电力企业档案信息化管理系统的应用分析

黄烨

摘 要：随着人们日常生活质量和水平的不断提高，对电力企业的要求也越来越高。在电力企业的发展过程中，为了满足人们对电力资源的个性化需求，必须不断改革和创新现有的体制，这也对内部管理水平提出了很高的要求。档案工作在整个企业运营中承担着“后勤”角色，虽不在前“冲锋陷阵”，但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转，档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用，档案是企业发展的有力支撑。正因为在此社会背景下，特别是在我国已进入信息时代的今天，我们更应该认识到电力企业档案管理的重要性。下文根据笔者工作经验，简要对电力企业在进行档案管理时信息化工作方面做了简要探讨，以使电力企业档案管理逐步向信息化、智能化方向发展。

关键词：电力企业;档案信息化;管理系统;应用

1 电力企业档案信息化管理的重要性和必要性

为了进一步提高电力企业的工作效率，加快节能企业建设，电力企业必须进一步改变传统的办公模式。在这种背景下，电子文档在企业发展实践中的数量开始增加，这在一定程度上增加了档案管理的难度。传统的企业档案管理模式已经不能满足企业档案管理的需要，对档案的使用造成一定的限制，不利于企业档案信息的共享，通过信息系统的有效应用，可以实现各部门业务数据的快速归档和高效管理，进而支持各项业务工作的高效开展，提高企业各项业务的运行效率。因此构建电力企业档案信息管理系统，可以进一步提高档案管理的工作效率，加快档案信息的传递和交流，进而提高企业的整体效率。

在电力企业的发展过程中，档案管理一直是一个非常重要的组成部分，特别是在我国已进入信息化时代的今天，隨着信息技术的不断进步和快速发展，许多领域在发展过程中不断引进和使用一些先进的技术手段，档案管理信息化是档案事业发展的必然趋势。

在档案管理过程中，电力企业与信息技术有效结合，实现档案的信息化管理，在具体操作过程中，要积极结合实际采取有针对性的措施，以现代档案管理机制为基础，以信息化管理为媒介，真正意义上实现档案管理工作为企业经济利益最大化服务。需要指出的是，档案管理系统在建设和具体应用过程中要规范化、科学化，也要符合实施电子档案管理的基本要求，在这样的背景下，为了保证现代档案管理制度的合理建设和利用，必须结合实际，特别是与《档案法》的有关规定和要求相结合。同时，要结合《电子文件管理条例》的规定和要求，科学合理地构建和实施企业自身的管理方法，通过这种方式在实践中的有效实施，可以提高企业档案管理系统的建设和利用率。

此外，电力企业在实施档案信息管理时，应合理适用《保密法》避免泄密，确保档案管理的保密机制能够真正有效地落实。在具体操作过程中，为保证系统在实际中的有效实施，必须建立和使用符合实际要求的保密体系，同时要体现系统信息化的特点。在这种背景下，应有效结合档案信息管理系统的特点和档案库房在实际应用过程中的设计要求。这不仅可以保证数据信息在传输和存储过程中能够快速有效地运行，它还可以保证整个过程具有很好的保密特性，为各类文件和数据信息的安全提供有效保障。

2 档案管理队伍综合素质的有效提升

在具体应用过程中，要从根本上保证档案信息化管理在应用中的效果，必须结合实际情况，合理应用信息技术，促进信息操作系统的有效实施。为保证档案信息化系统在运行过程中的稳定性和有效性，必须提高档案管理人员的综合素质和业务技能，促进档案事业持续稳定发展，同时，还可以定期进行培训和锻炼，使员工在日常档案管理过程中的工作水平和效率得到有效提高。

首先，在具体操作过程中，电力企业要结合实际，定期开展有针对性的培训教育。对专业档案人员，要定期为他们提供接受培训和参加专业讲座的机会，使他们的理论知识体系不断深化和优化。在保证理论知识水平得到有效提高的基础上，可以在日常工作中有效结合自身的实践经验，从根本上促进档案信息管理水平的有效提高。同时，还要提高管理人员的综合素质和业务素质，使其在日常工作过程中增强责任感和责任感，促进自身创新意识和主观能动性。这不仅可以促进电力企业内部档案信息管理的创新和发展，而且可以提高档案信息管理的整体水平和效率。其次，在电力企业日常经营发展过程中，要不断加强档案信息管理队伍建设，培养兼职档案管理人员的档案素养，促进档案信息化管理队伍的不断壮大，实现信息化系统在档案管理中的科学合理运用。最后在档案管理队伍建设和发展过程中，要引入良性竞争机制，这样，不仅可以有效地激发员工在日常工作过程中的积极性和主动性，而且可以有效地提高电力企业的档案管理水平。

3 系统接口工作的完善和优化

在电力企业的发展中，档案管理一直是一个非常重要的组成部分。在档案管理过程中，最根本的目的是在实际应用过程中提高不同类型档案的效率和利用率，为各部门的日常工作和管理提供准确有效的依据作为支撑。因此，在这样的背景下，从根本上提升档案管理的整体水平，才能有效地与信息技术相结合，科学合理地将信息系统应用于内部档案管理，在具体操作过程中需要加强档案信息化管理系统与其他业务应用系统的接口工作，完善对接技术。一方面促进对接技术的整体水平，进行统一规范;另一方面应有效结合各系统在运行过程中的状态，定期、及时地对系统进行升级和更新这样，不仅可以最大限度地保持用户信息与文件系统内容的一致性，而且可以实现信息的同步更新，对提高文件信息管理水平具有非常重要的影响和作用。

4 信息化档案管理系统和传统纸质档案归档的互补与完善

档案信息管理系统的建设与应用应与传统的档案管理模式适当结合，实现两者的互补。在具体操作过程中，既要不断完善和优化电子档案管理模式，又要结合实际，科学合理地制定和实施档案管理制度;要切实结合备案规则提出的基本要求和规定，以及电力企业发展过程中的实际要求。这样，既能建立起符合电力企业实际发展要求的档案归档机制，又能促进实际应用过程中档案停档的效率、管理质量和水平得到有效提高。通过这种方式在实践中的有效实施，才能真正实现档案信息管理系统与档案稽查管理机制的有效结合。

5 结束语

档案管理一直是电力企业日常经营和发展的重要组成部分。为了提高档案管理水平，电力企业必须认识到信息管理系统的重要性。信息系统与档案管理的有效结合，不仅可以提高档案管理水平，而且可以提高各类档案信息的利用率，努力满足电力企业档案信息管理系统建设和应用的个性化要求。

参考文献

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