如何做好企业档案库房的管理

骆思珍

摘要：档案是企业组织重要管理资料，记录了本企业重要信息，能够为企业的发展提供完善的参考资料。档案库房是存放档案的重要场所，确保档案资源的安全存储，则必须全面做好档案库房管理工作，改进档案库房安全管理模式，严格做到档案存放登记工作与保密工作，健全档案库房安全管理制度，落实安全防御政策，顺应时代发展趋势，加强企业档案管理信息化建设。本文将简单分析如何做好企业档案库房管理工作，希望能为企业档案管理提供参考与借鉴。

关键词：企业组织;档案库房;安全管理

中图分类号：G271 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

档案记录着企业经营发展过程的所有信息，为企业总结宝贵的管理经验，能辅助企业组织在实施保密性调阅档案资料的同时制定更完善的经营管理方案，不断提高档案资源利用价值，促进企业组织的良好发展。档案库房是用于存储档案的重要场所，其安全管理不容忽视。

一、健全企业档案库房安全管理制度

从整体结构来分析，健全企业档案库房安全管理制度，必须做好三方面的工作，细化三项基本制度：第一，针对档案出入库管理工作和全体工作人员制定完善的管理制度。在制定和执行该制度的过程中，需要认真登记档案出库和入库时間，同时，要严格限制档案出库时间，确保应调阅而出库的档案能及时收回。档案管理工作人员应严格遵守工作纪律，做好档案保密工作，禁止未经允许的非工作人员进入档案库房。如果因特殊需要，非工作人员需要持有上级领导的合法证明，在进入库房的过程中，档案管理人员应全方位陪同非工作人员，做好进入人员的姓名、证件、出入时间和调阅材料等级工作。其次，档案管理人员应准确等级档案资料的进出量与库存量，避免档案在进出与存放过程中出现丢失和残缺问题。第二，建立库存档案定期检阅制度。该制度的执行宗旨是全方位了解企业档案资料的流动状况，查看档案库房是否存在霉变和安全隐患，核对档案管理工作是否存在问题并及时解决问题。第三，针对档案库房照明设备与消防设备制定安全管理制度。当代企业档案库房均设有照明设备和消防设备，旨在为档案管理工作提供便利，维护库房消防安全。然而，设备随着使用时间的推移难免出现质变问题，如果不及时检查和修复存在安全隐患的设备，必然会诱发安全事故。因而，必须针对照明设备和消防设备制定安全管理制度，档案管理人员应正确使用库房内部设备，避免因操作不当而诱发的安全隐患。与此同时，应该由专业技术人员定期检测和维修设备，以免发生安全事故。

二、确保库房档案资料存放的有序性和科学性

做好库房内部档案资料的安全存储工作，必须确保档案资料存放的有序性和科学性，对不同档案实施分类存储，例如将企业档案分为人力资源档案、项目档案、产品设计档案等，档案资料排放必须整齐而有序，与此同时，应注意避免强烈的紫外线直射档案。其次，应合理放置档案柜，尽量提升档案库房空间使用效率，避免出现空间浪费问题。做好档案分类与编号工作之后方能按照对应标准放入档案柜中，切忌档案混放。一般来讲，大多数普通档案均采用竖放方式，这样方便后期取放，而对于保密性档案则需要采用平放方式。此外，对于非纸质版档案，像光碟、视频资料、音频资料等，需要放入电子档案柜中进行保管。

三、控制好档案库房内部温度与湿度

做好档案库房安全管理工作，避免档案发生变质问题，必须科学控制档案库房内部温度与湿度，根据不同季节对室内温度和湿度进行调控。通常，在夏季，室内温度不得低于26度，湿度须控制在30%到50%;在冬季，不得高于20度，湿度须控制在30%到60%。

四、做好档案库房安全防御工作

从微观层次来看，档案库房安全防御工作主要体现在八个方面：第一，做好防火工作。档案管理人员应禁止火源物品入库，切忌在库房内吸烟或者使用打火机。企业组织必须为档案库房安装完善的消防安全设备和火灾报警器。第二，做好防水工作。做好该项工作，必须将档案库房设置在高层建筑或者地势较高的区域，尽量避免库房附近出现水源，同时，对于高层建筑应组装避雷针和排水设施，避免雨水流入库房内。第三，做好防潮工作。管理人员应借助智能化仪器设备全方位监测档案库房内部湿度，并根据监测结果进行适当调整以做好防潮工作。第四，做好防盗工作。企业组织必须为档案库房组装防盗报警器以避免档案资源被非法盗窃，同时，要做好电子档案保密工作以免档案信息被不法分子利用网络途径盗取。第五，做好档案防晒工作。企业组织应合理设置库房，避免紫外线直射库房内部，为库房窗户设置防紫外线窗帘。第六，做好防虫工作。在档案资料入库前，应防止足量的防虫药物。入库后应定期检测是否存在虫蛀问题，并予以解决，适当增加药物。第七，做好防尘工作。档案库房管理人员应定期清洁库房和档案柜，确保档案存储环境的整洁、卫生。第八，做好防霉工作。档案管理人员应注意为档案库房放置足量的防霉药物，保持库房良好的通风条件，及时除菌，控制好内部湿度以免档案资料发霉。同时，要定期检测档案是否存在发霉现象并在第一时间内解决发霉问题。

五、加强档案信息化安全管理建设

顺应信息网络时代的发展趋势，提高企业档案管理效率，加强档案信息化管理建设，档案管理人员应集合大数据技术、自动检测技术、自动扫描技术和计算机自动化技术的优势，构建完善的档案管理平台，从而为档案信息化管理工作提供良好的技术保障。其次，档案管理人员应重视做好档案资料保密工作，避免出现档案信息丢失问题和非法窃取问题。

结语

综上所述，全面做好企业档案库房安全管理工作，必须制定科学完善的企业档案库房安全管理制度，正确存放档案，依次做好档案库房防火、防水、防潮、防盗、防晒、防虫、防尘和防霉工作，控制好库房内部温度与湿度。此外，必须结合时代发展趋势，大力加强档案信息化安全管理建设。

参考文献

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