浅析电子档案双轨制向单轨制的转换路径及实施策略

摘   要：无纸化办公的发展和新型信息技术的迅猛崛起，使得电子档案双轨制向单轨制转变成为必然。本文结合企事业单位开展电子档案单轨制的探索与实际，阐释当前电子档案工作的业务现状，指出电子档案双轨制向单轨制过渡的转换路径及实施策略，最后从技术融合、理念改革、政策保障、人员梯队等维度总结，以期为实现电子档案单轨制管理提供可借鉴的参考。

关键词：电子档案  双轨制  单轨制  转换路径

中图分类号：G276                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（b）-0183-02

Abstract：The development of paperless office and the rapid rise of new information technology， It is necessary to change the dual track system to the single track system. In this paper， combined with the exploration and practice of the electronic archives monorail system， Explain the current business situation of electronic archives work， The paper points out the transition path and specific implementation strategy from the dual track system to the single track system， In order to provide a reference for China's electronic archives monorail system management.

Key Words：Electronic archives;Two track system;Monorail system;Transformation path

電子档案单轨制是指对于由电子设备生成的电子文件，在进行归档时只保存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档制度[1]。近年，我国一些企事业单位纷纷开展电子档案单轨制实践，比如，信息技术较高的国家电网部门、会计部门推广基于单轨制的电子档案全流程试点，取得较丰硕的成果，这些探索与实践推进我国单轨制电子档案管理的前进步伐。

1  当前档案管理工作的双轨制模式的业务优势和劣势分析

目前我国的电子文件管理工作大多遵循“双套制”即“双轨制”管理。首先，从档案管理的业务流程来看，纸质档案作为一种“备份”与电子档案同步存在并紧密对接;其次，从档案的实体管理的信息安全方面来看，电子档案与纸质档案相辅相成;最后，为了确保电子档案高效存储和凭证作用，电子档案与纸质档案彼此双方形成互补。以上三点是目前我国档案管理工作采用的双轨制模式的业务优势。但是伴随无纸化办公的迅速崛起，双轨制的电子档案管理的劣势日益凸显，主要表现在以下几个方面：

第一，人财成本增加和资源浪费[2]。通过调研，发现很多单位从文件的制发、生成传输到办理归档都是纸质档案和电子档案共存，造成纸张浪费、重复劳动、人财成本增加等现象。

第二，管理漏洞的存在。比如，若将电子档案转换为纸质档案时，往往会出现无法显示领导的批示及公章等重要信息;这必然使得双套制存在的价值无法有效保留和支撑电子档案真实性、完整性、有效性，导致电子档案的元数据问题大打折扣。

第三，“信息孤岛”问题。由于转换技术无法兼容，使得纸质档案与电子档案无法互通，另外，也会出现管理人员过于依赖于双套制，从而降低管理的警惕性和严谨性，造成档案系统整体安全性降低等问题。

因此，档案学者们纷纷从理论和实践方面呼吁开展单轨制电子档案管理，下面着重阐释双轨制电子档案管理向单轨制电子档案管理的转换路径。

2  双轨制电子档案管理向单轨制电子档案管理的转换路径

电子档案单轨制与新型信息技术紧密相连，以区块链、云计算和虚拟技术等为代表的新一代信息技术是单轨制电子档案管理的必须技术。

2.1 新型的信息技术的嵌入

（1）区块链技术的核心技术。就是对档案信息数据的集成与合成。从数据到信息、从信息到知识，从知识到智慧的三维度转化，通过对档案信息的前期采集、筛选等提炼出档案用户所需要的档案信息，完成电子文件生命周期的全流程管理，快速满足用户的需求。

（2）云计算技术 。云计算背景下，显然数据只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服务器中，档案用户可以很方便的查询和使用，另外，用户在使用云端设备的过程中，不用安装或者升级电脑中的软件，云端对于这些并没有指定的要求，用户只需要打开浏览器，就可以方便地享用云端提供的各项服务。用户既可以通过手机、PAD来查询，也可以通过普通电脑来查询和使用。

（3）虚拟技术。在电子档案单轨制管理中，虚拟技术能够提高用户参与的积极性，档案馆通过运用虚拟技术鼓励用户参与建档，并创造平台提供档案信息服务。利用虚拟技术开发利用档案信息资源，将丰富的馆藏档案资源展现给用户，虚拟现实技术必将为单轨制背景下的档案服务带来全新亮点。

2.2 知识管理的嵌入

档案工作的最终目的是最大限度地满足利用者的需求，而知识管理能够对档案信息资源二次开发，这与档案管理的最终目的—利用不谋而合。对信息的高浓度压缩、萃取，是单轨制电子档案管理所有服务对象的需求，例如，知识管理可以帮助政府在收集文檔的同时，通过全文检索功能筛选以政府政务活动为单位的每一篇文档的关键信息，在归纳的同时做到总结，将有关内容做以注释链接，真正做到全文检索智能分析，把档案人员从复杂枯燥的档案编辑中解放出来，档案人员无需再查找纸质档案进行编研，知识管理可以代替档案人员对隐性知识进行加工提炼，进而满足利用者的政务需求。

3  双轨制电子档案管理向单轨制电子档案管理的保障策略

3.1 呼吁相关政策、制度和法律的出台

遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《电子文件管理暂行办法》等规章制度，并呼吁各单位结合自身实际制定《电子档案单轨制实施办法》等业务制度，同时应形成电子档案立法与相关法律的无缝对接，建立科学的理论体系，使其不断地标准化、制度化、法律化。

3.2 构建安全保障策略

电子档案单轨制过程中，嵌入数据链等相关信息技术后，必然增加信息检索、信息传输的速度，提高档案工作效率，那么如何确保电子档案的真实性、完整性和可靠性，安全保障一般体现在管理和技术两个层面，强化网络和信息安全管理，主要利用云平台来分级管理档案数据，对于核心数据库和涉密档案，主要采用与外界相隔离的核心平台进行存储;对于非核心档案与公开信息，主要利用公共云平台进行存储共享;二是对档案进行电子化识别，实现全面监控，利用物联网感知技术确保档案不出现非正常移动。以江苏省太仓市档案馆为例，该馆每一卷档案都被粘贴上电子标签，如同人们的“第二代身份证”，电子标签记录了档案的身份信息，可以自动获得档案的相关数字信息，完成实体档案与数字档案实时转换，从而实现档案的物联网管理，使实体档案更加安全。

3.3 加强人员梯队建设

首先，要求档案人员具有很强的信息处理能力和编研能力。这种能力不仅仅需要大数据的归纳和总结，更需要人为的操作和逻辑的加持。其次，要求档案人员有很强的创新意识和极强的学习能力。区域链、云计算、大数据、无纸化办公管理等技术接踵而至，不能要求档案人员全部掌握其开发过程，但要求档案人员懂得其运行原理，能够及时地在开发和使用过程中提出需求，才能更好地制定出适合电子档案单轨制建设和运转的各种应用系统。同时要长期建立与政府机构、高校、科研院所和企业中的相关专家学者的合作，充分发挥档案专家学者在电子档案单轨制管理建设中的咨询顾问作用，提高档案人员的知识水平。

4  结语

电子档案单轨制管理的全面实现不是一蹴而就的，是摆在我们每一个档案工作者面前长期而艰巨的任务[3]，它涉及到技术融合、管理理念改革、法律和制度保障、人员梯队等方方面面问题，它关系到档案信息的永久保存，因此必须审时度势、循序渐进地完成双轨制到单轨制的转变，让我们共同展望“纯电子记忆”时代的到来。

参考文献

[1] 沈欣瑜.电子档案“单轨制”背后的电子文件管理思想转变[J].档案管理，2017（6）：33-36.

[2] 张北建，冯文博，安琪.电子文件管理的单轨制管理实现路径[J].机电兵船档案，2020（2）：83-85.

[3] 任汉中.话说档案那些事（九）：单轨制，想说爱你不容易[J].档案管理，2019（6）：75-76.

作者简介：王北雁（1980，3—），女，汉族，辽宁新民人，本科，馆员，研究方向：档案管理及档案信息化。