事业单位档案信息化管理创新的桎梏与应对

李晖

摘要：以更好地顺应时代与现代社会服务需求、管理需求为先导，事业单位不仅要加大自身档案信息化管理创新的力度，还需要有效整合、开发并利用信息化资源，提升信息资源的共享能力，提高单位工作效能，借此来推进信息化档案建设等。但是在事业单位档案信息化管理创新发展的过程中，难免因为历史遗留问题及创新中出现的新问题而阻碍其管理成效。基于此，文中以事业单位档案信息化管理创新的桎梏为分析基础，尝试分析事业单位档案信息化管理创新的基本思路、桎梏应对方案等。

关键词：事业单位档案;信息化;管理

中图分类号：G27 文献标识码：A  文章编号：1003-9082（2020）07-00-02

随着信息技术与大数据时代的快速发展，越来越多的事业单位以提升自身工作效率和质量为目标，逐步探索符合自身发展所需的档案管理的信息化创新模式，以便提升档案管理的规范化、信息化、标准化。但是在逐步加强档案信息化建设的力度的过程中，很多事业单位的档案信息化管理创新却因为诸多制约因素而导致管理创新与信息化建设难以契合。

一、事业单位档案信息化管理创新的桎梏

1.档案管理创新意识薄弱，专业管理人员匮乏

事业单位档案信息化管理创新以事业单位档案信息化规划、建设，信息化处理档案内容等为前提。但是，大多数事业单位对信息化管理的认知有限，事业单位领导对档案信息化管理的主动性偏低，创新管理和有效统计规划意识不足，大多认为档案信息化管理仅仅是使用电脑存储和保管相关人事档案，导致档案信息化管理及创新流于形式。伴随信息化管理需求的不断提升，事业单位领导的此种管理态度与意识已经严重影响到事业单位档案信息化管理的成效。

信息化迅猛发展对事业单位档案管理人员的综合素养和信息素养提出了新的要求。但是很多事业单位的档案管理人员尚未经过专业管理培训，且并非档案专业毕业，档案管理学知识与信息化管理的思维、理念、知识储备等薄弱，档案管理精确性和有效性偏低，信息化管理实战经验、数据处理技术和现代信息技术掌控能力有限，难以顺利完成档案信息化管理创新的研究工作。此外，由于事业单位档案管理领域涉及范围极为广泛，不仅囊括本单位的各项工作内容，还包含全体职工基本信息档案的管理。随着档案事业信息化的不断加深，事业单位对具备计算机、档案管理等多领域知识的复合型人才需求更明显。但是事业单位档案管理方面的计算机从业人员较少，更多的毕业于历史学、档案学等学科。专业管理人员的匮乏会使事业单位档案信息化工作的落实更为艰难。

2.档案管理制度不健全，管理安全性偏低

事业单位作为特殊部门，与国家其他单位差别明显，如果档案管理仅仅重视档案检索、归档、整理等的信息化成效，相对忽略档案使用效率和档案管理的与时俱进等，会导致档案信息化管理停留在管理程序、流程的规范化方面。部分事业单位因缺乏具体监督措施和外部监督机制，仅靠工作人员自律来保障管理成效。另一方面，因对档案信息化管理开发的不够重视，大部分事业单位的档案信息化只集中在档案电子化归纳和整理。

事业单位的部分档案文件涉及的内容与国家安全、军事、经济、政治等密切相关，保密要求极高，内容不能对外公开，因此事业单位在档案信息化管理的工作中要重视档案安全性与保密性。然而，很多事业单位在档案信息化建设平台的搭建中，的确广泛配备了打印机、电脑等各类档案管理设备，并大量投入资金进行办公设备与系统等的维护与更新，各类软硬件设备也逐步完善。但是在档案信息化管理的过程中往往因为档案信息化建设平台更新速度慢、信息化建设高匹配性不足、档案借阅及浏览等审批流程不完善、档案信息化建设安全性低、档案管理监督制度缺乏、档案管理开发不受重视等问题，使档案信息安全存在严重隐患。

3.资金投入单一，档案资源利用率不高

资金是事业单位档案信息化建设和管理的保障。事业单位的档案信息化管理以高端通信设备和电子网络基础设备为运作基础，而这些项目或者设备价格昂贵，需要政府持续不断地为事业单位提供资金投入。然而，档案管理本身并不具备经济效益产生价值，作为行政部门日常工作之一，往往在资金投入方面存在资金审批不及时、基础设施资金投入少等問题，此类问题在区域经济及政府投入不稳定的前提下，容易导致事业单位档案信息化建设及管理“破产”。虽然很多事业单位明确自身存在经费不足且政府投入有限，但是在档案信息化建设的大趋势下，容易跟风，却难以承担档案信息化管理持续运作的资金需求等。

档案信息化发展会提升档案资源的高替代率。表现为档案资源替代品增多，但是这也会增加查阅和整理难度。假设需要整理的档案文献颇多，且并非所有的档案文献均能被电子化，在需要分步查阅纸质文献和电子文献，并有可能查阅不到的情况下，使用者有可能转战互联网中使用搜索引擎查找资源。此外，如果事业单位档案服务器承载量有限，有人使用该档案时，档案很难被其他人共享或者同时使用，这也会为使用者带来不便。新公共服务理论要求事业单位档案信息化管理提升档案资源使用率，能更多地服务大众，拟达成此目标不仅需要专业的工作人员分类整理众多复杂的档案，还需要精细化开发档案，但是此两点很难被同时达成。

二、事业单位档案信息化管理创新的准备

1.坚持民本位管理理念，确定创新管理定位

部分事业单位在档案信息化管理的过程中存在错误的观念，比如其档案管理虽然以服务公民为目标，但是却难以满足档案信息化发展的要求。对此，建议事业单位领导从思想上加大对档案信息化管理创新的重视，更新观念，按照群众需求优化档案管理制度，打破传统的事务性档案管理惯性，改变将本单位效益视为考察档案信息化管理创新成效的衡量标准，而是将档案信息化管理中的收藏文献、保存信息、开发与研究档案等视为核心。

考虑到工作人员管理能力、专业能力等的强弱直接影响事业单位档案信息化管理创新水平。因此在信息技术支持和保障下，事业单位档案信息化管理创新拟顺利推行，就需要强化相关工作人员的素养，以会议、培训等方式来强化工作人员对信息化档案管理工作的正确认知，保证每一个参与此项工作的工作人员均具有较强的信息化管理理念与意识，激励其积极主动地端正工作态度并参与档案信息化管理工作中来，共同构建起更为标准的档案信息化管理模式。

2.强化实操监督，加强管理人员专业培训

考虑到事业单位档案管理与普通企业档案资料管理不同，需要管理人员谨慎、细致地管理档案并保密。那么为避免工作人员渎职携带，更好提升档案信息化管理的实效，建议事业单位鼓励并引导公民参与到档案信息化管理工作中来，借助舆论监督、外部公民监督、单位内部监督等强化信息化管理成效。单位内部可建立监督小组、监督制度、监督机构等，按照配套的监督标准和内容实时监督工作人员的信息化管理行为。

按照新公共服务理论要求，事业单位档案信息化管理要以人才作为关注的焦点而并非组织效率。在信息化、网络技术逐渐普及和推广的当代，事业单位档案信息化管理更需要大量的高素质、复合型专业人才。针对事业单位档案信息化管理专业人才匮乏的问题，建议从招聘高素质人才、完善档案管理人员福利待遇、强化专业人才专业技能培训等层面入手，提升事业单位档案管理人员团队的专业结构、技能、学历、素质等。因此，在招聘、培训等的过程中，事业单位要将档案信息化管理的岗位要求视为招聘和培训的主要内容。管理者要时刻提升自身的管理能力，补充充实、更新管理知识，借助健全的评估体系与培训系统，自上而下地有效评估相关工作人员工作效率、质量。完善奖惩机制，对于工作积极主动的员工给予精神和物质双方面的认可、鼓励，对于不上进的员工及时给予惩处。

在针对性培训的过程中，事业单位要侧重于档案管理工作人员互联网技术、计算机技术等先进技术的培训，使之具备事业单位档案信息化管理创新所需的技术意识与能力;强化工作人员先进管理技巧的培训，厘清事业单位档案信息化管理创新在不同阶段所需的工作成效，借此细化相关工作人员的工作要求，使之具备使用有效的方式创新和完善自身管理内容与模式的能力;强化相关工作人员安全知识的培训。在避免传统档案管理失控局限性的目标下，使之具备保障档案信息安全的能力并能在合理整合并配置可用资源中，最大化发挥自身价值、作用。

3.强化基础设施建设，完善信息考核机制

事业单位档案信息化管理不仅要抓紧完成现有档案的电子化处理，还需要不断扩充档案信息资源，尽可能满足使用者对档案资源丰富性的要求。比如管理者可充分借助网络、搜索引擎的优势，定期搜集、整理、更新档案信息，在合理整合后丰富、完善、分享档案信息，使每一个工作人员、使用者均能掌控档案信息的最新情况。与此同时，档案信息管理的承载体也要不断更新，保障设备的使用寿命长、高质量，尽可能避免因设备性能而导致档案信息丢失等。因此在设备购买与选择上，管理者要加大设备适配性、质量等的调研与对比力度，重点抓防毒软件的购买和使用。在搜索引擎的选择与运用方面，可按照档案信息化管理创新的需求，在内部信息系统中合理科学的运用搜索引擎，如在内部建立便于工作人员信息管理使用的搜索引擎等。

为做好各部门之间的有效沟通，建议事业单位做好信息考核机制。比如将信息反馈机制视为关键点，在构建信息考核机制的过程中，明确每个参与档案信息化管理人员的工作责任与内容，以岗位胜任力要求作为其正确认识自身岗位要求，并保障自己工作能规范化、标准化的保障。在保障信息反馈机制和信息考核机制有效运作方面，管理者、领导者可按照工作人员在档案信息化管理中的表现，在与之沟通和交流后，及时调整奖惩制度，以保障各环节之间信息的有效交换等。

三、事业单位档案信息化管理创新的途径

1.健全档案管理制度，引入市场调节机制

事业单位要严格落实国家档案管理条例和《档案法》等的条例，结合本单位实际情况，构建合理完善的档案信息化管理制度及档案信息化管理考核办法。事业单位档案信息化管理要保持与时俱进就需要构建法制化、市场化、竞争性的管理环境。除持续学习《档案法实施办法》《档案法》及其他相关法律法令中与档案管理相关的规定，有序规范化地开展档案信息化管理外，事业单位还可将自由的市场竞争文化引入到事业单位档案信息化管理中，按照改革开放和创新的定位来调整事业单位档案信息化管理方式。

事业单位要时刻调研和了解使用者对档案信息的需求及市场信息，不断更新和补充档案信息资源。以依法治档为准绳，建立健全档案信息化管理规定和细则，依法约束事业单位管理组织、工作程序、编制，从根本上打破人为对信息化管理的制约与影响。以破解传统档案管理模式弊端为切入点，打击以权谋私和恶意在信息系统内植入病毒等不良行为，保证信息化管理的法制化，以此保障档案信息的完整性。

在引入市场调节机制的过程中，要确保事业单位档案的信息化管理权利公开，合理控制权利范围而并非内化监督，让度监督给社会，接受社会的建议和意见。针对管理人员有可能出现的以权谋私、档案管理不完善、档案信息不安全等问题，可充分发挥档案信息化管理创新的模式，构建起“媒体+社会公众+使用者+管理人员”的良性监督管控模式。

2.调整资金投入方式，提升档案资源转化效能

首先，事业单位要依照国家档案管理标准，配置标准化硬件设备及技术，建设并开发存在适配性的档案管理操作系统、档案信息运营网站。档案信息化管理依托网络化服务，需要借助生动、丰富、实用的网页形式提供档案信息服务，由此，事业单位要不断研究和调整档案信息服务网站功能，实时更新档数据信息。

其次，事业单位档案信息化管理创新需要人力、资金、硬件设施等各项保证，且需要各类保障能保持持续性。在实践运作的过程中，管理者可将信息化管理创新工作的有序进行视为基点，调查并分析当前各项管理工作对投入的需求，以及当前投入方式的适配情况。部分管理工作可一次性加大投入力度，但是并非所有管理工作的创新均如此。由此，建议事业单位将档案信息化管理投入归入单位管理工作中，对其进行合理科学的规划，构建长期的投资计划或机制，用于保障事业单位档案信息化管理创新的硬件与软件更新及时。部分投入可使用租用替代购买的方式来降低信息化管理成本。比如租用云端服务器减轻维修与硬件设备购买成本，运用智能化系统降低人工成本等。

最后，在提升档案资源转化效能方面，事业单位要借助档案管理体系优势创建资源体系，进一步优化信息化管理方式。分类档案属性与类别，将具有管理参考价值的电子文档、圖像、视频、音频等档案资料，进行数字化的存储、搜集、管理及维护，构建档案信息资源数据库，提升档案信息化管理数字化成小，为人才培养、工作考核、文献深入开发与研究等提供有益参考。

结语

事业单位档案信息化管理对我国整体发展至关重要。事业单位档案信息化平台建设工作工作的不断推进需要与信息化管理创新相辅相成，才能真正为使用者提供更为优质的服务。因此，在档案信息化管理的实践中，打造专业的管理团队，配置契合档案信息化平台建设的软硬件及相关技术，强化管理平台的保密性建设，依照法律法规细化并执行相关管理制度极具有必要性。

参考文献

[1]吴灼之.事业单位档案信息化管理策略探讨[J].中国管理信息化，2019，22（04）：166-167.

[2]刘明阳.大数据时代背景下事业单位档案信息化管理分析[J].黑龙江档案，2019，（03）：68.

[3]尤丽.浅谈新形势下事业单位档案管理的改革[J].山西档案，2014，（06）：63-65.

[4]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台世界，2018，（S2）：76-77.