强化办公室协调职能高效服务电力企业管理的研究

申洲

摘 要：电力企业办公室是沟通与协调企业各项活动的重要桥梁，为了促进企业发展，需要强化办公室协调服务能力。基于此，本文针对办公室协调工作特征与基本内容进行分析，同时提出了以内控管理为核心理念的办公室协调职能发展策略，并且使用有效措施来强化办公室的协调职能，推进电力企业综合实力的提升。

关键词：电力企业;协调职能;办公室管理

1 电力企业办公室协调的核心要求

现阶段企业管理当中，办公时之间的相互协调，其所表现出的是部门之间的沟通和协作能力，用以提高企业内部的实际运转效率，最终达到企业发展和企业创新的目的，切实提高企业服务能力水平。与一般企业不同，我国电力企业作为国有能源企业和民生企业，在构建管理机制与服务模式时，应当充分认识到市场需求和企业内部机制建立之间的相互影响作用特征，因此笔者认为，电力企业在管理制度建设和创新当中，所提出的办公室职能协调需要政策、关系、部署以及社会、经济等方面作为重点的协调内容，开展协调以及交流工作。在具体的划分当中，则可以将几种关系的协调和交流作为内部协调和外部协调进行关系构建，从而打造符合电力企业内部深化、外部服务需求满足的管理新模式。

2 电力企业管理改革创新的内控理念

内部控制理念制度建设，是当前阶段企业在开展管理工作过程中的主要管理理念之一，企业通过内部控制方式，加强企业内部的部门交流和部门协调，从而实现企业管理能力和发展潜力等多方面的提升。因此笔者在进行电力企业管理创新和服务模式深化的研究过程中，将电力企业内部的办公室职能协调工作与现代企业管理理念当中所提倡的内部控制机制相互结合，从而构建新形势下电力企业的发展重点，帮助各部门办公室能够在企业发展过程中正确认识自身的定位和职能，并积极进行职能的构建和完善，为企业的服务水平提升和创新发展服务。

基于胜任力模型建设方式进行办公室职能评价，并将胜任力评价引入到内部控制实现当中，是本文所提出的主要创新要点。众所周知，电力企业办公室职能的划分，需要以电力企业的实际市场化服务需要为前提，构建不同的部门功能。部门间功能的有效达成，是企业基础层面“一加一大于二”的创新满足前提，只有在部门办公室职能满足的基础之上，电力企业才能够谈到发展和高效服务。因此部门办公室成为了核心关键。胜任力模型的建设能够有效评价办公室在其职能范畴内的实际工作情况，并完成对其是否能够取得成绩的预判。满足胜任要求的办公室单位，能够在职能满足的基础上，实现突破;而缺少胜任能力的办公室单位，对于企业发展则可能存在阻碍、“拖后腿”等负面效应。因此在进行办公室职能协调之前，应当加强办公室内部的职能完善和沟通交流，最终形成完善的胜任力内控机制。

结合以往的企业管理经验能够了解到，电力企业内部办公室是否具有职能胜任水平，将成为企业发展成败的关键因素。内部控制机制当中，借助单位部门行为评价和专家指标模式等策略，能够有效地进行办公室职能完成度的划分，并以此为出发点，对办公室职能效率和协调性进行充分评价，形成完善的内控机制。

3 强化办公室协调职能有效措施

3.1 强化办公室综合协调

作为电力企业内员工与领导之间沟通的桥梁，企业办公室应当立足于企业发展现状，明确自身建设的目标，不断强化办公室的综合协调。电力企业领导应当充分了解办公室职能，充分信任办公室成员。领导对于办公室的工作具有引导作用，但同时也应尊重办公室成员的工作方式。办公室需要将领导的决策进行落实，把指令文件转化为具体活动。强化办公室综合协调功能，必须要全方位提升办公室工作能力，不能出现短板，一旦发现短板要及时弥补，保证办公室综合协调能力符合电力企业发展的需求。

3.2 坚持遵从办公室协调工作特征

电力企业办公室工作事项较为繁重，只要总体上坚持以下几点特征，就会有效提升办公室协调职能应用质量。第一点在于从属性，办公室内部拥有完整的等级制度，任何工作都需要听从负责人的指令，并且办公室内部人员执行。办公室内部协调工作受到范围的局限，必须要坚守企业内部的规定，在领导指导思想下开展工作，不可以越过领导者限定的权力范围。在具体工作过程中，如果遭受了突发事件或者是外界力量的干扰，工作方向不得不和领导者意见出现不同，也需及时上报领导，让领导了解办公室协调工作的实时动态。第二点在于磋商性，办公室活动的磋商性能够帮助提升协调工作的准确性，并提升各方满意程度。在协调工作开始之前应建立磋商思想，推动办公室内部工作过人员围绕每一个问题开展交流和讨论，确立最终方案。第三点是服务性，办公室的本质是服务部门，企业内部各个职能部门之间的关系都需要办公室进行协调，办公室需要为各方提供高质量服务，才能够展示出自身价值。第四点在于全局性，办公室协调工作应立足于企业的发展全局，又落实到企业的每一个生产环节。

3.3 树立办公室协调工作权威

电力企业在以往很长一段时间都实行政企不分家的经营理念，导致企业内部出现了领导权威过大，压制其他人话语权的现象。这种现象长久发展下来，不仅在企业内部形成了一言堂的现象，还导致内部员工工作积极性越来越低，无法发挥自身创造性。电力企业办公室应该树立起工作权威，既尊重领导的决定，又要发挥自身作用，坚定不移地坚持民主意识以及协调意识。在传统学术思想影响下，很多工作人员自身不会主动参与协调工作，一味习惯按照规定章程办事，导致办公室内部氛围较差，无法随着企业的发展而不断进步。企业应当增强对办公室工作现状的认知，转变觀点，理解办公室工作的内容与特征，认识到只有加强沟通与交流，才可以推进企业进步。

3.4 提升办公室人员协调工作能力

办公室人员协调工作的能力直接影响到办公室工作效率，还会影响到领导对办公室的满意程度。为了有效提升办公室人员协调工作能力，需要从三个方面入手：

（1）办公室人员招聘环节，目前我国高校教育事业发展良好，企业在招聘时应该注重应聘者的学历以及工作经验，将二者共同列入重点考虑范围。招聘时还应该设立一些常见的工作情景，让应聘者临场发挥做出判断。选择个人能力优异者进入到办公室工作体系中，并不能一味以学历或是工作经历为评判标准。（2）针对已经入职的员工，也可以开展定期培训工作。在职员工对企业业务较为熟练，但同时也受到工作环境的限制而很难与提升个人的文化素质水平，企业可以邀请对企业办公室协调工作研究较为深入的专家学者，来到企业进行公开课演讲，开拓办公室员工的视野。在职员工也要熟练应用网络资源，通过网络获取最新的行业动态，以知识武装自己，提升个人能力。

（3）企业还应该建立起严格的办公室内部奖惩机制，将奖励与惩罚都和办公室员工的工作成果挂钩，督促员工不断提升个人能力，为企业创造更大的价值。奖惩机制具体内容需要按照公司实力以及业内规范制定，奖励的内容可以分为物质奖励、精神奖励，对季度表现优异的员工，发放奖金，当同一位员工连续几个季度保持端正工作态度与优秀工作成果，可以适当进行职位晋升。而对一些工作态度较差的员工，先开展口头警告，督促其转变工作态度，再观察其后续表现，引导员工改正恶习，走上工作正途。

4 结论

综上所述，电力企业发展过程中办公室协调职能起到了重要的作用。电力企业由多个部门构成，办公室协调职能有助于提升电力企业管理水平，集中企业内部权力，促进电力企业实现综合平衡发展，快速处理各类业务，推动企业不断转型升级，获得广阔的发展前景。