探究档案数字化管理在医院档案管理中的应用

张豪

摘 要：档案管理是医院管理非常重要的内容。新形势背景下医院档案管理需要不断创新原有的管理模式，将现代化科学技术融入其中，提高医院档案管理水平。数字化管理是目前医院档案管理工作的新方向。不少医院纷纷开始了数字化档案管理的建设。但是医院档案数字化管理是一项规模浩大的工程，期间不免存在一些问题。本文主要分析了数字化档案管理在医院档案管理中的应用情况，目的是推进医院档案管理的变革，提高档案管理的现代化水平。

关键词：医院;档案管理;数字化;问题;措施

档案管理是医院管理中不可缺少的环节，档案管理对医院今后的发展来说具有重要作用。医院档案可以指导科研活动的开展，为疾病诊疗提供有价值的资料。因此强化对医院档案管理的研究是非常必要的。新形势背景下，医院档案管理需要朝着数字化方向迈进，借助现代化的科学技术不断提高医院档案管理效率。

1 目前医院档案数字化管理中存在的问题

1）档案管理制度有待完善。医院档案与普通档案具有显著的区别，医院档案是医疗卫生活动中留下来的遗迹。医院档案记录的内容较多，如医院前身、历年来发展建设情况、财务情况、科研情况以及党建工作情况等。不同性质的档案管理要求也是不一样的，现阶段医院档案管理制度在不健全的情况下，不少医院采取的管理模式较为粗放，缺少针对性。期间容易出现档案遗失、不完整、篡改等问题，严重者会促使医院内部信息泄露[1]。

2）档案数字化管理人才缺失。目前医院档案数字化管理中专业性人才缺失是存在的主要问题。医院在数字化档案管理人才缺失的情况下，难以顺利推进档案管理工作。即便有的医院构建起了完善的网络信息平台，但是没有专业人才的支撑，也难以发挥网络信息化平台的作用。

3）档案数字化管理意识缺失。我国医疗卫生体制在不断改革与完善的过程中，不少医院管理者将管理的重点放在了医疗卫生服务的提升和疾病的诊疗上。医院管理者对档案管理缺少关注度的情况下，更是难以形成数字化档案管理意识。长期以来导致我国医院的档案管理工作备受冷落，档案管理部门缺少必要的资金和技术支持，阻碍了数字化档案管理模式的有效落实。

4）医院档案管理信息化水平低。尽管目前我国现代化信息技术发展較快，但是不少医院的档案管理部门依然没有健全相应的现代化管理设备。软硬件设施不完善，影响了数字化档案管理模式的落实。不少医院还是采取传统人工档案管理模式，纸质化档案占据空间较大，档案保存难度大，难以适应社会发展的要求，影响了医院档案管理效率[2]。

2 加快医院档案数字化管理的有效措施

1）树立医院档案数字化管理的理念。加快医院档案数字化管理首先需要医院管理者和档案工作人员树立数字化档案管理理念。参与医院档案管理的人员需要彻底转变以往人工档案管理模式。在医院管理者的领导下推进数字化档案管理模式。医院管理者和档案工作人员需要认识到数字化档案管理的意义，明确档案管理信息化对医院未来发展的重要性。尤其是医院档案管理部门需要秉持不断创新的精神，明确自身在档案管理中的职责，树立数字化档案管理理念，不断学习现代化的档案管理技术，促使医院档案数字化管理水平不断提升。

2）努力培养数字化档案管理人才。医院需要积极引进高素质的数字化档案管理人员，重视档案管理人员在计算机知识和网络知识上具备的能力，以便档案管理中出现故障得到及时性解决，避免更大问题的出现。医院在档案管理人员招聘上秉持择优录取原则，注意强化对档案管理人员专业知识、网络计算机技能上的考核，为档案管理储备高素质的人才。在人员招聘上尽量录用专业对口的毕业生，层层筛选，确保所招聘人员质量。对招录来的档案管理人员需要加强培训，确保工作人员明确自身的职责，强化自身的责任意识。在专业性人才支撑下推进医院档案数字化管理的发展[3]。

3）健全档案数字化管理需要的设备。加快医院档案数字化管理离不开完善的设备，医院需要健全档案管理硬件设施，为数字化管理创造良好的平台。档案数字化管理模式的形成并不是一蹴而就的，需要全院工作人员的一起努力。数字化档案管理涉及的问题较多，如医院整体的网络工程、硬件设备以及软件系统等。此外，数字化档案管理还需要解决数据资料的信息化存储和网络安全等问题。因此提高医院档案数字化水平可以从以下几方面考虑。一是加快医院的软硬件建设。其中软件建设主要包括医院的系统平台，需要引进先进的软件系统，并定期升级软件。硬件建设包括医院的自动化办公设备、计算机、网络通信以及机房等。完善医院档案管理的软硬件建设就需要加大在该方面的资金投入，为数字化档案管理创造良好的条件;二是不断完善医院档案资源，确保档案资料的完善性。医院档案与普通档案相比具有较高的特殊性，涉及的内容较多，覆盖面较广。如果档案管理中一味采取人工管理模式容易发生档案资料遗失、资料不全等问题。因此在构建档案数字化管理模式时需要确保档案资料的完整性和安全性，以便为数字化档案管理构建良好条件[4]。

4）构建医院档案数字化平台。加快医院数字化档案管理离不开完善的信息化平台，数字化档案管理需要以信息化平台为依托。医院在构建信息化平台时需要从以下几方面考虑。一借助医院局域网构建档案管理网络，组建完善的电子资源库。在网络化平台的支撑下，促使医院传统人工档案管理模式向数字化档案管理模式转变，加快医院档案管理模式的转型;二是将医院档案网络平台与医院信息化平台整合在一起，促使档案信息在医院内部的高速共享。网络平台的建立可提高档案资料采集和筛选的工作效率，中间省去了纸质档案的整理环节可明显提升档案管理水平;三是强化医院重点项目的档案管理，对于医院科研项目和管理试点等涉及的档案要单独管理，并对普通档案区别开来，做好档案的分类管理。档案数字化平台的构建还可以协助课题小组完成项目立项、整理归档、组卷等工作。此外，借助数字化平台医院可以在适当的情况下适度开放医院档案，为医院的经营管理、医疗项目的研究以及院内文化建设等提供依据[5]。

5）壮大医院数字化档案队伍。提高医院档案管理的数字化管理水平离不开高素质的档案管理队伍。医院在积极引进先进的档案管理技术以及完善网络平台建设的基础上，需要进一步壮大数字化档案队伍。档案管理部门需要强化对工作人员的数字化培训，促使工作人员积极转变自身工作理念，树立现代化的医院档案管理理念。此外，在医院领导的带领下要组建数字化档案管理小组，并开展数字化档案管理的调研工作，汲取其他医院档案数字化管理的有关经验，学习其先进技术，并将其运用到自己医院档案管理中，制定数字化档案管理办法。再者医院档案管理部门也可以邀请数字化档案管理方面的专家前来举办讲座，向全院工作人员普及数字化档案管理相关知识，不断提升工作人员的数字化档案管理水平[6]。

3 结语

综上所述，医院档案数字化管理模式是时代发展的必然趋势。新形势背景下，医院管理人员需要意识到数字化档案管理的重要性，树立数字化档案管理意识，组织档案管理部门制定有效措施不断提升数字化档案管理水平，推进医疗卫生体制的不断变革。

参考文献

[1]徐利琴，曹昊洋.医院人事档案管理中数字化信息应用的重要性探究[J].现代信息科技，2019，3（19）：136-137，140.

[2]王雅娥.数字化在医院基建档案工作中的应用[J].城建档案，2018，（10）：27-28.

[3]白晓东，张宝莉.医院档案数字化的应用研究探究实践[J].心理月刊，2018，（10）：142.

[4]冯旋.数字化信息在医院人事档案管理中的应用[J].卷宗，2016，6（1）：474-474.

[5]谭斯文.提高医院档案管理数字化的建议[J].科学中国人，2015，0（2X）.

[6]张馨木.浅谈医院档案的数字管理系统[J].科技展望，2016，26（2）：222.