如何做好数字化档案规范管理浅述

赵晓红

摘要：在我国的经济文化建设上，不管是走上数字化时代、电子化时代还是信息化时代，都是在迎接新世纪带给我国发展的新机遇，这就迫使我国的各项建设项目都应朝着数字化的进程迈入。档案的整理与管理，是我国建设过程中不能忽视的重要工程，也应该不断加强数字化形态和建设。与发达国家在档案事业上进行对比，我国的进程是较为落后的，因此有必要注入更多的精力来建设数字化档案。

关键词：数字化;档案规范管理;对策

中图分类号：G270.7 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-01

前言

随着科技的进步，信息技术的广泛运用打破了传统工作方式，档案管理也是如此。档案数字化在档案利用中的便捷性和档案保存的便携性上，较传统档案有着无可比拟的优势。数字化加工后的档案，可以利用大数据云计算技术，合理地计算和调整实际需求，快速匹配相关资源，并迅速反馈，有效地解决了传统档案管理中存在的“胀库”问题。

一、概述

1.档案数字化建设的基本概念。

所谓的“数字化”，就是集齐了光、电、声和磁等数字信号，并且将这些信号利用信息技术的作用来转化为数字编码，当然档案中时常所见的文字、语音和图像视频都可以作为信息转变为数字编码。所以说，“数字化”就是一种可以传输和处理信息的技术，优点是快速便捷，直观有效。

2.档案数字化建设的内容。

从数字化的内容来看待，档案数字化可以从两个方面和两个层次分析。首先，针对对象而言可分为两个方面，一是纸质档案，通过数字化建设，可以将纸质档案转化为数字化。也就是将馆藏或各企业保存的纸质档案或传统载体的档案，通过扫描技术、加工技术和最终处理技术三个环节，进行真实有效的数字化转换。二是电子档案，有些电子档案必须及时进行归档处理和保存，才能真正地将其储存起来，不造成缺失。其次，针对数字化发展顺序可分为两个层次，一是档案目录顺序可以数字化。也就是建立出一个包含目录信息的数据库，严格地按照规范要求把档案的信息变为目录标准，并且为其选择一个科学合理的目录格式，实现资源便捷化。二是档案全文信息资料的顺序可以数字化，也就是把档案内全文的内容按照原貌逐页地为图像等文件归类，并且编制出目录和索引，这些都需要通过扫描录入的技术。另外，也可以采用光学字符识别技术对其进行识别，采用文本的格式来储存全文。

3.档案数字化建设的重要性。

面对时代日新月异的变化，档案数字化建设符合时代进步的要求。各个行业都需要进行档案整理和管理，这一工作也在不断革新中，只有从复杂转变为数字化管理，才能迎合信息化的要求，符合时代进步的要求。从现目前的状况看来，信息技术取得了不俗的成绩，但是却还没在档案管理工作中大展作用，很多档案整理工作人员与管理者也没意识到信息技术的真正价值。另外，档案数字化建设还能提高企业的竞争力。近些年来，经济进步带来利益的同时，也使很多企业面临难以承受的竞争压力，企业也开始走向国际化市场，不再局限于本土市场。数字化档案建设来对企业档案进行管理，可以汇总不同的语言、录像和文本图片等信息，最后生成档案。通过生成的档案，可以提升档案资源的管理效率和利用效率，与此同时成为企业走向国际化市场的助推剂。传统的档案整理与管理，要保存纸质文档，很多管理人员在重复性工作中会感到无聊，且需要保证档案储存的环境干燥无尘，工作量较大。另外，纸质档案易受到虫蛀和潮湿的影响，既耗费工作人员的整理时间，也耗费了管理人员的精力。

二、优化数字化档案规范管理的有效策略

1.加大资金投入的力度

加大档案数字化建设的资金投入，能够在一定程度上提升档案数字化管理的水平。因为有了资金支撑，可以引进更加先進的软硬件设施，从内部提高档案数据的整理和处理效率，保证用户能够更加便捷和易懂。不管是企业的档案整理还是其他行业的档案处理，都要做好硬件设施的日常维护工作，确保档案数字化硬件设施能够一直具有扩展性和维护性，这也需要投入大量的资金。

2.建立健全档案数字化建设制度。

目前的很多团体和组织里，管理的信息总是分开的，比如说传统的信息活动和档案是分开的，和情报部门也是分开的，这就使得信息与信息之间具有一定的距离感。处于分离状态的信息，难以融合传统信息与新型信息，阻碍了档案数字化建设。所以，应建立健全档案数字化建设制度，责任落实到各个信息部门，加强信息生成、传输和利用的工作效率。第一点，在确定档案数字化制度时，要先研究国家颁布的相关法律法规，分析实际情况，保证建立的制度在符合国家规定的档案管理法的同时，能够迎合企业单位进步的需求。另外，建立之后就是落实制度，要严格落实制度就要尽早处理传统内部档案数字化管理的混乱状况。最终，制度的落实离不开有关部门的坚守，需要设立一支专门的管理部门，做到真正的责任落实到位。

3.加快档案数字化建设以提高安全性。

从总体上看，档案数字化建设是一项有利于档案整理与利用的工作，是一项能够实现文档共享的有效策略。所以，加快档案馆的建设，可以通过加快档案数字化建设进程。在保证能够投入大量资金的同时，档案管理部门可以邀请专业的软件系统研发人员，根据自身档案馆的实际情况，开发并制定一套适合的优化系统。能够在保证基本的档案管理工作的同时，取得一定的安全性，消除传统数字化建设的安全隐患。最后可以进行多地区和多实景的试点，确保成功之后，就可以全面推行。

4.引入和培养专业人才，打造人才队伍。

档案数字化建设离不开专业队伍的付出，因为数字化工作既要求了管理的工作人员能够具备专业的理论知识，还要求他们能够实际操作计算机、扫描和处理技术，所以有必要打造一支专业性高、技术水平过关、能力高超的人才队伍，负责数字化的建设和实施。在进行档案数字化建设时，要加强人员培训，必要时引入专业人才，促使管理人员能够拥有理论知识，掌握技术操作，不断优化数字化能力，以此来提升档案整理和管理的工作效率。

结语

综上所述，信息时代和数字化时代，迫使传统的档案数字化建设必须转化为迎合时代的事物，这也决定了档案数字化建设要面临诸多挑战，经历诸多波澜。应对新时代带来的挑战，就要解决档案数字化建设中的若干问题，通过多角度多方面地考虑，实施有效的解决策略，不断更新知识和技术，才能保证我国档案工作顺利发展。

参考文献

[1]孔令炜.浅谈如何做好档案信息数字化管理[J].科学技术创新，2016，（17）：160.

[2]钱欣.档案数字化在房地产档案管理中的应用研究[J].才智，2017，（16）：242