大数据技术在档案管理中的应用

郝伟

摘要：档案管理工作是单位日常管理工作的重中之重，同时也是单位人事部门管理水平的重要体现。在当今信息化时代背景下，各种现代化的科学技术也给档案管理工作带来了新的发展机会，但与此同时，也给传统的档案管理工作无论是工作形式还是工作内容上都带来了严峻的挑战和巨大的压力。所以，如何在信息化时代把大数据技术完美应用于档案管理工作中，是当前单位部门急需考虑的问题。本文将分为三部分，首先针对当前档案管理工作的实际情况，分析大数据技术对开展档案管理工作的重要意义;然后指出目前档案管理工作产生的问题;最后对如何把大数据技术更好地应用在档案管理工作中，提出自身的几点想法和建议。

关键词：档案管理工作;大数据技术;应用分析

1大数据技术对开展档案管理工作的重要影响

伴随着互联网技术的普及和广泛应用，大数据技术的应用范围也越来越广，在档案管理工作中起着不可或缺的重要作用。

1.1适应档案管理工作自身发展的需要

档案管理工作本身就是一项具有连续性且十分复杂的工作，对工作场所、基础设施和人员素质上都有着较高的要求。以往传统的档案管理工作，通常是采用纸质档案存档的方式，这种方式非常不利于保存，而且很容易造成档案遗失和损耗，并且由于档案信息复杂且数量多，管理人员需要耗费较多的时间在查找信息工作上，这大大增加了管理人员后期整理审核等工作的难度。运用大数据技术，可以把档案信息进行电子化的储存保管，不但节省了时间和空间，提升管理部门的工作质量以及工作效率，同时这在很大程度上减轻了管理人员的工作压力，保障档案管理工作的有序良好运行。

1.2增强对档案信息的全面保护

档案信息属于单位职工的隐私信息，它涉及到职工多方面的重要信息。因此档案信息的保护工作应作为档案管理工作的重要组成部分，单位部门应对其充分的重视，避免出现档案信息泄露或者丢失等问题。大数据技术完全打破了传统档案信息保护工作的局限性，它有严格化、规范化的信息保护程序，除本人和专业的管理人员外，其他人没有权限查看档案信息，这就相当于给档案信息加上了一层完整规范的保护程序。并且，大数据技术也解决了传统档案管理在储存上的难题，大数据技术可以对所有的档案信息进行科学的分类归纳，以便于后续准确有效的查找信息。这不仅节省了许多成本，也大大提升了档案信息资源的利用率。

2目前档案管理工作产生的问题

当前档案管理在工作过程中还存在着许多急需解决的问题，主要体现在下面几个方面：

2.1相关单位和部门对档案工作不够重视

档案工作是单位日常管理的重中之重，单位必须要足够的重视，投入相应的资金和精力，保障档案管理工作的有序良好开展。目前很多单位对档案工作并没有正确充分地认识，认为档案工作对单位的整体发展起不到关键的作用，片面地认为档案管理工作只是单纯的保管档案资料，从根本上忽略了其重要作用。甚至当前有些单位并没有设立专门的档案管理室，认为其管理工作和文书工作没有什么不同。所以直接导致了档案工作无论是在工作场地、工作环境还是基础管理设施上都有很大的局限性，严重限制了档案工作的有序规范开展。

2.2没有规范化的管理制度体系

当前许多单位在档案工作上没有设立完备的科学制度体系，所以导致在开展档案管理工作时没有具体实际的制度做保障，管理制度体系也没有充分落实到实际的档案管理工作中，导致档案工作呈现出一种比较混乱的状态。对一些单位已有的管理制度体系来说，并没有从单位实际的发展情况出发，甚至管理制度直接生搬硬套其他单位的档案管理制度，导致档案制度和本单位的档案管理工作并不适合，对相关的管理工作者起不到真正的规范约束作用，这大大增加了后续信息管理工作的难度。

2.3没有配备专业的管理人员

档案管理工作作为一项比较繁杂的工作，它对管理人员自身各方面的要求都比较高。目前很多单位由于对档案工作的重视程度不够，所以在人员配备上存在着很大的问题。导致在档案管理工作上出现问题时，不能及时合理化的解决，因此大大降低了档案工作的效率和质量。甚至有的单位没有设置专门的档案管理员，让其他部门的人员兼职档案管理、审核、归纳等一系列的工作，所以造成档案工作失去了专业性和严谨性。并且由于管理人员的专业能力不够，所以在工作中出现了一些简单的错误，例如：档案的装订不够统一、档案材料的书写不够规范、材料信息归纳不及时等问题，这些问题给档案管理工作带来了许多难题。

3如何把大数据技术更好地应用在档案管理工作中

把大数据技术和档案工作紧密结合起来，是未来档案工作的一大趋势和特征，如何把大数据技术更好地应用在档案管理工作中，具体可以结合下面几点：

3.1创建云端储存空间

把大数据技术应用于档案工作中最重要的体现就是其内部存储信息资源的空间足够大。对于档案工作来说，传统的纸质版保存方式一方面不适应信息化时代的要求，同时也不利于管理人员高效率地完成工作。而创建云端信息储存空间，不但能够有效地节约时间和成本，减轻工作人员的任务量;而且也能对档案信息起到雙重的保护，确保信息的真实和安全。

3.2提升数据分析的服务意识

大数据技术不仅能够快速地把大量的信息资源完整地保存下来，而且也能对信息资源内部的价值进行全面地分析，并充分挖掘出其深层次的价值。因此，在开展档案工作时，可以充分利用好这一点，利用大数据技术，对档案信息资源进行合理的归纳和整理，满足单位发展的需要，提升档案的利用率。

3.3提高数据技术的检索能力

大数据技术为单位提供了多元化、现代化的信息管理手段，传统档案在管理形式上的一大弊端就是耗时长，如果想要查找某一信息，需要耗费较长的时间。大数据技术最方便的就是其强大的检索能力，可以实现自动把所有复杂、繁多的信息全部进行分类的整理，并且检索信息特别的迅速。所以，在大数据技术实施应用的过程中，应不断提高数据技术的检索能力，为单位和管理人员提供更多地便利。

结语

在大数据时代的背景下，单位档案工作应抓住这次良好的机遇，把大数据技术和档案工作完美结合起来，使档案工作展现出全新的活力。

参考文献：

[1]魏东奎.大数据技术在档案管理中的应用[J].科技风，2020（16）：98+100.

[2]魏亚盟.大数据技术时代档案信息管理思维与方式的变革[J].办公室业务，2020（08）：81+105.