让会议获得最好效果的秘诀

[美]詹·麦克尼

设想一下，现在是星期一早上9点55分，每周员工例会将在5分钟后开始。你对这次会议的召开是已经胸有成竹，还是感到惶恐，甚至想临时取消会议？如果你的答案是后两者之一，那么是时候调整你的心态了。

汤姆·福勒是美国众多公司的会议顾问，以下是他讲述的如何使一个会议获得成功的秘诀。

1.规划会议

在会议前一天，把议程发送到每个与会人员的手里。每个人都应该明白这次会议的目的是什么，他们应该做什么准备。“直切你想要表达的主题。”汤姆·福勒说，“会前就应该挑选出最重要的内容，把最不重要的事情留在最后。”

你还应该将一些会议之外的事情考虑进去。比如，如果会议时间很长，你可以订购一些食物或者咖啡，并且规划好会议休息的时间，以便大家上厕所、回电话。

选择正确的会议场所也很重要。召开会议不一定非要在会议室，户外会议能让大家充分打開思路，有益于集思广益。

2.领导会议

汤姆·福勒说：“确保参会人员知道谁是这次会议的领导者。如果每个人都想成为主席，那么会议就会崩溃。会议的领导者也可以扮演主持人的角色，并且不要对每个人都进行反驳，或者对任何事都给出建议。”要鼓励大家各抒己见，努力使所有的讨论着眼于解决问题。

“事情一旦已经议定，就不要再回头讨论。”汤姆·福勒说，“这样可以节省很多时间。”

3.出席会议

事先做足你的功课。汤姆·福勒说：“在我去参加一个会议之前，我会确保已经准备好每一份资料、每一份将要商议的文件，并且写下也许会谈到的事情。”即使你的心思再缜密，在会场上有时也会忘记一些要点。

会议越长，你的精神就越疲惫，从而导致心不在焉、胡思乱想、焦躁不安。做笔记或者划掉已经商议过的事项，可以帮助你集中精神。如果允许，你可以带一杯咖啡或一些点心保持精神。

汤姆·福勒说，不要担心沉默是一件坏事情。“如果在会议上没有东西要讲，我就会始终闭着嘴巴。除非我的观点或者建议是有建设性的，否则我不会开口。”

下周一9点55分，不要再对会议感到恐惧，努力去使它达到最好的效果吧。