“互联网+”时代下加强档案管理工作研究

寇卉媛

【摘要】随着互联网的普及和应用，传统意义上的档案管理工作已经适应不了时代的需求。如何在互联网时代做好档案工作，是我们今天迫切需要解决的问题。本论文从不同方面阐述“互联网+”时代下加强档案管理工作研究，希望为研究档案管理的专家和学者提供理论参考依据。

【关键词】互联网+  档案管理工作  研究

档案管理，就是指档案业务的管理工作。是档案部门为了更好地为社会与本单位、本系统提供服务，通过科学、合理、规范的档案管理方法，提高企事业单位、机关团体的工作效率和工作质量，同时能够有效地维护一段时期真实的历史面貌。一方面，档案管理工作具有现实性，因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况，是今后备查的依据;另一方面，档案的真实性、可靠性决定了档案是第一手参考材料。新时期如何充分利用有限的档案和信息，为日益增多的需求提供更多的服务？如何利用“互联网 +”的高科技手段挖掘档案中的亮点与活力？是摆在我们每一位档案管理工作者面前的一项艰巨的任务。

1、“互联网+”时代，对档案管理工作的要求

1.1对原有纸质档案进行数字化

档案管理者借助扫描仪、数码相机等数字化设备将档案库内的原有纸质档案进行数字化加工，形成数字档案。档案数字化后，既要将档案数据库建设与档案信息网络开发有机衔接，实现档案查询的计算机网络化，又要完善档案利用安全的制度建设，努力为利用者创造方便快捷的利用通道和方式，实现利用的低成本、高效率。

1.2做好电子文件的在线归档

在计算机时代，工作中产生了很多电子文件，在电子文件在线归档时，档案管理者要做好电子文件从生成到归档的标准规范统一，确保电子文件的元数据、过程信息及电子签名、印章等信息的真实有效，同时还要按电子档案要求在电子文件流转过程中实时进行记录、封装，保证电子档案具备完整、真实、可用的特性。档案管理者还要编制电子文件分类方案、归档范围和保管期限，内嵌于电子文件管理软件中，实现对电子文件的超前控制和无人干预的自动收集模式，由设定的程序来实现自动整理，定期检查，定期数据备份。

1.3利用各种渠道发挥好档案的服务功能

服务社会是档案网络化生存的必由之路。要体现档案的服务功能、宣传功能和交流功能，就必须建立和完善服务的渠道和窗口，如通过网站、微信、APP 等形式来推送重大活动、重大事件的相关档案信息，方便利用者的查询。通过网站留言簿、互动交流平台等方式，及时解决利用者的困惑和需求，让档案的作用得到更好的发挥。

2、“互联网+”时代给档案管理带来了全新的挑战

当前，我们已进入全新的“互联网 +”时代，无论是机关、事业单位抑或是企业，与网络之间的联系愈发紧密，各项工作都会因为“互联网 +”的出现而产生新的变革。因此，作为记录了过去和现在的工作情况以及历史情况的档案管理，也面临着在互联网的支持下脱离原有的工作思维和工作模式，实现档案数据管理的升级和转型的机遇与挑战。笔者认为，新时期、新形势、新常态给档案管理带来了全新的发展理念，我们要紧紧抓住这一有利时机，顺应形势发展，借助“互联网 +”强大的推动力，根据各自单位不同的性质、需要以及工作范畴，对线上档案数据管理工作进行优化，尽可能地根据不同的需要给予个性化服务，进一步突出档案数据管理工作的作用，使其在“互联网 +”时代得到更大的发展。

3、互联网时代如何做好档案管理工作

3.1制度要规范

根据档案管理的要求，建立健全档案保管制度，明确归档目的、归档内容、归档标准、归档范围以及档案利用等一系列内容，确保整个档案管理工作的规范有序。依据《档案法》，规范电子档案在管理和运用上的标准，建立一套完整的网络安全保障体系。

3.2管理要完善

在档案信息化管理上需确保信息内容的完整与真实，构建起统一的规范标准，为全方位实现档案信息化，奠定坚实的基础。要加强网络安全保障体系建设，制定相应的法律法规;要加强人员管理，明确职责，指定专职档案管理员，要求工作必须认真、及时，操作规范，要定期检测系统漏洞，及时排查安全隐患，保障每个环节的安全。

3.3硬件要保障安全

配备完整的硬件设备如服务器、计算机、刻录机、扫描仪、打印机、數码相机等等，并且定期更换更新。同时加强对档案管理软件不断的升级、完善，实现档案信息化管理工作的标准化、规范化、科学化。

3.4服务要不断拓展

要增强服务意识，进一步提高档案服务水平，充分发挥档案的应有价值，开拓服务项目，开展在线服务，并根据用户不同的需要制定差异化服务，为用户提供个性化服务。各种档案信息实现网络化、开放化，实现在互联网上直接检索相关资料，解决时间、空间的限制，把档案信息化管理工作提高到新的水平。

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