高校档案信息化管理的几点思考

摘 要：高校档案管理是一项完善的科学的教育工程，是学校一切工作的综合反映，高校档案信息化管理越早实现，越有利于学校的整体发展。本文探讨了强化高校信息化管理的重要意义，浅谈了高校档案信息化的优势，并对高校档案信息化管理中存在的一些问题进行分析，给出建议，以便促进档案管理工作得到更好的发展。

关键词：高校;档案管理;思考

高校档案管理是一项完善的科学的教育工程，高校档案管理工作是为高校的整体运行服务的，是衡量高校管理水平的重要指标，是学校一切工作的综合反映，是高校运行发展的不可忽视的重要组成。想要了解學校的多方面信息，就必须通过查阅档案，因此，高校档案管理工作必须予以重视，必须充分认识档案管理工作的重要性。随着现代化信息社会的迅猛发展，档案管理工作也从实体化向数字化转变，高校档案管理中融入信息化也成为不可避免的发展趋势。

1 强化高校信息化管理的重要意义

高校档案管理主要服务于学生和教师，而由于高校的特殊性，每年都有大量的师生相关数据的变动，如学生毕业、就业、进修、迁入、迁出等等，档案变动大，频繁、区域跨度大，而传统的档案管理工作在查阅、完善、修改等过程中均会耗费大量的人力和物力，工作效率低，时间成本大，且档案相关的信息分析与整理的差错性增加，档案管理质量较差。

2 传统档案管理的缺点

档案收集缺乏系统的、完整的执行标准，档案信息不准确，内容不完全，过期信息、虚假信息、错误信息不断出现。此外，传统的档案管理工作在进行档案的搜集、统计、分析、查阅等内容时非常不方便，陈旧档案录入的完整性和准确性差，相关数据保密性差。

3 高校档案信息化的优势

留存档案的主要作用在于保存学校发展的历史记录，同时能够产生社会和经济双重效益，为高校未来的发展提供参考。因此，档案管理中需要进一步挖掘档案数据的潜在价值。而深入挖掘档案信息以及档案种类的划分必须具有针对性，要完全针对档案的内容和性质进行，这些需要应用电子计算机对档案进行处理，提高档案的利用效率，重视档案信息的补充和完善，对残缺的信息及时增补，保证录入到系统中的信息是完整的、准确的。档案信息要全面覆盖高校日常的运行、教学中，利用信息化管理档案，促进档案的查阅更加准确、便捷，与传统的埋头苦找相比，将档案工作人员彻底解放出来。

4 高校档案信息化管理中存在的问题

4.1 对档案信息化管理的不重视

随着高校规模的扩大，围绕高校发展的方方面面如科研、教学等的要求也不断提高，而高校档案管理工作往往被忽视，认为高校的档案管理只是为了方便查阅，应付上级检查，走走形式，象征性的补充，像这种停留在表面上的工作缺少创造档案价值的意识，导致高校档案管理工作逐渐成为高校发展过程中的附属品。

4.2 管理人员专业性不足

融入信息化技术必须配备相关的专业性人才，而由于机构对档案管理工作的不重视，导致随意安排人员负责档案的管理工作，导致档案杂乱无章，置放错乱，文档与内容不对应，该清理的不清理，该完善的不完善。此外，负责管理档案的人员往往工作相对放松，自身疏忽大意，甚至出现档案信息泄露的情况。有的高校安排年龄比较大的，退休的人员兼职档案管理工作，这些人员对信息化手段并不熟悉，不擅长计算机等数字化设备的使用，在信息化建设的拓展中力不从心，无法优质的完成档案管理工作。

4.3 信息化本身的安全隐患

近年来，信息化处理手段发展迅猛，但其本身也存在一些安全隐患，如纸质版档案转化为电子档案时，操作过程容易出现登记错误，且电子化设备无法完美的复原手写汉字的原样，导致一些数据和文字可能被改动，且网络化自身的风险性可能导致远程操控或是黑客进入，被恶意盗用、修改等。

5 档案信息化管理的几点建议

5.1 领导层面意识的转变

有的领导档案意识淡薄，对档案管理工作的重要性和必要性认识不够，对档案工作没有给予足够的重视。此外，档案管理应该是专业性的工作，但高校管理人员不组织专业的档案管理方面的培训，档案管理人员没有经过系统的专业知识培训，档案工作质量不能得到保证。因此，为了档案管理工作的信息化建设的顺利开展，必须推动档案管理数据库的建设[1-2]。数据库的建立必定会需要专业技术人才针对档案管理工作进行系统的管理和维护，这也需要高校在资金投入，加强培养，引入相关的专业性人才上提高档案管理工作的整管理质量。为了方便档案的搜集、统计、分析、查阅等内容，数据库需要增加档案管理工作的检索和标注功能，同时确保陈旧档案录入的完整性和准确性。

5.2 加强硬件设施的建设

信息化管理需要配相应的计算机设备和采集设备以及安装对应的档案管理软件，建设完整的、标准的网络管理系统，与校园内的局域网以及互联网实施接轨，通过校园内的局域网以及互联网的网页渠道，实现信息共享以及快捷的实现数据更新、修正和增补，提高档案信息利用的效率。

5.3 提高信息化管理的安全性

完善高校档案管理信息化管理的相关制度，提高高校档案管理工作的规范化水平。尤其是档案管理的保密制度，做到档案归档、保密、鉴定销毁必须审慎，对违反保密规定的情况必须追究，档案管理工作落实双人双锁制度，确保档案管理的安全性，数据库实施加密处理，强化档案管理工作的安全性[3-4]。

6 小结

高校档案管理是一项完善的科学的系统工程，高校档案管理工作是为高校的整体发展服务的，是衡量高校管理水平的重要指标，是学校一切工作的综合反映，高校档案信息化管理越早实现，越有利于学校的整体发展。早日实现档案的信息化管理，看到将档案管理推向信息化之后得到的益处和影响，形成新的观念，这有助于推动档案管理信息化的进程，早日实现档案信息化管理工作的规范化，为高校的发展贡献力量。

参考文献

[1]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报：自然科学版，2015（1）：181-182.

[2]陈海英.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].辽宁经济，2017（1）：59-61.

[3]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].情报科学，2012（2）：15-16.

[4]庞力，崔艳玲.浅析电子档案管理在高校档案管理中的应用[J].中国教育信息化，2009（9）：47-48.

作者简介

马丽霞（1981-），馆员，内蒙古医科大学工作。