大数据背景下事业单位电子档案信息化管理

赵欣

[摘 要] 如今，已经进入了一个全新的时期，互联网、物联网的快速发展也带动了各行各业的改革，在事业单位的电子档案管理中，也呈现出了多样化趋势。但是，从目前的状况来看，事业单位档案数量也变得越来越多，由于烦琐的工作难免会出现管理不当等现象。因此，为了确保档案管理的有效性，必须顺应大数据发展趋势，实现档案管理信息化，从而给事业单位档案管理工作的顺利进行提供条件。文章就对大数据背景下事业单位电子檔案信息化管理进行分析，以供参考。

[关键词] 大数据背景 事业单位 电子档案信息化管理

中图分类号：G642.3 文献标志码：A

档案管理工作在近年来越来越受重视，事业单位档案管理是部门的日常工作，伴随着一系列档案管理体系的建立和完善，也给事业单位档案管理提出了更高的要求。但是，在事业单位档案实际管理过程当中，还存在一些问题，必须加以改善，融入全新的信息化管理理念，才能提高档案管理质量。

一、当前事业单位电子档案管理的现状

（一）档案管理制度亟待完善

事业单位当前已经融入了信息化管理，但从整体上来说，在电子档案信息化管理工作中缺乏完善的管理制度，这一问题主要是因为管理观念陈旧导致的，当前这一阶段，事业单位档案管理制度还存在管理缺位的现象。不少事业单位都还没有制定完善的信息化管理规章制度，使得管理人员在工作时不知道该怎么合理的管理，这很容易导致管理结果事倍功半。再加上电子档案信息化管理理念在事业单位中并没有融入多长时间，在制度方面还存在不成熟的情况，这会严重制约档案管理效率和质量，同时，这也是事业单位档案管理中亟待解决的现状[1]。

（二）管理人员专业素养不高

在对档案管理提出新要求之后，事业单位也力求改革传统管理方式，我国也制定出了一些档案管理政策，事业单位为了响应新要求，也开始做出整改工作。新管理要求需要事业单位把原来的档案管理工作方式进行优化，组建专门的档案管理部门，聘请专业的管理人员负责管理档案工作，也需将原来的纸质管理变为电子档案管理。但是，从事业单位实际的管理现状来看，单位并没有完全实现这些要求，只是做到了其中一部分，在引入电子信息管理后也没有将其优势充分发挥出来，这也是因为档案管理工作没有得到足够重视导致的。并且，再加上管理档案的人员流动性比较大，使得管理人员无法合理的调配工作时间，而新入职的档案管理人员又没有经过培训就上岗了[2]。不仅如此，在事业单位当中还有一种常见的现象就是，档案管理人员往往身兼数职，管理人员的主要工作并不是档案管理，每天除了处理档案管理之外，还有其他领域工作需要做。而大部分的工作时间都放在自身原本工作上，只是抽一小部分时间用来处理档案管理工作，这不但会降低档案管理的效率，还导致原本的工作质量削弱，因此还需做出合理的调整。

（三）档案管理意识不强

在事业单位电子档案信息化管理过程当中，虽然和以前相比较，重视程度有了一定的提升，但在管理时依旧会有很多影响因素，使得事业单位放松了管理力度。并且，事业单位的信息化管理意识不强，这会严重制约档案管理进度。当意识没有得到升华时，就会出现业绩高于管理的思想，而这种思想在大数据背景下早已不适用，不但不会提高档案管理质量，反而还会削弱电子信息化管理的作用和价值[3]。

二、大数据背景下事业单位电子档案信息化管理策略

（一）加强档案管理安全性

事业单位电子档案信息化管理，需通过有效的途径来建设，才能提高档案管理的安全性，事业单位要深刻意识到电子信息化管理的作用以及档案管理本身存在的意义，并将两者进行有机的结合，提高管理效果。如今，人们正处于大数据背景下，计算机技术和互联网等已经得到了大力推广，其踪迹已经涉及了各行各业，事业单位档案管理也应引入新兴技术，从而改变传统管理手段。但在引入技术的同时，事业单位也应关注其中存在的风险，对于风险进行提前预测和掌握，并制定出有针对性的解决方案，以此来有效加强电子档案信息化管理安全性。与此同时，为了提高管理效率，当事业单位在进行档案管理时，还可以使用进优盘、内存卡等设备，这些设备有着非常大的便捷性，但也有着一定的风险性[4]。为了降低风险性，提高安全性，事业单位需重视数据储存可靠性，要求档案管理人员要时刻提高警惕，对计算机设备定期杀毒，避免数据丢失等问题的出现。

（二）提高档案管理人员的专业素养

当前是科学技术发展十分快速的时代，很多行业中都应用进了科学技术加以辅助，事业单位在进行电子档案信息化管理时，也应当顺应大数据背景，合理使用大数据技术加以管理，以信息化来改革以往管理方式。但是，事业单位需注意的是，当档案管理引入信息化手段后，还必须加强管理人员专业素质培养。由于在信息化技术没有引入之前，所有的管理人员都是使用的传统方法进行管理，对于新技术并不了解，只有在集中培训之后，才能够加强管理人员的现代化管理意识。一方面，事业单位需要通过定期培训、组织学习以及考核等方式提高档案管理人员的综合素质，通过提高招聘要求，保证档案管理人员综合素质和信息化水平；另一方面，在事业单位传统档案管理过程中，档案管理的工作量非常大，这会导致他们丧失了一定的工作积极性，管理人员也会感到压力倍增。所以，在改革的过程当中，单位还必须明确员工工作细则，做到工作分配均匀，根据管理人员的实际工作任务来计算绩效，从而激发管理人员的工作热情和积极性。事业单位需建立一支专门负责档案管理工作的队伍，从而解决管理空缺这一现状。当队伍建成后，再在部门内部制定一个奖惩制度，对于表现较好，管理中没有出现过差错的管理人员适当奖励，而对于管理效率极其低下的人员给予批评，并激发其管理积极性，让管理人员主动参与到档案管理工作中来。对于新上岗的管理人员，必须在经过考核的前提下上岗，只有这样，才能确保管理人员职业素质符合档案信息化管理要求[5]。除此之外，我国事业单位档案管理工作普遍呈现出老龄化局面，大多数的管理人员年龄都较大，为了缓解这一现状，单位应改善激励机制，吸引更多年轻血液汇入单位，优化管理人才结构，更能促进事业单位电子档案信息化管理的顺利发展。

（三）提高档案日常管理质量

事业单位要想在整体上提高档案信息化管理质量，还需重视日常管理工作的有效落实。在管理过程当中，任何一个小的差错都可能给档案造成损伤，尤其是在大数据背景下，档案管理中会涉及诸多设备。当管理设备发生故障的时候，如果档案没有提前保存，那么就会导致档案丢失。因此，事业单位还需加强档案管理设备的养护和维修。档案信息化管理的达标和升级对于增强事业单位档案信息化管理意识有着很大的帮助[6]。与此同时，事业单位还必须制定出相应的管理制度，促使管理人员的管理是科学合理化的。一方面，管理工作需要完善和建立规章制度，让每一个管理步骤都符合规范标准的要求；另一方面，档案管理要实现高效有序归档，逐渐构成综合性的档案管理系统，并结合现代科技手段，增强对于硬件设备的引入，对于已经老化了或时常出现故障的设备，应及时的更新换代，确保档案信息化管理的有效性。

三、结语

在大数据背景下，虽然事业单位具备了电子档案信息化管理理念，但在实际管理过程中依旧存在很多问题，如档案管理制度亟待完善、管理人员专业素养不高、档案管理意识不强等。为了提高管理有效性，事业单位可以通过加强档案管理安全性、提高档案管理人员的专业素养及提高档案日常管理质量等，达到管理要求，并进一步增强事业单位电子档案信息化管理意识，提升管理效率。

参考文献：

[1]任浩.基于大数据背景的事业单位电子档案信息化管理研究[J].兰台内外，2020（09）：30-31.

[2]白杨.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理解析[J].办公室业务，2020（04）：87-88.

[3]刘明阳.大数据时代背景下事业单位档案信息化管理分析[J].黑龙江档案，2019（03）：68.

[4]吕焱.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].办公室业务，2019（07）：49.

[5]陈丽.事业单位档案信息安全管理研究[D].青岛：青岛大学，2018.

[6]李霞.大数据背景下事业单位电子档案信息化管理探讨[J].中国管理信息化，2018，21（04）：161-162.