供档案利用服务。

科技管理部门根据科研项目管理体系文件对项目实施部门提出科研项目材料归档要求，并审核归档材料及监督审查其执行情况，由项目实施部门按归档要求提交给档案管理部门。

项目实施部门主要按照科研项目管理体系文件要求，对形成的科技项目材料进行收集、归纳、整理，并向科技管理部门提交归档申请，经科技管理部门审核后归档。

档案管理部门、科技管理部门和项目实施部门之间的权责关系，如图1所示。

图1 档案管理部门、科技管理部门和项目实施部门之间的权责关系Fig.1 Authority-responsibility relationships between technological archives management department,technological management department and project implementation department

2.3 完善科技档案管理模式

1）科技档案纳入科技项目合同管理体系

企业目前多以项目制开展科技活动，科技管理部门与项目实施部门多以合同的形式来约束项目的执行过程。而科技档案作为整个科研开发过程的重要成果体现，往往具有滞后性，不利于监督管理，因此，应将科研档案归档要求纳入合同约定条款，明确指出科技档案应作为项目实施部门项目承担人员的绩效考评、科技奖项兑现、新承担项目的必要条件，明确指出科技档案归档频率，同时科技管理部门应加强对项目实施部门履行情况的监管力度。

2）科技档案纳入企业知识管理体系

随着信息与知识经济的兴起，科技档案管理也逐渐由原来的信息管理发展为知识管理并趋于知识服务，因此，企业的知识管理体系需要将科技档案作为知识管理的重要内容，逐渐将原来的科技档案库转化成本资源库、知识库。

3）建立科技档案验收和审计制度

目前《重大建设项目档案验收办法》在实际工作中取得了明显的成效，借鉴此经验，企业应在科研项目合同验收中施行档案验收制度，把通过档案验收作为通过科研项目最终验收的必要条件之一。对于没有达到档案验收标准的项目，不能进行项目最终验收工作。

目前，企业科技项目在中期检查和结题时，需要科技管理部门评审和财务部门出具经费执行情况，以此对项目的执行情况、执行结果、费用支出等情况进行审核。但没有对科技项目档案情况进行审核，特别是项目持续时间跨度大的项目，为避免过程中出现项目材料的遗失，应在检查项目中增加“档案归档情况”的审核项，由档案管理部门确认该项目是否已按里程碑或重要节点的要求归档。

同时企业可试行科技档案审计工作，将科技档案纳入企业资产范畴，开展科技档案资产或信息资产登记、评估和审计工作。目前英国已发布信息资产登记和评估信息资产的相关条例，国内科技企业可借鉴参考。

2.4 加强科技档案人才和经费管理

不断加强企业科技档案管理人员的队伍素质，提升业务能力，是企业提高科技档案管理工作水平的重要措施，应着重从档案法律法规、道德修养、基本理论、业务能力、信息化技能等多方面、多角度综合考察科技档案管理人员的职业技能。在企业中建立档案专业技术职称评聘制度，鼓励档案管理人员业务学习热情，建立科技档案人员职业上升通道，鼓励科技档案管理人员参加各类培训，在企业中培养出一批专业化的科技档案管理人才。

同时，应适当增加科技档案管理工作经费投入，在企业管理经费中适当拨出用于科研档案管理，保证企业档案库房、设备和工具齐套。

3 总结

综上所述，企业要充分认识到科技档案管理工作的重要性，建立科技档案资产观、转变以需求为导向、明确电子档案的认可程度和注重过程性文件的存档。积极改进科技档案管理的制度措施，健全企业科技档案管理规范、优化科技档案管理权责关系、完善科技档案管理模式、加强科技档案人才和经费管理。从多维度改革创新，实现企业科技档案管理提升。