Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧研究

彭春美

摘要：为推广使用技巧、提高办公效率，提出Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧研究。通过对Word软件中着重号的使用技巧和横向页面的使用技巧分析，完成对Word软件应用技巧研究;通过对Excel软件中表格标题行重复与数据计算的使用技巧分析，完成Excel软件应用技巧研究;通过对PowerPoint软件中Flash动画插入技巧分析，完成对PowerPoint软件应用技巧研究，实现了Office办公软件实际应用技巧的推广。

关键词：Office;办公自动化;Word;Excel;PowerPoint

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2020）07-0068-02

0 引言

Office办公软件是典型的组件类型的办公软件，是办公自动化中最常见的工具软件。主要以Word文字编辑软件、Excel表格编辑软件以及PowerPoint课件软件三大组件为主，分别从文字编辑、电子表格编辑以及图片编辑三个方向实现自动化办公功能[1]。由于Office办公软件使用方便，办公效率高，目前已广泛应用在办公自动化中，但是在实际应用中还有一些不为人知的使用技巧，了解并熟练掌握后可达到“事半功倍”的效果，为此提出Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧研究，为Office办公软件应用提供参考。

1 Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧

1.1 Word文字编辑软件在办公自动化中的实际应用技巧

Word文字编辑软件在办公自动化中经常被使用的技巧主要有着重号和页面调整，以下将从该两点使用技巧进行阐述。

Word文字编辑软件中着重号的使用技巧：在利用Word软件对文字进行编辑时，若想要着重突出文章中部分个别词语，从而引起阅读者的注意，可以使用Word软件中的着重号功能。首先在Word软件上方找到工具栏，点击其中“自定义”对话框，在自定义对话框中找到“应用”选项并点击，接着返回到工具栏中找到“类别”对话框，在“类别”对话框中点击“命令（M）”选项，在“命令（M）”对话框中点击应用选项。然后再返回到“自定义”对话框中点击ABC选项，在ABC对话框中找到“Dot Accent”选项并点击，接着利用鼠标右键将其拖至工具栏中，将Dot Accent选项成功拖至工具栏后松开鼠标右键。最后选中文档中想要着重标记的句子或者词语，再点击工具栏中“Dot Accent”选项即可，以此完成了着重号的应用[2]。

Word文字编辑软件中横向页面的使用技巧：正常情况下，使用Word软件对文字进行编辑时，文档页面都是纵向页面。如果想要将纵向页面改为横向页面，首选利用鼠标右键选中所有文字，然后将鼠标移动到最首行的文字前面，在Word软件上方的工具栏中找到“页面布局”选项并点击，然后在该对话框中找到“纸张方向”选项并点击，下方会出现“横向”、“纵向”两个选项，点击其中的“横向”选项即可将原本的纵向页面改为横向页面[3]。通过以上对Word文字编辑软件中着重号和页面调整两个在办公自动化中常用的实际应用技巧分析，实现了Word文字编辑软件在办公自动化中的实际应用技巧研究。

1.2 Excel表格编辑软件在办公自动化中的实际应用技巧

Excel表格编辑软件在实际应用中常用的办公技巧有表格标题行重复与数据计算两种，Excel表格编辑软件中表格标题行重复技巧：当对大量数据进行表格编辑时，由于表格编辑长度超出一页，表格页数达到几页或者几十页，而表格的表头正常情况下只在表格的第一页显示，编辑者通常会忘记表头内容，需要往回翻到第一页查看表头，这样会影响到办公效率，重要的是还会出现错编、误编问题。为了解决以上问题，此时就需要用到表格标题行重复技巧，首先打开Excel表格编辑软件，在软件中利用鼠标右键选中Excel表格首行，然后在软件上方工具栏中选中“页面设置”选项，在“页面设置”对话框中找到“工作表”选项并点击，最后点击“顶端标题行”选项即可实现表格标题行重复[4]。

Excel表格编辑软件中数据计算技巧：Excel表格编辑软件最常用也是最重要的一个技巧就是数据计算技巧，尤其是对财务报表进行编辑时，需要进行大量的数据计算工作，在软件实际应用中，可以在软件上方工具栏中找到“Excel公式”对话框，该对话框具有多种计算公式，在表格编辑时选中相应的 Excel公式即可实现对数据的计算。如果“Excel公式”对话框中没有合适的计算公式，可以在“Excel公式”对话框中选中自定义，编辑者自行对计算公式进行编辑，然后再使用，如果经常用到该公式，还可以将自定义的公式保存到“Excel公式”对话框中，方便下次使用。通过以上两个技巧分析，实现了Excel表格编辑软件在办公自动化中的实际应用技巧研究。

1.3 PowerPoint软件在办公自动化中的实际应用技巧

PowerPoint软件在实际应用过程中经常需要插入Flash动画，最简单、最便捷的Flash动画插入技巧为：首先打开演示文稿，利用鼠标左键双击想要插入Flash动画的幻灯片，此时进入到TTP幻灯片视图方式，在该页面工具栏中选中“控件工具箱”，单击鼠标左键会在左下角出现“幻灯片控件”工具按钮，点击该按钮会在幻灯片控件列表中出现“Obiect”选项，此时页面中鼠标变成“十”字形状，利用鼠标在想要插入Flash动画的幻灯片拖出一个矩形区域。然后在PowerPoint软件快捷菜单中选中“属性”，在“属性”对话框中点击“Movie”后手动输入Flash动画的文件名以及扩展名，最后关闭“属性”对话框，此时会在矩形区域内出现Flash动画，以此完成Flash动画插入，从而实现PowerPoint软件在办公自动化中的实际应用技巧研究。

2 结语

此次对Office办公软件在办公自动化中的实际应用技巧进行了研究，为Office办公软件的使用具有重要的參考价值，同时也对Office办公软件在办公自动化中的应用具有一定的推广作用，有助于办公效率和办公质量的提高。由于此次研究时间和个人能力有限，虽然取得了一定的研究成果，但此次仅对Word文档和Excel电子表格在办公自动化中的实际应用技巧进行了研究，今后还需在Office办公软件的PowerPoint图片编辑软件方面进行研究，为Office办公软件的应用提供有利依据。

参考文献

[1] 秦玉海，刘路强，柳树旺，等.基于OOXML的Office文档编辑过程恢复方法研究[J].河南科技，2018，67（35）：10-13.

[2] 冯爱花，段振华.office办公软件应用在管理学生日常事务的研究[J].卫星电视与宽带多媒体，2019，45（22）：58-59.

[3] 张佳豪.Office办公软件在办公自动化中的实际应用[J].数字技术与应用，2019，37（5）：235-236.

[4] 刘刚，孟娟娟.关于Office办公软件的操作技术探析[J].科技经济导刊，2020，28（7）：33-34.