机关事业单位养老保险档案管理的问题与对策分析

摘要：机关事业单位的养老保险档案是单位养老保险的重要载体，记载着参保人员的信息。本文对在养老保险档案管理中存在的问题进行分析，通过健全管理制度，提高管理人员的业务水平，组建专业的管理团队。在工作中，合理使用信息化的管理方法，解决日常管理中出现的问题，降低养老保险档案管理难度。

关键词：养老保险;档案管理;机关事业单位

前言：

2015年颁布的《国务院关于机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》为我国机关单位养老保险工作指明了正确的方向，同时也为保险档案管理带来了一定的挑战。机关单位在日常工作中应注重使用先进的技术，提高个人的管理能力，推动档案管理工作朝着规范化、制度化及系统化的方向发展。

1机关事业单位养老保险档案管理的问题

1.1缺乏明确的工作标准

现如今我国机关单位的参保人员在进行信息资料填写过程时，没有统一的填写标准，全国各地的机关单位各行其是，有的使用纸质版、有的利用电子版，也存在两版并行的状况。在我国的档案管理缺乏标准的管理制度，导致在日常的工作管理中，保险档案资料不规范，查找困难。同时，由于部分领导阶层及管理者对该项工作缺乏重视，使我国机关事业单位保险档案管理工作存在一些的问题，一定程度上，影响了单位的管理效率[1]。

1.2档案管理难度大

我国的机关事业单位因经历过制度改革，使原单位的工作人员变动较大，导致单位内的人事档案不断增加，为退休人员保险待遇获取工作增加了难度。同时，原来的档案管理偏单一简单化，侧重与对退休工作人员的退休金进行管理，但是现如今在改制的背景影响下，机关事业单位的福利待遇不断增加，养老保险档案需要与社会保险、医疗保险进行对接，多元化的应用方式加大了养老保险档案的开发利用的同时也增加了管理人员的工作难度。

1.3缺乏专业的管理团队

因我国的养老保险机制起步较晚，一些社保经办机构领导层及机关单位管理人员对档案的管理工作缺乏重视，导致档案管理人員的专业能力不高。实际上，只有在管理人员具备较高档案管理的知识水平，并对管理流程及内部结构充分的了解，才能提高日常管理工作的质量。但是目前团队组建多采用临时抽调的方式，临时加入的工作人员并不具备档案管理的知识及经验，容易在日常管理中出现问题。

2机关事业单位养老保险档案管理问题的对策

2.1健全档案管理制度

机关事业单位的管理人员需要加强对档案管理的重视程度，加大管理工作的力度及对人力物力的投入，制定明确的工作标准及管理制度，解决养老保险档案管理中出现的问题。现如今我国养老保险的体系不断完善并且使用的范围也越来越广，机关事业单位需要建立系统化、制度化及规范化的管理制度，工作人员需要按照规章制度完成日常管理工作。单位可以建立严格的奖惩制度，对管理人员的日常工作进行监督，规范工作人员的行为。同时，各机关事业单位可以相互协调，使用统一的信息登记方式，方便工作的开展。在建立管理制度时应结合机关事业单位工作的特殊性，制定符合实际情况的管理方案、管理流程及保管期限，并做好档案的保密工作，避免档案因管理不当出现泄漏遗失。通过制定严格的管理标准及体系，有利于机关事业单位保险档案立档、保密、开发利用等工作的顺利开展。管理人员也需要加强对养老保险档案比对问题的重视，在十年过渡期需要采取“保低限高”的原则，确保单位的社保政策与国家政策准确衔接。

2.2建立信息化管理方式

建立科学的信息化管理体系可以有效解决档案管理人员压力过大的问题。工作人员在日常工作中需要根据档案的应用需求或内容进行科学的分类，方便档案的使用。针对与参保人员的个人信息，可以使用编号的方式进行科学的排序及保管，通过科学有序的分类满足档案的多元化利用，降低管理人员的工作量。管理人员可以根据《社会保险法》、《档案法》制定档案分类的大纲，完整的管理体系，严格按照操作流程进行档案的收集、整理、保管、移交及存档工作。工作人员也可以使用台账、报表等文书材料记录日常的工作，并按时归档。现如今的档案信息不断增加，管理人员可以积极引入现代化信息技术，实现养老保险档案的信息化管理。通过信息化的管理手段不仅可以降低日常管理的难度，也可以增加档案的存储年限。工作人员可以利用对数字化的保险档案进行分类、保存、排序以及调取，减少人工操作造成的失误。采用信息化的管理方式将参保人员的信息上传到云端，可以有效避免档案被他人窃取，安全性能较高[2]。

2.3提高档案管理人员业务能力

机关事业单位的养老保险档案管理工作严谨细致，又具备一定的特殊性，故单位需要组建一支高业务能力的管理团队，完成日常管理工作。在引进人才时，需制定严格的选拔制度，引入更多高技术能力及综合素质的管理人员，并对管理人员进行岗前培训工作，使其所具备的专业能力可以与单位的发展情况相切合，真正满足事业单位的需求，提高参保人员的服务质量。养老保险的相关政策及管理方法是不断更新升级的，应定期安排培训工作，使内部的员工掌握先进的档案管理知识。工作人员也可以与其他事业单位的职员相互交流及学习，并在该过程中找出个人日常工作中的不足，及时改进。与此同时，应充分的认识档案管理的重要性，树立较高的安全意识，做好档案的防火防盗工作。通过管理的水平的提高，为国家和社会作出贡献。

结论：

综上所述，机关事业单位中养老保险档案管理工作比较复杂，并且具备一定的特殊性，故单位在日常管理中，应制定严格的管理制度，积极引进并培养专业的工作人员，使档案管理工作更加科学化及标准化，减少档案工作人员的压力，控制并减少养老保险档案管理问题的产生。

参考文献：

[1]张斌.初探新时期社会养老保险档案管理的问题与对策[J].农民致富之友，2019（06）：215.

[2]任星莲.机关单位养老保险档案规范化管理研究[J].办公室业务，2018（12）：140.

作者简介：陈锦灿（1981.12-）男，民族：汉族，籍贯：山东省枣庄市，学历：本科，职称：助理馆员，研究方向：档案管理。