档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究

胡宝

摘要： 档案管理工作质量的有效提高离不开档案管理人员的管理，档案管理手段创新要求档案管理工作者要解放思想、与时俱进、破除因循守旧的观念，跟上信息化发展的社会，学会利用更先进的科技处理手段完成档案的汇总和整理，全面开发和利用档案信息资源，为社会发展提供信息支持。

关键词： 档案管理;方法

【中图分类号】TE55【文献标识码】A【文章编号】1674-3733（2020）15-0294-01

引言：现阶段档案管理工作想要为社会发展贡献一份力量就要具备更强大的信息处理和储存能力，这样档案管理服务才能够更加快捷准确。档案对于企业来说是一个企业的重要的核心资源，一个企业的发展和进步，档案可谓是一个重点的参考对象，一个企业基础工作也是档案管理工作，档案的质量和价值是随着时代的发展从而不断的升高的，在当今的社会中，每一个企业都应该抓住当代社会可以利用的价值的事物，伴随着现代企业制度的完善，档案管理方面的意识也不断提高，但是把档案管理部门和企业的管理相磨合是应该注意的问题。

1档案的利用工作

档案管理工作主要是指企业内部需要对各项日常生产活动所产生的资料进行分类管理，所以从企业工作人员到整个企业都属于档案管理的工作范畴。档案管理和员工个人的隐私密切相关，和企业能否实现长期发展息息相关，所以企业和负责管理档案的都应该注重档案管理工作，提高档案服务质量。档案管理工作如果出现处理不当行为一定要及时改正过来，并且要及时和相关部门进行沟通，保证信息正确安全，确保工作效率不被耽误。如果档案因为工作失误被销毁，档案管理人员要及时和相关管理部门联系，及时向领导通报事件的过程和结果，以最快时间找出补救方案，以免造成更大损失。保护档案的完整性，严格保守国家机密是每一个公民应当具备的责任意识，也是档案管理工作的主要职责，但在当前档案管理工作中，大部分管理工作者不重视档案管理的重要性，经常出现玩忽职守粗心大意的情况，从而导致档案出现丢失或者泄露。因此为了能够有效提高档案管理工作质量，最大程度做好保密工作，则需要档案管理人员根据档案的不同特点以及工作内容的不同性质来进行不同程度的保密工作，要充分平衡保密和利用之间的关系，不能倾向任何一方，这样既能够做好档案的保密工作，还不会造成企业或国家的机密遗失、泄露等严重后果。

2企业档案管理的必要性

企业档案管理的必要性主要涉及到以下方面具体内容：知识经济以及“衍生”的知识管理对企业的档案管理工作提出了挑战。如何面对挑战，关键在于能够科学管理，在科学管理的基础上，将知识管理的观念和方法贯穿于企业档案管理工作中，这就要求档案管理必须创新。因而，企业档案馆要迎接知识经济所带来的挑战必须要在管理上进行改革创新。首先，企业档案管理能够提高企业档案馆的整体管理水平。档案工作本身不仅是一个企业能够加强内部管理和控制的非常重要的基础，同时也是一个企业以及该企业领导接受各项审计、检查的重要基础。对于一个企业来说，企业档案是企业在各项工作和员工的各种活动过程中的直接记录，通过企业档案能够对该企业的领导和员工以及企业的各个工作流程进行监督和检查。企业档案工作也是一个企业的窗口，企业档案工作的水平可以体现出企业的整体管理水平。现在，一个企业的档案工作已经不仅限于加强对企业档案自身的管理，而是要立足于通过加强对企业档案的管理来提升该企业的整体管理水平。其次，企业档案管理的创新也是一个企业档案管理工作自身發展的需要。企业的档案管理工作一定要紧跟企业发展步伐，不能够滞后。如果一个企业档案不被利用，而常年沉睡在档案库房里，那样的话，就会成为该企业的负担和包袱。长此以往，企业的领导也不会重视该企业的档案工作。企业档案管理工作要持续发展，就要进行内部的挖掘和创新。夯实企业档案管理基础工作的同时，树立“服务创造价值”的档案工作理念。企业档案部门一定要充分开发档案信息资源，积极主动地为企业各项工作提供利用服务，为企业创造一定的价值和利益。只有这样，企业的领导才能够将企业档案工作重视起来，进而为企业档案工作的发展提供支撑。

3加强档案管理的方法

3.1增强档案管理的系统性。

加强档案管理的方法之一是增强档案管理的系统性。首先，在档案管理的过程当中，要对各个步骤的主要目的和中心环节进行项目任务化的管理，并结合大数据的管理思维，做好档案移交的核对工作，做到一一对应，确保二维码和条形码当中反馈的数据信息，可以和文件资料当中的内容信息一一对应。如果出现任何问题，都要及时向上级的档案管理部门和档案的移送部门进行沟通，及时找到正确的档案信息，避免遗漏。其次，在档案接收入库管理的过程当中，也要按照这种信息化的管理方式，成立完善的数据库，为后期的档案借用和档案查阅提供方便的信息，同时，还要按照系统化的管理原则，对档案的内容进行实时的更新，避免档案内容过于陈旧。除此之外，还要对档案的信息进行统计和分析，探讨哪一类的档案查询的次数和频次最高，这样可以方便后期管理。

3.2转变思维，提高档案管理人员的素质。

加强档案管理的方法之二是转变思维，提高档案管理人员的素质。大数据的出现对传统的档案管理模式造成了一定的冲击，作为服务社会的重要机构，档案馆应该转变思维，提高档案管理人员的素质。首先，档案馆应该认识到档案在社会发展中的作用，增强社会服务意识。其次，档案管理人员应该了解档案信息的价值，提高对档案管理的重视程度，增强自身的职责意识。再次，档案管理人员应该改变管理方式，将单一的档案保管转变为档案保管→档案价值挖掘→档案综合利用，构建信息化管理模式。同时，档案管理人员应该优化管理结构，加强资料收集，实现集中管理，建立信息保密制度。档案管理人员还应该深入分析档案信息，挖掘档案信息的潜在价值，在为档案用户提供档案的同时提供内在的档案信息。此外，档案管理人员需要不断学习，深入研究大数据技术，掌握相关的操作技能，以适应时代需要。

3.3其他注意事项。

加强档案管理的方法之三是其他注意事项。在开展档案管理工作时，档案管理人员需要找出档案管理中存在的问题并及时解决问题，并借鉴相关的经验，增强档案管理效果，还应该注意一些事项。首先，档案管理人员应该按照《档案法》等相关法律政策的要求优化档案管理流程，提高档案管理质量。其次，档案管理人员应该注意潜在的风险。档案管理工作中存在网络安全隐患、保管风险等风险。在创建和使用网络平台和数据库时需要启用访问控制服务以及防入侵功能，降低网络安全风险。还应该完善责任制，明确保管人员的职责，降低保管风险。

结语：总之，能够做好档案管理工作是一个企业发展各项工作的基础，企业和员工都应该积极运营符合当今时代的档案管理体系，主动自主地为企业和国家做出贡献。有效为生产、经营贡献出每一个人的力量，充分发挥每个人的价值。

参考文献

[1]王静梅.大数据时代背景下户籍档案数字化管理路径分析[J].档案管理，2019（6）：47-49.

[2]魏伟.大数据背景下民政档案管理工作创新路径探析[J].经贸实践，2015（11）：163.