论大型企业档案的计算机管理体系模式

刘冰洁

摘   要：现在人类社会进入信息科技时代，知识经济的特征日益明显，在新的时代形势下，企业档案管理也面临心得机遇，需要及时进行改革出更新，应用先进的计算机管理模式。对档案工作者来说，是机遇，同时也是更新的挑战。因此，我们每一个档案员必须不断地学习和吸收新技术，来积极地面对档案事业这一新的发展形势。本文拟在理论和实际研究基础上，探讨大型企业檔案计算机管理体系模式问题，希冀研究结果能为企业档案管理水平进一步提高，提供一定的参考。

关键词：计算机  管理  模式

中图分类号：G275                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2020）06（b）-0176-02

大型企业的档案管理部门承担着保存和传递企业生产技术的关键角色。现代的大型企业档案管理部门一般包括文字、图纸、音频、视频、多媒体等多种档案载体信息。其档案积累的规模、收藏的结构等构成了一个有代表性的企业文明。因此，在当今信息技术高速发展的大环境下，大型企业档案的计算机管理体系模式已成为评价一个大型企业技术水平的重要标准。

1  大型企业档案计算机管理体系模式发展概述

1.1 从数据准备开始

企业档案管理在我国起步比较早，随着计算机、信息技术等的不断深化应用，计算机也逐渐开始被引入到我国大型企业档案管理中。在刚开始的时候，档案机读数据的数量与质量是非常关键的，也是必须要进行解决的问题。为了实现这个目标，渤海造船厂集团有限公司档案馆的档案员和科技与信息化处的程序员、网络员一起搞研究和开发，在档案工作人员辛辛苦苦一条一条地手工输入的档案数据已达10万多条的基础上初步建立了大型档案目录数据库，档案工作人员并没有因为满足而停下脚步，目前正在积极努力地开发多媒体档案信息的数据库，只有这样不断地开发新项目才能使大型企业档案的计算机管理体系模式更先进、更科学。

1.2 积极应用新技术，实现新功能拓展

在各方的积极推动下，计算机信息处理技术在各领域得到了进一步推广应用。在大型企业档案管理中，计算机技术的引进，推动了计算机体系模式的建立健全，有效解决了其档案管理中的问题与不足。最初是机读目录的编目，后来逐渐发展到光盘存储的档案全文信息保存。同时，处理能力也不断提高，从只能处理一般文件信息，慢慢发展到可以处理很多录音档案、影像档案等，而且，这些新型的多媒体档案信息处理速率也越来越快。以及将部分档案管理信息联机进入大型企业的局域网络上，实现了在现代信息技术的基础上，以计算机硬件及通讯设备为依托，以应用软件为手段、以数据库信息为利用对象、以电子文献的形式为提供的大型企业档案的计算机管理体系模式。

1.3 建立数据库，实现数据信息共享

现在所有归档单位的计算机已建立了大型企业的档案计算机管理体系模式的信息管理局域网，改变了以往孤立的档案信息系统中常见的应用方式封闭的状况，我们让这些这归档单位的档案信息数据库走出深闺，充分利用现代化的大型企业内部的局域网来共享各个归档案单位的档案信息数据库，使之全方位地参与到企业发展中来，应用主页发布技术合理有效地进行档案资源的二次开发及利用服务，不仅使大型企业面临的档案数据存量激增、保存质量降低、保管寿命减少等问题得到缓解，而且能进一步提高大型企业信息资源在规范化、标准化、系统化方面的管理。

2  大型企业档案计算机管理体系模式未来趋势

2.1 网络化应用

网络环境下的大型企业档案信息的计算机管理体系模式，总的来说就是对计算机技术、文档一体化技术及其设备的合理组配，建立完整、高效、安全、可靠的大型企业档案信息网络，实现资源共享。网络环境下的大型企业档案信息服务模式能够逐步解决大型企业内部局域网信息无序、污染等问题，以科学的控制技术对大型企业档案资源进行管理，以使档案信息利用者获取有效的档案信息。

2.2 多媒体技术应用

计算机多媒体技术在近几年发展很快，实现大型企业档案的计算机管理体系模式的多媒体化，已有了一些明显的趋势：从技术发展上看，现在3D音频与视频、新一代图形处理AGP、MMx多媒体扩展、高速互联网等都已经出现。这正是大企业档案的计算机管理体系的多媒体化的一个大好契机，我们新一代的档案员要让我们的死档案活起来，计算机的多媒体技术正是实现这一目标最好的方法。

3  大型企业档案的计算机管理体系模式待解决问题

3.1 加强复合型人才的培养

（1）提高档案工作的标准化程度。计算机档案管理涉及的内容比较多，需要设备、软件、数据库等相关技术支持，只有实现标准化，才能促进这些顺利实现。

（2）在标准化的基础上大力推进档案工作人员的竞争意识，按照公平竞争、优胜劣汰的原则先拔人才。这样，才能由输血式提高转变为造血式提高。

（3）除了采取优惠政策吸引人才外，还要加快档案工作人员的计算机知识普及。档案工作者自身必须要加强学习，注重骨干和尖子人才的培养，企业也要积极引进具有计算机素养的档案管理人才，使档案管理工作队伍水平不断得到提升。

3.2 实现电子档案信息数据长期保存

（1）大型企业要组织专业的档案管理人才，对各类电子文件特性进行深入研究，深度剖析其生成机制至归档全过程，对各个环节的关键技术进行研究，以真正确保数据信息的真实性、安全性。

（2）加强与电子文件相关部门的配合与协作，通过共同交流完善相关的制度与机制等，形成标准化电子档案信息管理。加强协作，也能促进电子档案信息的搜集、整理，保证电子档案信息资料搜集全面。

（3）有效解决电子文件归档后出现的不足情况，例如，解决逻辑归档存在的安全问题，物理归档需要应用的载体等，同时，还要对设备进行及时的更新换代，以保证电子档案信息能得到长期保存，不会丢失或出现其他问题。

3.3 网络安全

网络具有公开性，对大型企业档案信息进行计算机管理，就需要提高上網的安全性，如应用防火墙、安全软件等，以防止黑客、病毒等攻击系统，造成信息资料泄露或被篡改。面对网络的先天不足，应用一定的资金投入来弥补上诉的安全缺陷。如采用相关的安全产品：采用主火墙技术、网络防病毒产品、实时入侵检查手段、相关的网络漏洞扫描产品等。

3.4 多媒体信息管理的实用化要解决的问题

（1）工具化问题。在当前多媒体信息演示系统开发中，很多开发软件都有其自身的特点，软件缺乏通用性，如果想要开发系统，就需要先开发软件，这样就会造成大量资源浪费。入股欧式线开发工具化，就可以减少重复工作，只要少量改变参数，就可以进行不同系统的开发，实现降本增效。

（2）解决多媒体档案信息标准化处理和长期保存问题。由于设备兼容性不强，多媒体信息技术在处理和保存方面，还存在一定的问题，尽管已有若干此方面的标准在制定和论证中，但还不能投入到实际使用中。

（3）档案计算机管理技术更新问题。计算机技术日新月异地发展，将其应用于大型企业电子档案管理，还必须要及时进行技术更新，以增强技术的先进性，提高管理水平。

总之，档案的计算机管理体系模式是大型企业局域信息网络中所处理的所有信息的重要组成部分。在人类社会迈向知识经济信息化时代，敏捷的大型企业局域信息网络中档案资源的管理、开发和有效利用直接关系企业的发展命运。

参考文献

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