刍议大数据信息技术在档案管理中的运用

万富晓

摘 要：随着我国现代化信息技术手段的不断发展和应用，档案管理工作的信息化水平得到了不断提升，尤其是对大数据信息技术的应用规模不断扩大。现阶段的档案管理工作在大数据信息技术发展背景之下迎来了诸多机遇和挑战。本文简单介绍了大数据技术在档案管理工作中的应用优势，并对其具体应用展开分析和讨论，旨在有效推进大数据信息技术背景下的档案管理工作，促进档案事业加快发展。

关键词：大数据信息技术;档案管理;应用优势

1 前言

随着云计算、智能终端、物联网等技术的不断发展，数据分析已经成为诸多行业决策的重要依据。大数据信息技术给传统行业带来了巨大的冲击与变革。档案管理工作也不例外，大数据技术也会逐渐成为档案数字资源建设及管理的发展方向。为了有效提高档案管理效率和质量，充分发挥大数据信息技术的应用优势，必须分析研究大数据时代下档案工作发展的新模式、新思维，使传统档案管理积极主动融入大数据时代，为建设数据强国的伟大事业服务。

2 大数据的基本概念

什么样才是大数据？很多人也许并不是特别的清楚。随着移动互联网信息技术的广泛应用，各种不同角色间共同输入与相互输出的海量信息量所衍生创造出来的巨大信息数据彻底颠覆了云计算时代，大量信息数据的衍生直接导致海量大数据在云时代正式产生。其实，大数据并不需要具有明确的定义概念，如果仅仅从一个字面上的意思去理解，可以理解认为就是数据量庞大。但是，若硬要给大数据下一个准确定义的话，可以这样的来进行准确理解：所谓大数据管理指的也就是那些在企业可能够承受的管理实践能力范围内用一些常规管理软件或者工具进行准确捕捉、管理和分析处理的大数据的一集合，需要采用新的数据处理技术模式才能够可以有效的加强企业决策力、洞察力以及企业流程控制优化管理能力，形成具有海量、高收益增长率和功能多样化的企业信息技术资产。

3 大数据信息技术应用于档案管理的重要性

3.1 满足档案管理信息化需要

传统上的纸质电子档案由于数据存储使用时间短、易出现丢失、查询复杂等缺点，已经逐渐无法完全满足移动信息时代对电子档案管理的快速发展和新需求，电子档案由于独特的数字云计算技术管理优势已经慢慢开始取代纸质传统，在档案的管理与整合中占有重要位置。档案管理系统信息化为方便人们对档案信息的实时查找和收集处理工作提供很多方便，但目前电子政务档案管理信息化技术需要以利用大数据与云技术结合作为主要理论技术支撑才真正能够有效满足用户各种多元化的档案服务方式需求。除此之外，大数据云计算技术应用于档案管理中的信息化服务模式中还能够有效地大大提高我国电子政务档案的资源利用率，增强档案管理服务部门的档案服务管理效率和提高服务管理质量。

3.2 满足智慧城市发展需要

社会经济的持续飞速发展必将导致城市信息化建设进程不断加快，不同发达地区都在努力建立不同发展规模的智慧信息化城市智慧交通城市。智慧智能城市通过数据分析大量的云端经济数据，比如城市经济社会发展增长速率、经济环境污染严重程度、经济投资占比等来得出一个城市未来的经济发展战略方向，对以后城市可能出现的安全问题及时做好安全防范措施，对未来可能出现的发展机遇等做好前期准备实施工作。现阶段档案管理通过利用云数据对我国智慧城市建设提供的档案信息主要包括利用大数据的云计算服务、大数据的有效信息整合、大数据的准确分类和利用大数据的快速信息查询等方面。智慧城市的创设建立对提高大数据技术档案信息管理服务信息化应用程度的要求很高，完善的智慧档案管理公共服务信息系统建设是我们建立智慧城市的重要基本保障。

3.3 大数据技术应用是档案管理工作自身发展的需要

大数据应用时代，是一个更加全面的应用时代，掌握了这些大数据综合应用的新技术，我们就能够对各种之前因为匮乏缺少必要的大数据而变得无法及时涉足的工作领域问题进行重新探索，档案管理员的工作领域就是最明显的例子。二十多年来，我国的企业档案管理信息化管理模式经过了以传统化为载体的企业档案信息数字化管理时代，也就是经过了企业电子政务管理系统信息时代，无论是哪种信息时代，都已经产生了大量的档案数字信息，尽管目前诸如移动云计算、移动数据互联网、云数据存储等新型IT数据服务管理模式已被运用到企业档案管理中也难以完全满足企业档案管理人员工作的日常需要。相比于其他企业信息管理技术的不断出现，大数据管理技术似乎更加能夠契合企业档案管理相关工作的实际要求。特别是在当前知识经济发展时代背景下，档案管理资源转化成专业知识产权资源将成为今后我国档案管理业务工作行业发展的必然趋势，而新的大数据技术必定会在资源转化的这个过程中能够起到相当大的推动作用。因此，将这些大数据分析技术应用在开展档案管理相关工作中也还是可以满足开展档案管理相关工作的基本需要。

4 大数据信息技术在档案管理中的应用优势

大数据技术在档案管理中有诸多优势。一是采用大数据技术，实现了传统纸质档案管理模式向档案信息多元化储存方式的有机转化，加快了档案信息化的进程，有效推进档案数字资源体系建设。二是利用大数据技术对档案信息资源进行优化整合，构建共享平台，不仅简化了档案管理流程，提升了档案管理工作的质量与效率，还提高了档案资源的利用价值，为经济建设提供优质的服务资源。三是随着计算机网络技术的不断成熟，越来越多的机关单位、企事业单位采取自动化办公模式，数字化资源、电子文件不断增加，档案文件处理、存储、备份等面临新的挑战。大数据技术能实现电子文件的鉴定、处理、存储、备份一站式技术支撑，节约数据存储时间和空间。

5 大数据信息技术在档案管理中的运用

5.1 优化数据质量管理

档案数据管理是档案管理工作的重中之重，档案信息数据资源较为庞大，数据结构类型复杂，管理任务十分艰巨，而采取大数据分析与管理，能很大程度提高档案管理的效率。因此，在对档案信息资源开展管理工作的过程中，应合理利用大数据技术，对档案数据进行预处理，优化档案存储及数据使用。

在数据信息预处理阶段，可采用ETL（Extract-Transform-Load，数据仓库技术）工具进行数据信息的提取、转换、加载等操作，经过一系列预处理，以实现信息数据的清洗与格式化。在信息存储与使用阶段，传统的档案信息管理所采取的关系型数据库，无论数据管理还是数据存储都有待完善，这种情况下，非关系型数据库凭借其高吞吐量及高拓展性等优势可更好地满足档案信息数据存储及管理工作的需求，现阶段可采用并行处理系统及非关系型数据库进行操作，比如Big Table等档案管理系统等。在云计算平台系统移植ETLI具，从而提高对数据的利用率，加大对数据对象的检测分类和优化处理，以此来确保后续档案数据管理工作的有效开展。

5.2 开展可视分析工作

利用大数据技术对档案信息进行可视化分析与管理，主要是针对受损概率高、利用频率高、推广性高的重要档案，如高校档案、广播电视档案、基建工程项目档案等，运用可视化技术，将荣誉证书、底片、图纸等实体档案，进行有效转换，以图像、视频、影像等方式展现出来，形成直观化、可视化及交互性的档案数据信息。可视化技术充分利用分析过程的人际交互与技术手段，促进计算机技术、信息技术计算能力及人的能力充分融合，以有效提高数据信息的洞察能力。

档案信息可视化，可利用本单位档案室或档案馆为中心，辐射所辖的各级单位档案室，甚至面向社会、延伸至其他行业，形成纵向、横向的档案信息服务网，收集、整合各方面的档案信息，建立高效优质的档案信息数据资源库，通过可视化管理及便捷的操作界面，及时向利用者提供准确、及时和直观的档案信息，为社会提供服务。

5.3 档案大数据智能挖掘

随着大数据时代的到来，大数据挖掘技术在档案管理中的应用进入全新的发展时期，它贯穿了所有档案管理及数据信息分析的整个过程。档案数据大数据智能挖掘，一是深化了传统数据的挖掘方式，在高质量的大数据环境下，挖掘出全面、可靠、有价值的档案数据信息，使档案管理流程由粗放式向精细化管理转变;二是通过智能挖掘，建立内容丰富、质量优化并富有特色的档案信息资源库，为社会公众提供全方位、深层次的档案信息服务。三是通过智能挖掘，扩大了档案数据的总量，完善了档案门类，优化了档案信息资源结构，最终实现档案数据的开放与共享，开发了档案信息的新价值。四是在保护个人信息安全的前提下，深入挖掘用户兴趣和需求，借助大数据技术进行分析，以本体库为语义搜索引擎的应用基础，强化语义引擎分析及协同过滤关联规则相互结合，实现智能化概念匹配，完成用户需求的有效挖掘，进而给用户提供个性化、精准化的服务。五是随着“智慧城市”如火如荼的建设，智慧档案馆应运而生。笔者认为，“智”，即是智能的感知，智慧化的档案服务，是一场政府、企业与公众交互方式的“智慧”变革。智慧档案馆在数字档案馆的基础之上，利用大数据技术，对档案资源管理、用户数据等各类信息进行探索、感知、深入挖掘，汇聚融合，提炼萃取成取智慧信息，运用于管理、决策及服务。

5.4 构建云端存储

大数据档案技术应用的最基本技术条件之一就是存储数据空间必须足够充足，存储数据空间过小就一定不能有效保证数据档案信息的准确完整性，现阶段如何建立企业云数据存储空间是企业实施数据档案管理技术应用的一个先决条件。云档案存储系统是将用户信息档案通过各种网络语言的形式直接存储于一个网络移动终端上的信息档案管理服务系统，不仅可以充分有效保障用户档案的信息安全性，还拥有对用户档案信息进行各种动态式数据分析的云记录，可以满足用户不同复杂程度的存储需求，从而为用戶提供一种多元化的信息管理服务。建立高端云档案存储管理模式首先我们需要通过加强基于云端进行档案管理的系统硬件配套基础设施配置，增加云端档案管理系统硬件的档案信息的保存量和储量，其次也就是需要加入适合档案管理不同系统作用的硬件配套管理软件模块来用以满足对档案信息的实时收集、处理、分析。云数字存储不仅仅是可以对企业信息数据进行数字存储，还甚至可以对经过特殊技术处理的文字图片、视频、声音信息进行数字存储，从而大幅扩大企业档案管理的数字存储应用范围。另外，建立云存储管理信息平台还要注意保持与国家移动终端应用档案管理信息系统的链接，实现对终端档案管理信息的双重实时存储，保证档案信息的实时完整性。

5.5 推进数字档案建设

纸质档案管理耗费资源较重，不利于节省单位各项开支。因此，单位要有区分的对纸质档案进行数字化录入，推进数字档案建设。数字档案建设能够突破档案利用限制，实现资源利用的规模化。一方面，除去一些具有历史价值和收藏价值的档案之外，应当将纸质档案转化为相应的电子档案，实现档案在计算机上的统一管理，减轻工作人员负担，实现单位档案一体化管理和一体化利用。同时，档案被数字化之后，单位其他工作部门在检索和借阅档案时也会较为便利，只需要在档案管理系统上进行相应的操作，就能实现档案检索和档案查询。另一方面，数字档案还能够与其他新型技术手段相联系。例如，可以通过开发微信公众号的形式，将公众号与档案管理系统相连，拓宽档案服务范围，实现公众号查询档案服务，提高档案信息化水平。

6 结语

随着整个社会现代化水平的不断提升，大数据信息技术的全面应用已经成为提高档案管理工作质量和水平重要途径和手段。大数据技术打破了传统档案管理模式的约束和限制，强化信息资源的共享与交流功能，提高档案管理工作者工作效率，提升了档案信息资源的利用价值，为整个社会发展带来更多经济效益和社会效益。因此，新时期的档案管理必须紧跟时代发展节奏，充分利用各项先进技术，变革传统档案管理方式，完善档案管理机制，推动档案事业可持续稳定健康发展。

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