关于高校办公室工作更“高效”的探讨

陈雨羚

摘要：高校是开展高等教育的学府，其办公室工作为教育工作的开展提供管理与服务。办公室工作是高校得以正常运转的枢纽和大脑，它作为教育工作的帮手、参谋，起着不可替代也不可轻视的桥梁作用。但是在实际日常工作过程当中，办公室工作由于其的日常性而受轻视导致效率受到影响。上下级、各部门、同级同事之间的团结协作;工作目标与服务对象的认识;与现代化管理技术的融合都成为办公室工作效率能否提高的研究对象。

关键词：高校办公;同事协作;管理;服务

引言：

“办公室”是人们日常工作和生活当中司空见惯的名词，其在社会各项工作开展中居于大脑、桥梁、基础性地位。对于教育事业来说，一所高校的创办和运营离不开办公室的存在。但是现代化社会大背景下，科学技术不断发展，有个性的“90后”也走上工作岗位，办公室自身发展也受到不同高校的实际情况以及体制机制的管理不当等问题工作效率提速缓慢，高校办公室工作如何更“高效”成了人们争相思考与研究的问题。

一、高校办公室工作职能与发展现状

学院办公室是学院日常工作展开的基础和桥梁，作为不可缺少的一部分在高校教育事业发展下充当着多种角色。当下高校办公室工作职能划分详细，协作有序，但是在日常工作发展中也存在种种阻碍办公效率的问题。

（一）高校办公室职能与作用

学院办公室是学院行政、党委的综合办事机构，由党委办公室、校长办公室组成。其工作职能是：参与政务、管理事务、办文办会办事;综合协调、督促检查、对外联络;提供服务、调查研究、决策咨询、事业规划;档案管理、综合统计、信息公开。

办公室的存在仿佛是必然，这让人们经常会忘记办公室的作用。办公室首先为高校领导老师以及各部门工作人员提供了处理工作事物的场所，工作文件和工具的存放地;其次它是学院行政工作、学生事务、教学科研工作的风向标，有利于促进各项工作的有序发展，最后，它是学院学生、家长、教室的服务机构，帮助高校在校人员学习工作开展。

（二）高校办公室发展现状

对于一所高校而言，办公室的存在已经达到了100%的比例，但是其各个部门设置却各有不同。大部分办公室层级分明，行政教学分开管理，学生参与自我管理与服务部分，有条不紊，但是由于参与人员的能动性、办公职能与目标设置不清晰以及现代化信息技术迅猛发展等因素依然存在办公室各部门或各个职员互相推诿工作与责任，办公室工作人员因公务和私事产生矛盾影响工作效率，计算机多媒体的运用比率和效果都欠缺，管理和服务的现代化与习惯运用传统方式办公的工作者产生了矛盾。

从现状的发展中总结当下高效办公室工作效率提高之路遇到的问题并提出相应对策帮助高校办公室工作效率提高。

二、办公走向高效的主要阻碍

（一）管理目标与服务对象认识不清

学院办公室各项职能大体能够划分为两类，就是管理与服务。具体事务有政务、事务、教学、对外联络，服务师生家长、研究、决策、管理档案等。不同具体工作类型都有着不同的管理目标与服务对象。其不仅是上对领导，政府的服务，还有下对教師，学生，家长以及社会的服务。当前高校普遍存在面对学生家长事务服务不到位的情况。部分学院因规模等实际情况教师身兼多职却疏于管理，导致学生有问题时求诉无门，找不到老师“盖章”、审批资料等。

（二）与同事工作与私人关系处理不当

与人相处在各个人生阶段和工作单位都是难题。因为办公室工作人员具有很强的主观能动性，他们的个性和成长背景也各不相同，在某些工作问题处理时还可能会牵扯个人利益，所以同事矛盾时有发生，甚至互相构陷极大影响工作效率。大到工作任务分配、升值加薪等问题，小到借物不归还，性格不和，班级比拼等原因都有可能使得工作者之间矛盾重重，影响团结合作的发展，大大降低办公室工作效率。

（三）办公现代化发展受阻

随着信息和多媒体以及各种软硬件现代化的发展，传统的管理以及服务方式已经不能满足工作者和被管理以及服务者的需要。但是现代化的阻碍依然存在。例如高校领导大多年龄偏长，对新鲜事物认识、接受、掌握的节奏慢;高校对于管理现代化的不重视，没有积极发展线上管理，电子档案等。最常见的指纹签到为例，方便快捷进行了身份识别，也免去了人工签到的多变性。

有了明确的问题归纳总结就需要明确的针对措施。针对上述三大问题对如何解决做出粗略陈列。

三、提高办公效率的对策

（一）明确各部门管理与服务职责

明确职责，承担到个人、职责划分明确，管理与服务对象统一是提高管理与服务针对性的有效方法。针对规模庞大，人员充足的高校，一个在校工作者随着对学院事务的熟悉了解程度而随之增加自身工作量，并针对其特性分配工作。针对规模相对较小的高校，一人身兼多职的前提是工作参与者有“剩余经历”。除此以外还应当强调的是服务党政工作的管理党政工作，服务师生工作着管理师生工作。对待学生和家长的态度应当和对待领导一样负责温柔。

（二）团结办事、公私分明

与人处事矛盾激化既是个人原因，也是上级管理不当造成的。没有人愿意与矛盾相处，解决矛盾才能更好共存。管理者应当首先关注员工心理动态，强化公平，营造团结协作的工作氛围，严厉打击歪风形成，加强制度建设。总重要的是管理更加人性化，而不是将人员管理变成高耸在空中的阁楼，应当针对员工的个性管理。面对矛盾不可不闻不问，积极谈话处理配合奖惩制度，达到管理高效。

（三）紧跟现代化，创新管理与服务

管理与服务现代化会给予高校工作者和学生很多便捷。创建校园网站统一管理教师和学生信息，引进先进的管理和服务理念以及工具，办公室内部积极配设对工作有帮助的现代化工具。积极运用互联网自媒体宣传招新，加强与国内外高校往来合作，积极开设符合社会发展的课程与工作项目，与国际接轨，解放思想实事求是，走现代化发展之路。

四、总结

办公室作为高校的行政组织机构，是不可缺少的日常工作部门，办公室工作直接关系到一个学院的正常运转。当前国内各大高校竞争激烈，要想有更出彩的发展，教学和办公室工作都是是发展重点。本文问题总结和对策提出阐述了依据现状调查基础之上的个人观点，高校想要获得更好的发展，正视当前高效办公运转出现的三类问题，重视和解决是学院未来发展的必答题。

参考文献：

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