电子化在事业单位人事档案管理中的应用

黄锦伶

摘 要：人事档案是事业单位管理工作中产生的资料信息，提升人事档案管理工作质量，能够促进事业单位管理工作效率的有效提升。本文主要分析了结合现代化信息技术的应用，在事业单位管理工作中进行信息化人事档案管理，提升档案资料的利用效率。

关键词：电子化;事业单位;档案管理

在事业单位各项工作的开展过程中，人事档案资料具有很高的保存价值，为事业单位的人员调动和人才选拔都提供可靠的依据。人事档案资料包含事业单位所有工作人员的年龄、学历、职称、业绩等信息，把这些信息综合管理应用，能够提升信息的利用效率，为事业单位发展提供可靠保障。在人事档案管理工作中应用电子化管理模式，能够有效提升档案管理工作效率。

1 事业单位人事档案的电子化管理现存问题

1）基础设施不全面。不同地区的工作部门对于人事档案的电子化要求是不同的，因此事业单位在电子化管理人事档案时，需要开发出人事档案的管理软件，这些管理软件开发出来大部分都独立进行，很多软件不能互通使用，影响了信息的互通性和共享性。事业单位的人事档案电子化管理需要计算机、复印机、扫描仪、打印机等，如果设备准备不够齐全，会给人事档案电子化管理工作的开展带来负面影响。

2）管理方式落后。在事业单位中开展人事档案的电子化管理模式，需要提前制定出基础工作的标准和工作规范[1]。目前大部分事业单位都只看到了自身的利益和工作需求，制定出来的管理标准和规范不够统一，档案信息没有统一共享。事业单位的人事档案管理中，对于电子化信息技术的应用不够重视，还在使用传统的档案管理模式，只是使用电子档案进行简单的基本信息记录，缺少了具体的操作和管理系统，影响了人事档案管理工作效率的提升。

3）档案利用效率不高。人事档案管理工作的目的是把档案信息充分利用起来，能够为人事部门提供全面、正确和真实人事信息，方便人事部门提供更加科学合理的人事决策。目前事业单位人事档案管理工作把工作重心放在了档案保管上，忽视了档案的利用，开发意识不强。人事档案信息能够提供公开查阅的是人员的基本履历、职称和工资，工作开展起来比较被动，能够利用的范围非常小，人事档案的作用没有充分发挥出来。

4）管理工作人员素质水平不足。事业单位开展电子化档案管理工作，需要对于工作人员的工作能力和工作专业性提出更高的要求，要求工作人员能够了解档案管理工作知识，掌握计算机技术、网络技术和电子化技术，还能够学会操作各种先进的机械设备。目前事业单位中高素质档案管理人才还比较缺乏，尤其是懂技术和懂管理的人员数量不足，难以满足工作的开展需求。

2 事业单位人事档案电子化管理措施

1）转变管理思路。事业单位应自上而下在思想上对档案管理工作予以重视，强化人事档案管理电子化建设工作[2]。首先人事档案需要认真、详细、及时地记录下事业单位员工个人的基本信息、工作经历、社会活动表现等，把员工个人的综合素质和业务能力充分反映出来，便于事业单位选拔自己需要的人才。人事档案管理的电子化管理中心，要提升工作人员对于档案管理工作的重视力度，在人事档案管理工作中有效地应用信息技术，帮助提升档案管理工作效率和工作质量，把档案资料的利用价值发挥出来。

2）加强资金投入力度。在事业单位人事档案的电子化管理工作中，需要加强资金投入力度，为档案管理部门完善各项基础设施设備，为电子化管理工作的开展打下良好的基础。事业单位需要积极强化资金投入力度，例如数码相机、扫描仪、打印机、计算机等设备都需要配置完善，只有需要的各项设备完善，才能够方便事业单位在档案管理中进行收集、整理、分类、存储、利用等。事业单位要积极开发更有效的人事档案管理软件，明确出工作标准和工作规范要求，人事资源能够实现有效共享，促进事业单位的改革发展。

3）完善人事档案管理制度。在事业单位人事档案的电子化管理过程中，工作中会涉及很多的工作内容，工作事项比较烦杂，因此为了能够提升电子化工作开展的实效性，需要建立起完善的规章制度，并把人事档案管理制度落到实处[3]。事业单位要根据我国《档案法》的相关规定，结合单位自身的实际发展情况，建立起人事档案管理制度，明确出电子化建设工作要求，能够确保各个工作环节的管理工作能够有法可依。工作制度的监理明确出了档案管理工作人员的工作职责，帮助规范工作人员的工作行为，促进事业单位人事档案电子化、信息化管理工作的顺利开展。

4）提升工作人员综合素质。事业单位要针对档案管理工作人员加强培训教育，为工作人员提供更多的学习机会，提升工作人员的工作的专业性，丰富知识储备，优化知识结构，掌握更多的信息技术，满足人事档案电子化档案管理需求。人事档案管理工作人员要重视培训学习结合工作开展，在日常工作中也要加强自我学习，学习新的管理方式和新的管理技术，提升个人业务能力，能够胜任档案管理本职工作。

5）改变工作模式，实现信息共享。在实际的人事档案管理工作中，对于容易受到损坏、容量比较大、使用频率比较高的重要档案信息需要进行妥善保管，积极转变传统工作模式，使用电子化管理方式，结合扫描仪、移动硬盘的使用，便于人事档案信息的保存和提取[4]。由于档案信息的内容跟职工自身的利益息息相关，具有很强的法律性，能够在工作人员职称评聘、干部考核和人事纠纷中具备法律证据价值，因此需要进行妥善保管。电子化档案管理工作模式实现了一体化的管理过程，从信息的收集、存储和利用等，能够为事业单位人事管理工作提供更加全面和快捷的服务方式，在这个过程中人事档案信息高度共享是必不可少的。传统档案管理工作受到了时效性、使用范围和地域等因素的制约，但是电子文件档案的应用则摆脱了这些束缚，电子档案信息的传播范围更广泛，时效性非常强，通过电子化档案管理工作的开展，提升电子化档案管理安全管理工作的质量，减少不安全问题的出现，信息化档案管理能够有效提升事业单位管理工作水平。

6）建立人事档案信息数据库。人事档案管理工作的跨度非常长，从一个信息的收集、整理需要很长时间，甚至需要保存更长的时间，尤其是针对重要的工作人员和工作项目，这些人事档案都具有很重要的史料价值，因此建立起档案管理信息数据库非常重要[5]。事业单位难免会出现各种人事调动，人事变动起来比较复杂，如果使用传统的纸质档案，不仅数量大、占据大量空间，纸质档案查阅起来十分缓慢，对于后期的查阅工作造成很大的不便。通过现代化信息技术的应用，结合多媒体技术和扫描仪等设备，能够把纸质档案转化成为电子化档案进行保存，节省了空间的占据，还能够更加方便后期查阅工作的开展，提升工作效率。

3 结语

综上所述，事业单位需要加强对于电子化档案管理工作的重视，逐步加强资金投入力度，在事业单位内部建立完善的人事档案管理制度，为电子化人事档案管理工作的开展创造出有利条件，促进事业单位的可持续发展。

参考文献

[1]姚珊.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].城建档案，2018（12）：29-30.

[2]柴美汇.电子化在事业单位人事档案管理中的发展趋势[J].兰台内外，2018（07）：63.

[3]高媛.关于事业单位人事档案管理的问题及其电子化建设的探讨[J].现代经济信息，2017（21）：92.

[4]邹丽敏.强化事业单位人事档案电子化管理的策略与思考[J].办公室业务，2017（20）：170.

[5]任延玲.事业单位人事档案管理创新研究[J].办公室业务，2015（23）：108.