现代办公技术对档案管理的影响及对策

杨召

摘要： 信息技术的广泛应用为各个行业提供了革新基础，影响基础工作的效率和效果，对于档案管理工作来说，其经过长时间的发展，已经形成流畅的管理步骤，但由于多种因素的限制，仅依靠纸质档案达到管理要求十分困难。因此，利用现代办公技术，提升档案管理的信息化程度，从而应对管理工作所带来的挑战，提升质量和效率，进而保证办公质量。

关键词： 现代化办公技术;档案管理;影响;对策

【中图分类号】G472.4【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）15-0297-01

引言：现代化进程的逐渐加快，解决了生活中的各项难题，有助于优化现实作业，保证各领域发展的完备性和科学性，更好的贴近现代化社会构建的要求，确保企事业单位办公的效率。利用现代办公技术将有效解决人员工作量大、工作效率低的问题，强化档案管理的效果，积极应对各项有待解决的难题，对接高效工作的要求，满足新时期高速发展的需求。

1现代办公技术对档案管理的影响

1.1提供新型档案管理办法

过去档案管理从建档到储存的整个过程大部分以纸质文件的形式保障原始资料的完整程度，虽然一部分原始资料以光盘、磁带等形式管理，仍然会出现丢失的情况。目对此种问题，利用现代办公技术将改变档案管理的形式，利用电子档案取代纸质档案，便于传送和更改，确保安全性的基础上，有助于后期的检索和利用，相关人员仅需要输入关键词即可在获取权限后直接获取到可利用的资料信息，便于储存和整理。过去档案借阅过程十分麻烦，对于借阅资料记录不够详尽，而应用现代办公技术的档案管理无需人员的辅助作业，在网上查阅的过程中已经将借阅人资料准确记录，不仅提升了管理效率，同时创新管理办法，确保原始资料的完备程度。

1.2改变原有的档案管理模式

过去开展档案管理工作带有政治性的色彩，导致管理人员在制定管理办法和创建管理模式的过程中经常出现思维和意识上的偏差，认知上存在一定的误区，并没有准确认识到档案是一种为有需要的人提供公益性和服务性内容的要素。利用现代办公技术将准确反映出档案管理的性质，提升管理的服务性能，对接信息服务的要求，拓展可利用的空间的范围。信息化的发展转变了原有的管理模式，充分体现出原始资料的作用，辅助建设基础工作，与社会转型方向保持高度的一致性[1]。

1.3促使管理人员提升个人素养

现代办公技术的应用需要在人员素质水平提升的前提下，为准确使用互联网和信息化的管理技术，管理人员要具备专业知识与能力，熟知办公软件的使用方法，秉持科学办公的理念，重点研究不同类别档案所需要的管理方式。为保证工作效率的提升，工作人员要能够明确现代化技术的应用方式，准确理解信息技术的使用方法，理顺电子档案记录、整理、储存和取阅的流程，切实满足信息化设备使用和工作效率提升的需要[2]。

2强化现代办公技术在档案管理工组中应用效果的办法

2.1准确辨析数字化档案管理与纸质档案管理的不同之处

过去使用传统的管理办法，不仅不利于档案真实性的反馈，同時无法保证档案数量和内容的完备性，数字化档案管理能够准确解决上述问题，其管理方式与过去的办法存在一定差异。管理人员要能够了解二者间的不同之处，避免直接将纸质档案管理的办法施用于数字化档案管理中，因此要求工作人员明确现代办公技术使用的特征，明晰其区别于传统管理办法的具体流程，实现以计算机网络为基础，辅助使用多种媒介的方式管理数据和信息，强化管理特点，提升对现代办公技术的认知程度。同时，由于管理办法的准确应用需要借助计算机，工作人员要能够知晓计算机网络应用的办法，进而保证工作效能的提升。

2.2建立完整且真实的档案

无论是使用纸质亦或是数字化档案，其基本特征是完整性和真实性，一些工作人员尚不具备安全管理档案信息和数据的能力，对于管理软件使用不熟练，无法保证管理工作的完备性。因此，要求领导人员构建管理意见，明确在整个管理过程中相关人员应当予以注意的位置解决工作不规范、不恰当的问题，形成符合互联网运行的管理制度，切实提升标准内容的合理性。信息技术发展的另一面是安全挑战，档案管理工作应对挑战的基础是工作人员具备安防技术，拥有高度的安全意识，在日常工作中，将数据信息的安全性和真实性放在首位，促进信息档案管理的精细化水平，为后续工作提供强有力的支持。

2.3加强对管理人员素质的培养力度

档案管理人员的素质水平将直接影响工作的效果，因此要构建培训计划，形成常态化的培训、考核形态，切实提升工作人员的思想道德素质水平。首先，要求领导人员在甄选管理人员的过程中，核定其思想道德水平，了解其政治素养，采用实操和理论测试相结合的方式，确定每个应聘者的真实能力水平，对于能力和素养不满足现代办公技术使用要求的人员，不予录用。在日产工作中，领导人员要及时发现每个工作人员的误区，强化办公软件使用的基本办法，讲解每个档案管理流程所应当具备的真实化水平。提升其对于互联网技术的使用能力，促使工作人员准确认识档案管理在实际工作中与现代化技术间的联系，能够使用平台管理的相关功能，保证在实际使用过程中可以直接给出原始材料信息[3]。

2.4保障电子档案的安全

信息技术的发展使得管理过程要承担篡改和修改的风险，档案管理人员应当定期检查，设置杀毒软件，定期杀毒，并将所有内容全部备份，避免因数据丢失影响其他工作的开展。技术人员要深入研究防火墙的构建，利用自身技术水平分析现有防火墙的优缺点，加入创新技术，确保计算机在使用中能够稳定运行。对于借阅权限的认定，使用人脸识别等智能化办法，提升借阅的安全性，同时便于直接将借阅人信息传送到平台上，达到实名认证的效果。

3结束语

综上所述，利用现代办公技术将有效转变过去的档案管理的模式，推进信息化水平提升进程，充分满足现代化办公形态的发展，为档案管理工作创造机遇。目前，现代办公技术在档案管理工作中的使用较为广泛，但人员素质与实际要求不匹配，因此要重视管理人员素质提升的工作，利用常态化的培训方式，邀请专业人员为其讲解有关电子档案管理的流程和内容，提升能力水平，准确辨析档案的安全状态，促使档案管理工作效率的提高。

参考文献

[1]秦云艳.关于现代办公技术对档案管理的影响及对策探讨[J].产业创新研究，2019，12：63-64.

[2]张玉梅.基于电子信息技术的档案备份与管理[J].办公室业务，2017，06：168-169.

[3]许耀文.达州市中心医院档案管理系统设计与实现[D].电子科技大学，2018.