高校电子档案基于信息化发展应用短板及改进策略分析

刘洋

摘要：新时期对高校电子档案信息化发展提出了较高的要求，档案管理工作应该全面的分析新时期高校电子档案信息化发展的现状，顺应时代的发展进而开拓出新模式。本文以新时期高校电子档案基于信息化发展的重要性入手，分析其中存在的不足之处，并针对性的提出相应的策略，使得高校电子档案信息化发展更完善，同时为其他行业电子档案的信息化研究提供一定的参考。

关键词：电子档案;信息化发展

伴随着经济的不断发展，人们已经步入信息化发展的新时期。高科技的电子信息技术也融入了高校电子档案管理的各个方面，并且是目前高校电子档案不断发展的新型助力。如何全面分析高校电子档案的信息化发展现状，解决人才不足、制度不完善等不足，是目前高校建设电子档案亟需面对的问题。因此应该采取新时期的观念与技术来将信息技术充分的与档案馆的工作相结合，进而推动高校档案工作的信息化发展。

一、新时期高校电子档案信息化发展的重要性

一方面，高校电子档案信息化发展能够提高档案的安全性。高校传统的档案管理就是将文书以纸质材料的方式并进行保存或服务，这种方式会严重的受到天气的影响、图书馆的环境温度等因素的影响。如果环境湿度过大就会使图书馆的档案严重收到损害，这种情况在我国南方以及沿海地区更为常见。目前很多事业单位都积极尝试应用电子信息化档案管理的模式。也就是通过自动化办公软件将纸质的材料存储到硬盘中，再利用计算机的传输功能将文件进行保存。这种方式能够大大减少纸张用量，同时对于档案的完整性也提供了更好的保障。应用电子化档案，能够避免更多人员的参与，借助网络先进技术将档案信息精准传送，并且还能够做到信息的大量储备。

另一方面，高校电子档案信息化发展能够有效的提高网络资源的共享性。高校档案人员在管理档案的过程中应用互联网先进技术，建立了具有共享功能的数据库，同时还能够对单子档案设计相应的访问权限。根据实际情况分为公共与私密两种端口，按照档案的重要性进行分类的录入到互联网平台中。高校内的人员能够通过自身的不同需求申请阅览，然后通过不同的需求进行访问数据库，读取电子档案。这就在较大程度上实现了高校的电子档案的共享性，进而更好的促进高校电子档案信息化的发展。

二、新時期高校电子档案基于信息化发展存在的问题

（一）传统档案向电子档案转换过程有待完善

高校电子档案传统工作管理较为复杂，档案的种类较多，并且数量较大。通过高校的不断创新，目前的高校档案已经实现由分散到集中管理的模式。但是随着新时期信息化时代的到来，这种档案管理方式已经无法适应电子档案高效率的要求，因此在传统档案管理方式向电子档案管理方式的过程中存在较多的问题。其中问题主要是以下三个方面：

一方面，随着每年新生入学，高校的数量明显增加。在新增学生档案中存在学籍、专业以及学业档案等各个方面，因此如果想要对这些大量复杂的档案进行电子化管理需要更多的时间以及更加专业的平台。第二方面，高校对电子档案的使用频率不高。一般高校学生仅仅是通过电子档案进行查询资料，查找后仍然是通过原有的方案进行调取档案。同时在目前这种电子化信息技术的情况下，高校的电子档案管理各项信息不能够实现有效的整合。第三方面，很多政府机关的电子档案仍然存在着安全不能保障的问题。高校的文件档案转化为电子档案的效果并不理想，使得电子档案管理无法真正发挥作用。在新时期下，档案工作应该根据数字化与信息化的特征进行不断地创新，将档案原有的内容不断的进行扩展，最终为提升档案管理质量提供坚实的基础。

（二）缺乏具有信息化数据处理能力的档案管理人才

在档案管理工作中，很多高校的档案人员存在教师兼职的现象，使得档案管理专业的人才较少。这种情况下，能够熟练掌握档案管理与数据处理能力的档案人员屈指可数。实际中，高校引进的人才将家属引进档案馆的现象十分普遍，这就无形中增加了高校管理人才专业素质较差的问题。

高校的职工大多是以教学为主，档案管理方面的人才较少，并且现有的档案管理人才晋升较为困难，这也是档案管理专业人才缺失的主要原因之一。新时期电子档案管理人员需要更高的专业知识，需要兼具信息化技术、数据处理以及计算机技能的复合人才，因此这种形式下就需要引进更多的专业电子档案管理人才。

（三）档案管理制度不规范

目前正处于大数据到来的新时期，国家档案局出台了关于电子文件归档管理方案，这一举措就意味着电子档案的管理工作有了明确规定。尽管如此，高校的电子档案管理制度仍然有很多不完善的地方。其中具体表现为以下三部分：首先，高校各个部门对于电子档案的管理标准并没有统一，这就对高校电子档案的标准管理造成严重的阻碍。其次，我国高校电子档案管理方面的软件都不尽相同，这在客观上阻碍了档案的信息共享能力。最后，高校是专业的教学单位，对于档案管理方面的工作难免会忽视，因此这就使得高校的档案管理制度存在很多不完善的地方。

三、新时期高校电子档案基于信息化发展改进策略

（一）丰富高校电子档案资源

丰富的电子档案资源时开展高校电子档案管理的基础保障。因此高校首先就应该想办法将电子档案的资源远远多于传统档案。具体时间过程中可以从以下三个方面入手：

首先，高校要提高电子档案的管理意识。重视电子档案管理是开展电子档案工作的前提。因此高校应该重视对电子档案的宣传，结合档案部门与电子信息学院进行综合推广，可以采取讲座的方式以及宣传周的方式来推广，调动师生的参与度，促进学校的各个部门支持，推动形成电子档案资源的扩张建设。其次，高校应该从全方面的角度进行采集信息，将档案馆的传统纸质资料转化为数据，将数据档案统一存储编号，通过统一的方式加大了对数据使用的方便性。同时要开拓渠道进行推广，利用公共账号、微博以及短视频的形式进行推广高效电子信息档案的建设。调动学校各个部门之间的合作，将本部门档案协调性管理。最后，高校要转变传统的档案上传思路，过去高校的档案上传都是处于落后的状态，因此在电子档案处理过程中高校应该建设统一的电子档案平台，同时按照标准的档案管理规范进行数据录入，并将资料统一交由档案管理部门，防止档案积压的现象发生，从源头上杜绝档案之后的问题发生。

（二）培養与引进档案专业人才

新时期高校电子档案管理是需要兼具档案管理与信息技术的人才，专业人才能够进行高效科学的工作，通过电子信息化平台进行数据资源融合。因此拥有专业的电子档案管理人才是高校电子档案工作开展成功的关键。电子档案管理人才是需要同时具备计算机技术、档案管理知识、信息化技能以及公共服务知识等，通过发挥这些知识特长才能够使电子档案管理工作更加顺利。因此解决电子档案管理人才，首先要招纳吸引更多的人才，要完全杜绝非专业人才兼职的现象发生，并且高校应该争取将档案人员纳入编制，并且将招聘的人才设置为档案专业研究生的门槛。其次，档案管理专业人才方面应该制定更多的引进政策，即通过工资、福利待遇等广泛的引进更多的档案管理人才。最后高校应该从内部加强力度挖掘人才。对现有的档案人才进行定期的培训，培训内容可以从档案管理、计算机技术以及网络安全等知识，将传统的专项人才提升为复合型人才。同时还要挖掘信息人才进行定期的管理培训，在内部培养更多的电子档案管理人才。

（三）完善电子档案管理制度

建设电子档案的基础就是建设完善的电子档案管理制度。因为没有规范的制度，档案的安全性就无法保障。要想建立科学完善的电子档案管理制度，首先就要以高校的实际情况出发，开展电子档案座谈会。同时就高校电子档案现状展开问卷调查，充分全面的调查高校对电子档案的实际需求。其次，要建立电子档案的安全保障制度。环境上要保证恒温恒湿的环境，保证电子档案系统的安全实施;软件方面要设置使用密码以及安装杀毒软件等保障电子档案在使用过程中的安全性。同时还要做好数据备份工作，一旦数据发生任何问题能够及时的恢复。

结语

综上所述，随着信息化技术的不断发展，新时期高校电子档案信息化管理应该采用更加高效的管理方法，并且全面的对比传统档案管理与电子档案管理的差异性，更好的完善电子档案的信息化管理。因此高校应该丰富电子档案资源，引进与培养专业的档案人才，并且完善电子档案管理制度，通过这种方式不断的提高高校电子档案信息化发展的优势，为高校教育事业的发展提供一定的帮助。

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